15 greseli de evitat in prezentarile de business
powerpointprezentarispeakerisuneteimaginianimatii
Daca nu te simti in largul tau sa vorbesti in public, poti sustine o prezentare PowerPoint. Din pacate, in situatia in care nu stapanesti bine "arta" realizarii prezentarilor "la tabla", o sa pari un amator. Expertii de la SOAP Presentations din Sao Paulo, Brazilia, s-au gandit sa ne ofere o mana de ajutor.
1. Nu scrie "PREZENTARE" pe prima pagina a... prezentarii!
Cand cumperi o carte, scrie pe coperta ei "CARTE"? Nici vorba. Prima pagina este destinata unui rezumat scurt al prezentarii. Acolo poti include numele, functia si datele tale de contact, folosind fonturi discrete.
2. Nu sublinia lucrurile evidente din prezentare!
Nu ai de ce sa spui ca "ai venit cu prezentarea ta PowerPoint...". Cei din audienta cunosc motivul pentru care ai venit in acea sala de conferinte. Timpul inseamna bani pentru toata lumea, astfel incat nu trebuie sa irosesti inutil resursele. Foloseste o metafora pentru a atrage atentia tuturor celor prezenti. Trebuie sa starnesti curiozitatea oamenilor.
3. Nu trebuie sa fii "domnul care le stie pe toate"!
Speakerii aroganti irita audienta si incearca sa vanda niste idei prafuite. Nu poti motiva oamenii cu forta si nici nu te poti impune pur si simplu. Aroganta nu aduce nimic bun. Fii modest, accepta opiniile tuturor celor prezenti si raspunde calm la toate intrebarile.
4. Nu spune ca iti cunosti audienta!
"Stiu ca ati prefera sa fiti pe plaja, undeva, dar din moment ce suntem aici...", ai putea spune. Gresit! Daca iti incepi prezentarea cu asemenea afirmatii, o sa pari banal si plictisitor. Spune-le povesti adevarate, motiveaza-i prin exemple, incearca sa ii cunosti mai bine.
5. Nu comprima totul intr-o singura pagina a prezentarii!
Multi speakeri cad in capcana de a spune prea multe intr-un spatiu prea limitat; astfel, cei prezenti isi pierd interesul pentru restul prezentarii. Asigura-te ca nu oferi totul in primul "slide" si publicul nu poate "ghici" esenta mesajului chiar de la prima "strigare". Pastreaza o doza de suspans, pana la final.
6. Nu folosi termeni precum "misiunea noastra este...", "viziunea noastra...", "principiile noastre"...
Daca o prezentare nu este destinata instruirii unor noi angajati, atunci nu ai niciun motiv sa folosesti termenii de mai sus. De cele mai multe ori, declaratiile pompoase si lipsite de substanta sunt egale cu zero in fata celor prezenti. Daca tii neaparat, trebuie sa iti convingi audienta sa ajunga la o concluzie cu privire la misiunea ta, misiunea companiei, viziunea si valorile sale.
7. Nu aglomera slide-urile cu text!
Cand plansele unei prezentari sunt aglomerate de text, atentia oamenilor se va imparti intre speaker si deslusirea mesajului. De cele mai multe ori, prezentatorul iese pe locul doi... Foloseste cuvinte-cheie in prezentare, tine cont de mesajul central si astfel publicul va reusi sa asimileze mai usor ceea ce vrei sa transmiti.
8. Nu subestima capacitatea de citire a celor prezenti!
Nu iti subestima audienta. Oamenii stiu sa citeasca. Fa o repetitie, astfel incat tu sa conduci prezentarea, nu invers.
9. Nu paria pe prezentarile foarte incarcate!
Nu incarca plansele cu animatii inutile. Oamenii au nevoie de un mesaj concis, nu tin neaparat sa urmareasca "desene animate". Foloseste doar animatii relevante si serioase pentru subiectul tau.
10. Nu incarca graficele cu informatii!
Un grafic nu trebuie sa contina informatii in exces. Acestea nu sunt analizate in procent de 100% de audienta - fie nu exista o modalitate optima de citire, fie nu exista timp! Verifica obiectivul unui grafic si rezuma totul la cateva cifre si valori. Daca doresti sa expui evolutia unui anumit business, de exemplu, ai nevoie de un grafic simplu si nimic mai mult.
11. Nu realiza o prezentare care sa semene cu "Frankenstein"!
Dintr-o data, iti dai seama ca prezentarea ta este atat de incarcata, incat seamana cu "monstrul Frankenstein". Prea multe fonturi, limbi diferite si imagini care n-au nicio legatura cu subiectul. Trezeste-te! Dezvolta o linie logica pentru a insira continutul si foloseste fonturi si culori standard.
12. Nu este necesar ca fiecare animatie aiba si sunet!
Cand publicul se asteapta mai putin, sunetul incepe sa rasune odata cu o animatie: aplauze, tunete, fulgere... O catastrofa. Nu trebuie sa distragi atentia oamenilor in mod inutil. Linistea este cel mai bun asistent, atunci cand doresti sa fii auzit!
13. Nu realiza un rezumat al prezentarii la final!
Dupa o prezentare de doua ore, iti vine teribila idee de a rezuma totul in 20 de minute. Astfel, demonstrezi o neglijenta fata de public. Daca puteai comprima totul in 20 de minute, de ce ai stat doua ore "la discutii"? La final, nu are sens sa faci rezumatul prezentarii. Tot ce trebuie sa faci este sa reiterezi mesajul central.
14. Nu lasa telecomanda din mana!
Ei bine, unii speakeri nu vor sa isi deruleze singuri slide-urile din prezentare si "externalizeaza" procesul. In aceasta situatie, asigura-te ca ai discutat inainte cu cel care manevreaza telecomanda sau tine-o pentru tine!
15. Nu include un "Multumesc!" la finalul prezentarii!
Nu trebuie sa "externalizezi" acest "Multumesc!". Ce inseamna asta? Multumeste-le personal celor prezenti, nu printr-un slide de PowerPoint. (via businessinsider.com/ soap presentations)
Un produs media marca Rentrop&Straton 
