Cum sa platesti mai putin impozit pe PFA in 2026: ce cheltuieli poti deduce si care NU sunt acceptate

Iata principalele categorii de cheltuieli pe care le poti deduce in 2026:

• Contributiile sociale: O noutate majora este ca CASS (contributia la sanatate) este deductibila la calculul impozitului pe venit, alaturi de CAS (pensie).
• Spatiul de lucru: Poti deduce cheltuielile cu sediul social sau punctul de lucru, inclusiv chiria si utilitatile (energie electrica, apa, gaz).
• Echipamente si dotari: Achizitia de aparatura electronica (laptop, telefon, imprimanta) si alte mijloace fixe necesare activitatii este deductibila.
• Servicii si abonamente: Sunt acceptate cheltuielile pentru abonamente software, servicii de marketing, publicitate si consultanta.
• Dezvoltare profesionala: Taxele pentru participarea la cursuri de formare profesionala sau specializari in domeniu.
• Transport si comunicatii: Cheltuielile cu combustibilul, serviciile de transport si facturile de telefonie si internet.
• Protocol si reclama: Cheltuielile efectuate pentru promovarea afacerii, in limitele prevazute de lege.

• Justificarea cu documente: Orice cheltuiala trebuie sa fie sustinuta de facturi si documente justificative clare.
• Sistemul e-Factura: In 2026, este obligatoriu ca facturile primite de la furnizori sa fie raportate si descarcate prin sistemul RO e-Factura pentru a fi luate in calcul in contabilitate.
• Birocratie redusa: PFA-ul permite tinerea contabilitatii in partida simpla, ceea ce inseamna ca poti completa singur Registrul de incasari si plati fara a avea nevoie obligatoriu de un contabil autorizat.

Ce cheltuieli sunt considerate nedeductibile pentru un PFA?

• Cheltuielile personale: Deoarece un PFA este indistinct de persoana fizica, orice cheltuiala care tine de viata privata (cum ar fi cumparaturile casnice, chiria pentru locuinta personala sau vacantele care nu pot fi justificate ca delegatii) este nedeductibila.
• Achizitiile fara documente justificative corecte: Orice plata care nu este sustinuta de o factura emisa pe datele de identificare ale PFA-ului este respinsa la deducere.
• Facturile care nu trec prin RO e-Factura: Incepand cu 2026, sistemul e-Factura este obligatoriu pentru toate tranzactiile B2B. Daca primesti o factura de la un furnizor care nu a raportat-o in sistemul electronic al ANAF, acea cheltuiala risca sa fie considerata nedeductibila in cazul unui control.
• Activitati din afara codurilor CAEN autorizate: Un PFA poate avea maximum 5 coduri CAEN (unul principal si 4 secundare). Orice cheltuiala facuta pentru o activitate care nu se regaseste in aceste coduri este considerata nedeductibila.
• Amenzile si penalitatile: Sumele platite drept amenzi catre autoritati (inclusiv cele pentru nerespectarea e-Factura sau e-Transport) sau penalitatile de intarziere nu sunt considerate cheltuieli efectuate in scopul obtinerii de venituri.
• Cheltuielile care depasesc limitele legale: Anumite categorii, cum sunt cele de protocol, reclama si publicitate sau cheltuielile cu masina, au plafoane maxime stabilite prin lege; tot ce depaseste aceste limite devine nedeductibil.
• Impozitul pe venit: In timp ce contributiile sociale (CAS si CASS) au devenit deductibile in 2026, impozitul de 10% pe venitul net este o taxa finala si nu poate fi dedus din sine.

Cum pot deduce cheltuielile cu masina pe PFA in 2026?

Cele doua variante de deducere

1. Deducerea limitata la 50%: Este cea mai populara alegere pentru freelanceri. Se aplica atunci cand folosesti masina atat pentru afacere (vizite la clienti, deplasari), cat si in scop personal. In acest caz, poti deduce jumatate din toate cheltuielile legate de vehicul, fara sa fii obligat sa intocmesti foi de parcurs.
2. Deducerea integrala de 100%: Poti deduce toate cheltuielile doar daca masina este utilizata exclusiv in scop profesional. Aceasta varianta este mult mai stricta si necesita obligatoriu intocmirea zilnica a foilor de parcurs, care sa justifice fiecare kilometru parcurs in interesul afacerii.

Ce cheltuieli poti baga „pe firma”?

1. Combustibilul: Pe baza facturilor fiscale.
2. Mentenanta si reparatiile: Revizii, piese de schimb, manopera in service, anvelope si lichid de parbriz.
3. Asigurarile: Atat RCA-ul obligatoriu, cat si politele CASCO.
4. Taxele si parcarile: Rovinieta, taxe de pod si abonamente de parcare necesare activitatii.
5. Amortizarea: Daca masina este mijloc fix cumparat pe PFA, poti deduce lunar o parte din valoarea ei de achizitie.

Regula de aur in 2026: RO e-Factura

Ce documente sunt necesare pentru a justifica o cheltuiala?

• Factura electronica (RO e-Factura): Acesta este cel mai important document in 2026. Sistemul e-Factura a devenit obligatoriu pentru toate tipurile de tranzactii. Pentru ca o cheltuiala sa fie recunoscuta, trebuie sa detii factura primita de la furnizor si raportata in sistemul SPV al ANAF.
• Documente de plata: Trebuie sa existe o dovada a transferului banilor, cum ar fi extrasele bancare (pentru plati prin card sau transfer) sau chitantele. In cazul SRL-urilor, utilizarea contului bancar pentru toate afacerile este obligatorie din 2026.
• Registrul de Incasari si Plati (RJIP): Pentru PFA, acesta este documentul obligatoriu in care trebuie sa inregistrezi cronologic fiecare cheltuiala efectuata pe baza documentelor justificative.
• Bonurile fiscale: Desi bonurile fiscale nu se transmit prin sistemul e-Factura, ele pot fi folosite in continuare pentru anumite cheltuieli, dar cu limitari (de exemplu, bonurile de combustibil trebuie sa aiba codul de identificare fiscala al cumparatorului pentru a fi deductibile).
• Contracte si deconturi: Pentru anumite servicii (chirii, consultanta, utilitati), este necesara existenta unor contracte semnate. De asemenea, pentru cheltuielile decontate in scopul firmei sunt necesare formulare de decont.
• Fise de amortizare si liste de inventar: Pentru bunurile de valoare mare (mijloace fixe precum laptopuri sau echipamente), trebuie sa detii liste automate cu obiecte de inventar si evidenta amortizarii pentru a justifica deducerea lor in timp.