Butch Ward nu intelesese o iota din ce-i spusese seful. Si-a vazut de ale lui, tragand tare in redactie, motivat de noul job si dornic sa confirme increderea acordata de redactorul-sef. Au trecut asa cateva luni bune, iar, la sfarsitul lor, stors de atata stres si implicare, Ward si-a depus cererea pentru un binemeritat concediu. Redactorul-sef i l-a aprobat cu zambetul pe buze. In scurt timp avea sa afle daca Butch a inteles sau nu ce i-a spus atunci cand l-a numit editor…
Primele trei zile de vacanta ale editorului coordonator Butch Ward aveau sa fie de cosmar. Nu mai putin de 20 de telefoane primite de la serviciu, cu oameni debusolati care habar nu aveau ce sa faca intr-o situatie anume, cum si cand sa ia o decizie… Ultimul apel: la telefon e chiar redactorul-sef. O voce ferma si egala, contrastand cu agitatia subordonatilor din departament. “Vreau sa te intorci la lucru de maine! Iar in vacanta vei mai merge doar atunci cand vei fi invatat pe cineva din echipa sa-ti tina locul atunci cand nu esti prezent”.
Managerii tind sa acorde mai multa atentie individualitatilor decat sistemelor, crede expertul american. De regula, marele stres al managerilor apare in momentul in care un anume subaltern important are o problema si nu poate veni la serviciu. Dar, spune Ward, de fapt, foarte rar sistemele (echipele) functioneaza la capacitate normala, asa cum ne place sa credem. In orice organizatie serioasa exista o inevitabila rotatie a concediilor, apar perioade de absenta motivate de maternitate, exista traininguri, exista deplasari, exista zile in care oamenii se simt rau si nu sunt maxim capacitati sau zile cand ei nu vin deloc pe motiv de boala… Din toate aceste motive, sistemul trebuie sa fie mai important decat individualitatile, pentru ca produsele trebuiesc livrate constant, indiferent de problemele de efectiv ale echipei sau de indisponibilitatea unui manager. Procesul acesta de “acoperire” a inevitabilelor probleme de efectiv trebuie sa inceapa chiar de la manager. Exact ceea ce Ward a invatat de la seful sau direct in urma cu multi ani.
Ward le recomanda managerilor sa isi faca o evaluare cat se poate de detaliata a lucrurilor pe care le fac in timpul programului, de la sedintele cu sefii altor departamente pana la “oblogatia” de a cumpara alune sau bomboane vinerea, inainte de inceperea weekend-ului, pentru ca fiecare dintre aceste task-uri sa poata fi preluate de ceilalti din echipa in cazul unei absente.
“Dublarea” unui post in cadrul echipei presupune, apoi, traingul mai multor persoane pentru sarcini de serviciu pe care nu le indeplinesc in mod curent. Acesta, spune Ward, e un exercitiu foarte util pentru ca te ajuta sa identifici din mers oameni susceptibili a fi promovati pe viitor.
Butch Ward insista ca e o greseala ca managerul sa isi asume inlocuirea sarcinilor unui subordonat cat timp acesta este absent.
In fine, conchide Ward, orice manager ar trebui sa aiba un tabel in care, pe langa jobul obisnuit fiecare membru sa aiba un job alternativ pe care il poate indeplini, la nevoie, in cadrul echipei.
“Sunt lectii pe care nu le uiti niciodata”. Iar lectia primei vacante ca editor coordonator nu se uita niciodata…
Un produs media marca Rentrop&Straton 
