Ghidul managerului ocupat 36 de ore din 24 si de ce sa arzi lista zilnica de activitati

Ghidul managerului ocupat 36 de ore din 24 si de ce sa arzi lista zilnica de activitati ghidul managerului ocupatcreativitateatimpstresocupatimanageri

Cunoastem multi oameni ocupati, nu-i asa? Daca ne gandim mai bine, mai toti oamenii pe care ii cunoastem sunt fie ocupati, fie foarte ocupati. Discutiile despre timp sunt intotdeauna aceleasi si concluziile sunt similare: cele douazeci si patru de ore dintr-o zi nu ajung nimanui.

Dar exista si oameni care se descurca. Desigur, nu-i cunoastem, dar stim ca exista. Apar uneori prin interviuri sau ii mai zarim pe la TV. In rest, nu prea ii vedem. Sau mai sunt invitati la unele conferinte la care participam, presati de timp, cu laptopul pe genunchi, incercand sa bifam in continuare sarcinile trecute in to do-ul zilnic.

Ne intrebam, mirati, de unde au facut rost acesti oameni rari de acele cateva ore suplimentare care ii ajuta sa se descurce de la o zi la alta. Acum, sa ne uitam putin in ograda noastra de manageri extrem de ocupati sau incredibil de ocupati. Mai intai, aminteste-ti de momentul in care ai trimis un e-mail important. Apoi ai asteptat sa primesti un raspuns. Mureai de nerabdare asa ca ti-ai verificat e-mail-ul la vreo zece minute dupa ce l-ai trimis. Apoi dupa inca cinci minute. Si, dupa o alta scurta asteptare, ai deschis iarasi Inbox-ul. Raspunsul mult dorit nu era acolo. Asa ca ai mai verificat din nou casuta peste un minut. Si inca o data. Si te-ai trezit dand refresh dupa refresh, cu tensiunea in crestere, convins ca Internet-ul nu functioneaza cum trebuie, ca serviciul tau de mail e bun de aruncat la gunoi, ca mesajul tau s-a pierdut undeva in negura digitalului sau ca impotriva ta se tese un complot care iti va bloca de acum inainte toate mesajele.

Primesti raspunsul, mult mai tarziu. A doua zi, la pranz. Sau, in orice caz, multe ore mai tarziu. In tot acest timp, nu ai putut face mai nimic. Istoricul afisarilor de pagina arata ca si cum un robot a reincarcat aceeasi adresa la fiecare cinci secunde. Numai ca nu era un robot, erai tu, managerul extrem de ocupat, cu ochii rosii pironiti pe ecran si, in acelasi timp, pe ceas.

Cadem cu totii in capcana aceasta. Antreprenori, manageri, colegi. Sa ne gandim doar cu ce placere ne mandrim cu numarul de e-mail-uri primite dupa ce lipsim de la birou cateva zile sau mergem in concediu. "Eu am o mie!". "Eu doua mii!". Va suna cunoscut?

Fenomenul acesta e unul care ne face sa parem ocupati, sa traim cu convingerea ca suntem ocupati si sa  ne indopam cu un stres pe masura, cat se poate de autentic. Cum scapam insa de teroarea unei aparente lipse acute de timp?

Mai intai, recunoastem ca totul e in mintea noastra si ca ne-am obisnuit sa credem ca nu mai avem timp pentru nimic. Actiunile noastre, privite atent, sunt atat de haotice in cele mai multe situatii incat nu e de mirare ca timpul dintr-o singura zi nu ne ajunge. Nu trebuie sa incercam sa obtinem timp suplimentar, ci sa il facem sa existe in interiorul numarului de ore dintr-o singura zi.

Cantitatea uriasa de informatii in mijlocul careia trebuie sa inotam zi de zi nu ne ajuta deloc. Suntem cu atat mai coplesiti. Inotam impotriva curentului si nu ne putem opri. Iar faptul ca ne convingem singuri ca nu suntem deloc organizati nu ne ajuta deloc. Nu vom fi niciodata organizati cu adevarat si nu vom actiona niciodata ca niste roboti. Din simplul motiv ca suntem oameni si ca atentia ne este distrasa in continuare foarte usor. Dar putem invata din aceste lucruri pe care am ajuns sa le facem aproape in mod inconstient.

Sa renuntam la lunga lista de pe care ne place sa taiem proiecte si responsabilitati la final de saptamana. E mult mai important sa stim care ne sunt prioritatile (sa fie trei, patru intr-o saptamana?!) in loc sa ne hranim cu placerea gandului ca avem de facut circa optzeci si sase de lucruri saptamana aceasta (numarate!).

Ne concentram, de multe ori, asupra informatiei care vine spre noi, o primim cu bratele deschise si uitam ca trebuie sa ne punem la adapost de ceea ce se cere incercand sa facem ceea ce trebuie facut. Altfel spus, in loc sa asteptam sa ni se raspunda la un e-mail, sa fim noi cei care inteleg ca exista si situatii in care prioritatile noastre nu sunt acelea de a oferi un raspuns rapid unei situatii care poate suferi amanare.

Ne oferim singuri senzatia falsa ca indeplinim extrem de multe lucruri. Acestea sunt insa atat de marunte incat nu conteaza pe termen lung cu adevarat. Renuntand la o multime de lucruri care nu ne ajuta deloc, vom reusi sa gasim timp pe care sa il folosim pentru a face planuri, pentru a gandi strategii, pentru a ne indeparta de unele probleme, pentru a experimenta situatii care ne pot ajuta sa gasim chiar raspunsurile cautate.

Si... sa nu mai stam cu ochii pe ceas. Exista studii care arata ca aceasta abordare a noastra prin care ne masuram toate activitatile in functie de timp ne diminueaza atat creativitatea, cat si abilitatea de a rezolva probleme. Avem mai putine idei bune si noi atunci cand simtim presiunea timpului in ceaf (si sa nu uitam ca o mare parte din aceasta presiune este auto-indusa si merge mana in mana cu acea placere aproape de neexplicat pe care o avem atunci cand ne reamintim ca suntem cei mai ocupati oameni din lume).

Planuri pentru acest an? Nu multe. Cateva prioritati. In rest, facturile, e-mail-urile fara un raspuns in urmatoarele cinci ore, lucrurile care mai pot astepta n-au decat sa... astepte. Avem de indeplinit lucruri mai importante. Si asta fara sa simtim ca cedam sub presiunea senzatiei ca tocmai noua ni s-a dat cel mai putin timp din Univers.