Achizitii si logistica: 7 idei de baza pentru Manualul Furnizorilor

Achizitii si logistica: 7 idei de baza pentru Manualul Furnizorilor achizitiilogisticafurnizoribuget

In munca dumneavoastra de zi cu zi, una speciala tinand cont de interactiunile interne si externe ce se traduc in bani grei, v-ar trebui o bagheta magica. Harry Potter ar face treaba buna in achizitii si logistica, iar mantia lui aruncata peste stocurile mult prea mari le-ar face pe acestea invizibile. Cum, de altfel, ar creste numarul de paleti cu materie prima atunci cand aceasta prisoseste productiei, iar inginerul-sef v-ar manca la micul dejun, fara paine.

Ei bine, am o veste proasta pentru dumneavoastra: Harry Potter nu exista decat in cartile lui Rowling si filmele lui David Heyman. Asa ca trebuie sa va ganditi la altceva... Dupa o veste rea urmeaza insa si o veste buna: va puteti simplifica foarte mult colaborarea cu furnizorii si potentialii furnizori redactand un manual care sa contina informatii complete privind politica dumneavoastra de achizitii si logistica.

Sfatul consultantului
Din start, va recomand sa realizati doua manuale. Cel pentru furnizorii existenti sa fie, in fapt, un set de politici ce fixeaza limitele colaborarii, iar cel pentru potentialii furnizori o veritabila "mana intinsa". Acest din urma manual trebuie sa contina o prezentare detaliata a companiei, persoanele de contact, date privind produsele, materiile prime si serviciile cerute, dar si o misiune a firmei. In acest articol am decis sa ma axez pe manualul furnizorilor existenti, considerandu-l, in acest moment, mult mai util in activitatea dumneavoastra de zi cu zi.

7 idei de baza pentru Manualul Furnizorilor

Inainte de toate, trebuie spus ca rolul cel mai important al acestui manual este de a stabili un protocol de comunicare cu furnizorii. Daca le puneti la dispozitie o sursa autorizata de informare, nu vor mai putea spune candid: "Nu am stiut, nu ne-a spus nimeni!".
Analizand diferite surse de documentare, dar si din proprie experienta, am identificat 7 idei de baza pe care un astfel de manual trebuie sa le contina.

1. Motto
Poate suna relativ bombastic, dar un motto impresioneaza intotdeauna cititorul si arata o gandire foarte limpede din partea autorului. Cuvinte de genul "Experienta pentru excelenta" sau "Impreuna spre succes" merg intotdeauna si ofera certitudinea furnizorilor ca sunt, intr-adevar, inclusi intr-o relatie de parteneriat.

2. Obiectiv
Orice actiune se face cu un anumit scop, exista un obiectiv pentru fiecare proiect pe care-l punem pe picioare. "Manualul Furnizorului" nu face exceptie si trebuie sa aiba un obiectiv bine definit. Trebuie sa specificati daca doriti sa rezolvati probleme actuale in relatia cu furnizorii, sa evitati potentiale probleme sau, pur si simplu, sa reduceti numarul de telefoane pe care le primiti. Cu un scop precizat din start oferiti o identitate solida manualului.

3. Format
Oricat de grabiti ati fi sau oricat de redus v-ar fi bugetul, nu puteti face un manual pe doua coli capsate stangaci, intr-un colt. Manualul este oglinda dumneavoastra si trebuie sa va reprezinte ca atare. Mergeti pe un format mare, A4, policromie, incleiat sau capsat de doua ori pe mijloc. Alegeti un carton elegant, lucios, care sa emane putere, prosperitate si incredere.

Sfatul consultantului
Daca specificatiile tehnice ale materiilor prime sau ale produselor solicitate sunt numeroase, este o idee buna sa apelati si la un CD-ROM sau DVD-ROM. Informatiile in format electronic, mai ales daca sunt de natura tehnica, sunt mai usor de stocat si de interpretat la nevoie.

4. Continut
Tot mai des, pentru "continut" se foloseste un barbarism: "content". Continut sau content, e bine sa stiti ca este vorba de corpul manualului dumneavoastra, mesajul in ansamblu pe care doriti sa-l transmiteti. Includeti in acest continut tot ceea ce doriti ca furnizorii sa stie despre dumneavoastra. Atentie la detalii: oferiti doar cat este nevoie. Pastrati-va cativa asi in maneca pentru situatiile in care veti fi fata in fata, la negocieri indelungate si, sper, incununate de succes.

5. Participare
Nu uitati un amanunt esential: manualul este destinat furnizorilor, dar, in esenta, este produsul dumneavoastra. Si nu numai al dumneavoastra! Este un produs la care participa toti actorii implicati direct sau indirect in achizitii si logistica, de la agentul de achizitii la directorul de calitate (interesat de materia prima sau de termenele de livrare). Asadar, cu cat mai multe persoane isi pun... stampila pe acest manual, cu atat mai mult cresc sansele sa aveti un ghid cu adevarat complet.

6. Evaluare (Feedback)
Daca tot ati facut un manual impecabil, nu este pacat sa nu-l folositi si pentru evaluarea furnizorilor? Acest veritabil "handbook" ajunge in mainile partenerilor dumneavoastra si nu trebuie sa scapati prilejul de a-i mai intreba... ce fac. O sectiune de evaluare, fie si doar feedback, inserata la finalul manualului, in care mesajul sa fie indirect, frumos pus in cuvinte, poate sa va aduca rezultate foarte interesante din partea furnizorilor.

7. Actualizare
Daca faceti manualul si apoi uitati de el doi-trei ani, atunci n-ati castigat nimic decat, cel mult, cateva puncte la impresia artistica. Or, este evident, nu v-ati dorit (doar) acest lucru. Un manual eficient este cel actualizat permanent, in functie de evolutia relatiilor cu furnizorii, de evolutia pietei pe care activati. Nu considerati ca, modificand frecvent manualul, oamenii vor crede ca nu sunteti serios. Dimpotriva, grija pentru continutul "Manualului Furnizorilor" arata ca vreti sa va faceti treaba si nu lasati nimic sa se invecheasca inutil.

Diana Campeanu este consultant in achizitii si logistica, cu experienta in companii precum Ipsos Interactive, ODS-Business Solutions, Philip Morris sau Orange.