Cele patru elemente esentiale ale unui email

Desigur, nu avem nevoie de statistici riguroase, pentru a intelege importanta emailului. Il folosim intotdeauna pentru a comunica in afaceri, pentru a aplica pentru un loc de munca, pentru a cauta noi oportunitati sau in scopul unei comunicari mai personale.

Daca oamenii nu iti raspund la email, inseamna ca undeva ceva "scartaie". Iata cateva sfaturi legate de cele patru componente esentiale ale unui email.

1. Subiectul

Cea mai importanta componenta a emailului este subiectul; acesta influenteaza decizia destinatarului de a citi sau nu mesajul. Folosirea unor caractere ciudate (precum $$$), va determina ca emailul tau sa ajunga in "cosul de gunoi" al utilizatorului respectiv.

Subiectul trebuie sa fie scurt si sa cuprinda informatii succinte, care sa il determine pe destinatar sa il acceseze, sa isi doreasca sa citeasca mai mult. In situatia in care continutul emailului nu va avea nimic in comun cu subject line-ul, vei lasa o impresie relativ proasta.

2. Salutul introductiv

Inceputul unui email determina si "atmosfera" generata de continut. Inca de la primele cuvinte, cititorul isi va face o parere personala despre tine, despre ceea ce doresti si ceea ce oferi. Daca emailul va suna formal si va fi scris intr-un stil degajat, vei lasa o impresie proasta. Daca stii numele acelei persoane, adreseaza-te direct; daca nu, foloseste un "Buna ziua", nu "In atentia dumneavoastra...". Ultima varianta este cam "comunista". In afaceri - si cu precadere in PR - ai nevoie de construirea unor relatii, astfel incat trebuie sa fii prietenos si un profesionist desavarsit, in acelasi timp.

3. Continutul

Utilizatorii se feresc de emailurile prea lungi. De exemplu, jurnalistii sunt "ingroziti" de zecile de emailuri pe care le primesc zilnic si nu reusesc sa raspunda la toate. Chiar daca subiectul deschide emailul, un eseu de o pagina nu il va inspira cu nimic, ci dimpotriva, il va irita. Nimeni nu are timp sa citeasca "romane" si nici interesul necesar. Lasati povestea dumneavoastra de viata pentru alta data! Redactati email-uri scurte, concise si directe. Scopul dumneavoastra este sa fiti cat mai exact, in cel mai scurt timp.

4. Finalul

Sa presupunem ca destinatarul a citit emailul tau din scoarta-n scoarta; ei bine, finalul este la fel de important ca inceputul. Fraze precum "Pastram legatura" sau "Astept un raspuns de la dumneavoastra" ii indica acestuia ca doriti sa comunicati in continuare si cat mai curand. Nu uita, de asemenea, sa multumesti in incheierea emailului tau.

Totodata, daca ti se pare relevant, adauga in semnatura ta conturile de Twitter, Facebook, LinkedIn si Google+, mai ales daca vrei sa comunici cu o persoana pe care nu o cunosti. Astfel, destinatarul va incerca sa ia legatura cu tine si te va considera un profesionist desavarsit.