7 sfaturi pentru un inbox civilizat
e-mailmijloc de comunicaresemnatura e-mailatasamentyahoo
E-mailul este mijlocul de comunicare esential al epocii moderne. Si deja unii dintre utilizatorilor stiu ca nu este in regula sa abuzeze de Caps Lock.
Insa exista si alte sfaturi de care trebuie sa tii cont atunci cand trimiti un e-mail:
1. Seteaza o semnatura pentru dispozitivele mobile
Si anume semnaturi specifice pentru fiecare cont de e-mail pe care il accesezi cu ajutorul tabletelor si smartphone-urilor. Semnatura trebuie sa informeze destinatarii cu privire la modul de trimitere a mesajului. Este o oportunitate pentru a te scuza atunci cand vine vorba despre o greseala gramatica facuta din neatentie sau pentru inexistenta conciziei raspunsului.
Iar o semnatura ideala poate fi ori semana cu aceasta: "Scriu de pe iPhone - scuza-mi stangacia".
2. Foloseste acronime
In cadrul unei organizatii, se stabilesc acronime care accelereaza transmiterea unui e-mail. Utilizand astfel de coduri, permiti destinatarilor sa vada dintr-o privire informatiile pe care le prezinti, fara sa fie nevoiti sa petreaca minute in sir cu ochii printre randuri.
Daca trimiti un mesaj foarte scurt, scrie cuvintele cheie in casuta de subiect si incheie cu "EOM" (sfarsitul mesajului) pentru a nu mai fi nevoit destinatarul sa deschida mesajul. "RR" poate indica ca ai nevoie de raspuns, "NNTR" inseamna ca nu este necesar sa primesti raspuns. Acestea sunt recomandate pentru mesajele de informare.
3.Pastreaza o semnatura simpla
Nu te complica in alegerea unei semnaturi potrivite pentru e-mail. Un format complicat alaturi de logo-uri si grafica se pierd in detalii. Ideal ar fi sa o aliniezi la stanga un text simplu si curat.
4. Ai grija la lungime
Pentru binele destinatarului, pastreaza e-mailurile scurte, chiar daca asta presupune un efort suplimentar si un timp indelungat pentru scrierea lor. Nu poti cere destinatarului sa citeasca o intrega poliloghie cand tot mesajul s-ar reduce la cateva linii concise. Nu te gandi ca vei trece drept o persoana nepoliticoasa. Din contra.
5. Nu trimite atasamente mari
Cu exceptia cazului in care ai fost rugat. Un atasament mare poate bloca e-mailul ii poate enerva pe cei carora ii este destinat. Daca este necesar, apeleaza la un site de file-sharing.
6. Nu uita de introducere si de concluzie
"Draga" este un apelativ in regula daca vorbesti cu o matusa ori o prietena. Daca mesajul are caracter oficial, "Buna ziua" sau "Buna", ori numele persoanei in cazul sunt solutiile acceptabile. De altfel, nu adauga un semn la semnatura care se genereaza automat pentru ca nu este potrivit in toate situatiile. Indeosebi cand vine vorba despre "Noroc" sau "Toate cele bune".
7. Este e-mailul mijlocul corect de comunicare?
Este foarte usor sa te lasi prins in mrejele fluxului nesfarsit de mesaje. Te mai gandesti vreodata cat de usor este sa dai un apel telefonic decat sa scrii un e-mail? Mesageria instantanee este o alta optiune pentru mesaje scurte, simple sau pentru raspunsuri rapide. Iar daca persoana de care ai nevoie se afla in aceeasi cladire sau birou, de ce nu ai merge sa vorbesti cu ea fata in fata?
Un produs media marca Rentrop&Straton 
