Cum sa scapati de stres si sa va faceti timp pentru toate - 15 sfaturi pentru manageri

Cum sa scapati de stres si sa va faceti timp pentru toate - 15 sfaturi pentru manageri managerafacerisfaturi

                  Cum sa scapati de stres si sa va faceti timp pentru toate - 
                                      15 sfaturi pentru manageri

   Orice om care munceste stie ce usor este sa te pierzi in activitati marunte si sa constati spre sfarsitul zilei ca nu mai ai timp de lucrurile cu adevarat importante. Uneori pur si simplu ai face orice, de la uitatul pe fereastra si pana la ordine in hartii, numai ce trebuie nu. Acestia sunt timpii morti care fac ca foarte multi manageri sa lucreze pana noaptea tarziu, sa fie mereu pe fuga si timpul liber sa fie o raritate pentru ei.

In acest context, un sistem care sa ii ajute pe manageri sa rezolve mult mai multe probleme in mult mai putin timp este o mare necesitate.

Criza de timp este cauza principala a stresului profesional. Aceasta problema atat de mare si de des intalnita incat nu se poate sa nu fi citit macar un articol de ziar pe tema asta. Sau nu se poate sa nu va fi gandit cel putin o data ca suferiti de asa ceva. De cele mai multe ori toate vitaminele si leacurile naturiste recomandate impotriva stresului atenueaza simptomele vizibile ale acestuia. Dar nu il inlatura.

Ceea ce aveti de facut pentru a scapa de stres este sa ii eliminati cauza. A avea un post de conducere sau chiar o afacere proprie nu este egal cu a fi stresat tot timpul.
Cheia este sa gasiti timp si pentru a face ceea ce vreti, nu numai ceea ce trebuie. Daca puteti recupera de ici, de colo niste timp pe care sa il umpleti mai eficient va veti creste nu numai productivitatea, ci si nivelul de trai (care include venituri, distractii, sanatate si stare de spirit).

Va prezentam mai jos cateva sfaturi "economizoare" de timp care cu siguranta va vor ajuta sa aveti o viata mai usoara la birou.

1. A face ordine pe birou este o activitate care poate interfera neplacut cu eficienta dvs. in munca. Este mult mai important sa puneti la punct un sistem care sa va ajute sa rezolvati mai rapid problemele de serviciu, decat sa aveti un birou ordonat.

De altfel, se pare ca oamenii au tendinta de a face curat in hartii ori de cate ori au o problema pe care nu stiu sa o rezolve. Cu alte cuvinte, este un mod de a baga capul in nisip precum strutul si o dovada clara de incompetenta. Intr-o astfel de situatie o atitudine competenta este cautarea unei solutii intr-o lucrare de specialitate sau la cineva care se pricepe.

2. "Cercetati fiecare document o singura data." - acesta nu este un sfat pertinent, pentru ca este bine sa verificati cat mai atent tot ce semnati. Dar de cate ori va uitati pe un document incercati sa nu o faceti fara rost, luati o decizie, faceti o notita, consultati-va cu juristul. 

3. Evitati bibliorafturile: daca nu aveti timp sa arhivati documentele, unde veti gasi timpul necesar pentru a le perfora?

Incercati sa va faceti niste mape colorate si cat mai bine impartite pe domenii si prioritati.

4. Hartiutele cu lipici, care se pot pune pe pereti sunt instrumente de lucru foarte bune. Ele va feresc de disconfortul unei agende foarte incarcate. De asemenea, cand lucrati la un proiect cu mai multi pasi, hartiutele acestea va ajuta sa nu sariti vreo etapa.

5. Niste cercetatori americani au facut un studiu comandat de o mare corporatie internationala: a rezultat ca un angajat obisnuit primeste si trimite zilnic in medie 210 e-mail-uri pe zi si este intrerupt la fiecare 10 minute.

Va dati seama care este situatia unui manager! Pentru a fi productiv trebuie sa aveti momente in care sa lucrati fara intreruperi.

Asigurati-va intervale de timp "fara comunicatii" in care nu raspundeti la telefon sau e-mail. Puteti extinde aceste intervale la nivelul intregii companii: de pilda, doua ore fara telefoane si e-mail-uri, timp in care toata lumea lucreaza dezlantuit.

6. Atunci cand arhivati documente este mai avantajos sa o faceti pe categorii si nu alfabetic. In felul acesta aveti toata informatia legata de un anumit domeniu la un loc, nu trebuie sa cautati la fiecare litera in parte.

Contractul tau perfect in doar 3 minute! Adica management 100% eficient pentru succesul afacerii tale! Ai nevoie de rapid de un contract de management perfect? 

7. De cate ori apare o noua indatorire careia trebuie sa ii faceti fata, asigurati-va ca ati eliminat altceva din programul dvs. Altfel riscati sa nu va descurcati. Intotdeauna exista o actiune pe care o faceti din inertie, fara ca ea sa mai aiba vreun rost.

8. Planificarea zilnica nu este suficienta. Foarte multe crize de timp pot fi evitate printr-o planificare atenta facuta cu cateva luni inainte. De indata ce decideti sa va apucati de un proiect, ganditi-va la pasii de urmat si insemnati-i in agenda.

9. Pentru a va elibera desktop-ul computerului de documente creati-va fisiere speciale pentru fiecare proiect in derulare. Asigurati-va ca nu intrati in criza. Notati-va datele limita astfel incat sa va cada ochii pe ele zilnic pentru ca ..."Ochii care nu se vad se uita."

10. Pentru a obtine beneficii maxime din utilizarea computerului trebuie sa il folosti la intreaga capacitate.

Nu mai luati notite pe hartie, scrieti totul pe computer! Este usor daca va plasati telefonul chiar langa computer sau daca utilizati un laptop. Veti economisi ore intregi renuntand la hartie. Invatati sa culegeti rapid textele si fara sa va uitati la taste.

O solutie ar fi sa utilizati un programel special conceput in acest scop daca exersati jumatate de ora pe zi, dupa doua saptamani culegeti la fel ca o dactilografa profesionista.

11. Nu arhivati ziare, reviste, newsletter-uri in intregime. Treceti evenimentele care va intereseaza in agenda sau decupati articolele importante si arhivati-le doar pe acestea.

12. Nu mai inventati ceea ce a fost deja inventat si nu repetati aceleasi lucruri de nu stiu cate ori. Daca exista activitati care revin din timp in timp, creati un sistem astfel incat sa va puteti ocupa de ele in cel mai scurt timp.

De exemplu, puteti apela la modele de scrisori standard, note de lucru pe care se inlocuiesc doar datele care se schimba.

13. Daca aveti un program incarcat pentru a doua zi ganditi-va ca nu veti putea rezolva problemele pe care le aveti pe ordinea de zi daca sunteti obosit.

Rezervati-va timp pentru a dormi exact atat cat aveti nevoie. In principiu orice om are nevoie de opt ore de somn, dar acest interval variaza in functie de organismul, obisnuintele si starea de oboseala a fiecaruia.

14. Mare parte din succesul unui manager se datoreaza competentei sale in domeniul comunicarii, fie ca este vorba despre cea orala, fie ca este vorba despre comunicarea scrisa.

Cand vine vorba despre comunicare nimeni nu poate afirma "Am invatat destul.", de aceea este bine sa va imbunatatiti stilul si modalitatile de comunicare in permanenta. Acest lucru va va ajuta sa economisiti timp.

15. Eficienta unui manager este si rezultatul unei bune cooperari cu cei din jur. Sigur ca puteti fi foarte eficient si de unul singur, dar nu atat de eficient pe cat sunteti atunci cand va bucurati si de aportul altor oameni. Cei mai multi guru americani ai afacerilor spun ca "reteaua" de cunostinte trebuie imbogatita in permanenta.

Oferiti-va sa ii ajutati pe acesti oameni ori de cate ori au nevoie, deoarece pentru a avea un prieten trebuie sa fi tu insuti mai intai un prieten.

Comportati-va atent fata de toti cei inclusi in "reteaua" dvs. personala si aceasta va va fi de mare ajutor ori de cate ori aveti nevoie.

Autor: George Marin, redactor sef Manager.ro si coordonator la Revista de Afaceri, Bani si Profit