ANALIZA: Cum sa NU inchei o sedinta cu angajatii
analizasedintaangajatioraseconversatiitimp
De multe ori, vei dori sa organizezi o sedinta eficienta, prin care sa iti mobilizezi angajatii. Totusi, daca vei face urmatoarele sapte lucruri la finele intalnirii, toata munca ta ar putea fi in zadar. Astfel, vei irosi atat timpul tau, cat si pe cel al colectivului profesional.
Dupa cum spune un proverb englezesc: "Timpul este sufletul afacerilor". Care sunt cei mai mari "hoti" care iti pot "fura" timpul? Studiile arata ca, dincolo de discutiile si barfele "de la tigara" si problemele cauzate de calculatoarele "incapatanate", sedintele ineficiente reprezinta cea mai mare pierdere de vreme.
Sedintele bine gestionate pot duce la imbunatatirea comunicarii si la un consens. Totusi, multe asemenea intalniri esueaza, in scopul lor de a trasa unele obiective si a extrage concluziile necesare angajatilor. Cum ar trebui, asadar, sa definitivam o sedinta cu angajatii si colaboratorii? Tineti cont de urmatoarele greseli.
Nu ati fost atenti la "sedinta dupa sedinta"
Cineva care tine o sedinta dupa sedinta, de obicei in spatele usilor inchise, pentru a starni controverse, compromite productivitatea muncii. Incheie sedinta cu o runda de discutii, astfel incat fiecare sa spuna ce are de spus. Deseori, ies la iveala probleme care pot fi rezolvate imediat. Dupa cum spune Ev Williams, co-creator al Twitter si Medium, intr-o runda finala de discutii, "oamenii pot trage concluziile in 30 de secunde sau chiar mai putin". Ultimul cuvant este cel mai important. Intr-o carte de specialitate, "Good to Great: Why Some Companies Make The Leap... And Others Don't", autorul Jim Collins a studiat marile companii si a descoperit ca una din cele mai bune practici este aceea de unificare in vederea sustinerii unor decizii. Nu conteaza daca sedinta a fost sau nu "aprinsa", in cautarea celor mai bune raspunsuri; cand parasesc o intalnire, oamenii se situeaza in spatele unor interesele comune. Daca in compania ta nu exista asemenea "obiceiuri", impune o schimbare a culturii.
Nu reusiti sa ii responsabilizati pe ceilalti
Cat de des ati participat la sedinte care au avut un deznodamant "optimist", plin de entuziasm, semnaland o schimbare, descoperind insa peste cateva saptamani ca nu s-a intamplat mare lucru? Acele intalniri s-au consumat in van, nimeni nu si-a asumat vreo responsabilitate. Apple are un sistem DRI, Directly Responsible Individual. Astfel, o persoana este responsabila (nu o echipa), pentru o anumita actiune. Toate sedintele de la Apple dispun de o agenda de lucru si fiecare are o responsabilitate bine definita.
Nu supraveghezi implementarea responsabilitatilor
O problema banala si foarte des intalnita in companii este lipsa sistemului prin care poti observa daca respectivul angajat va face exact ceea ce i s-a spus sa faca.
Luarea de notite dureaza prea mult
Notitele si insemnarile sunt esentiale pentru cineva care trebuie sa isi aminteasca, peste un timp, ce s-a discutat intr-o sedinta. Deseori, cel insarcinat cu luarea de notite realizeaza rezumate eficiente, pe care le distribuie insa prea tarziu sau deloc in randul angajatilor. Puteti rezolva problema folosind aplicatii simple, precum minutes.io, OneNote si Less Meeting.
Nu ati evaluat sedinta
Incheierea fiecare sedinte fara o evaluare reprezinta o mare greseala. Respecta timpul si efortul angajatilor si colaboratorilor, care doresc un feedback. Ce a mers bine? Ce trebuie modificat? Informatiile adunate in urma acestor intrebari sunt vitale. Poti desemna o persoana care sa monitorizeze sedinta si sa furnizeze un brief sau un raport verbal. Folositi un sistem precum Google Forms, pentru a realiza un raport periodic, dupa fiecare sedinta importanta.
Nu ati finalizat sedinta la timp
Sa nu uitam ca timpul inseamna bani. Respecta timpul alocat sedintei. Unele intalniri incep tarziu, alteori cei prezenti abereaza si vorbesc despre cu totul altceva, decat ar trebui. In birourile de sedinta ale Google exista un ceas urias, care "pune presiune" asupra interlocutorilor, astfel incat ei sa respecte timpul lor si al celorlalti, in cadrul sedintelor.
Finalizarea unei sedinte intr-un moment nepotrivit
Deseori, clientii, angajatii sau actionarii, care lucreaza in alte orase, se alatura telefonic discutiei de la sedinta. Cand acesti oameni locuiesc in zone cu fus orar diferit, vor parasi sedintele inainte de extragerea unor concluzii. Astfel, activitatea va fi compromisa de ineficienta si ei vor pierde cele mai importante detalii ale conversatiei. Organizeaza sedintele in functie de timpul fiecaruia. Foloseste World Clock Meeting Planner, pentru a tine evidenta in acest sens.
Un produs media marca Rentrop&Straton 
