Cum sa-ti indosariezi eficient documentele

Afla, din randurile de mai jos, cum poti sa-ti organizezi rapid biroul si cum sa indosariezi eficient documentele, astfel incat sa faci economie de spatiu.

Ce lucruri nu trebuie sa-ti lipseasca de pe birou?

Atunci cand incepi munca, biroul tau trebuie sa arate impecabil. De aceea, este indicat ca acesta sa fie bine organizat, dotat cu spatii de depozitare, precum bibliorafturi, dosare din plastic sau carton, dar si tavi pentru organizare. Acestea sunt doar cateva dintre lucrurile care nu trebuie sa iti lipseasca de pe birou, insa ele se pot schimba, in functie de nevoile tale si de jobul pe care il ai. Daca pentru un specialist in IT, un laptop este suficient, pentru un medic sau un arhitect, va fi nevoie de numeroase obiecte si instrumente pe masa de lucru. Primul lucru care nu trebuie sa iti lipseasca de pe birou este laptopul sau computerul. O agenda, insotita de instrumente de scris si post-it-uri sunt absolut necesare, pentru a-ti pune in ordine toate activitatile din timpul unei zile si pentru a-ti reaminti detalii pe care ai putea sa le uiti. Biroul tau trebuie sa fie atent ordonat, astfel incat sa gasesti doar lucrurile pe care le folosesti in fiecare zi, in timp ce lucrurile pe care le folosesti mai rar nu ar trebui sa iti aglomereze inutil spatiul.

Cum organizezi si indosariezi documentele importante?

Atata timp cat te ocupi de organizarea si indosarierea documentelor, vei reusi sa le gasesti rapid, de fiecare data cand ai nevoie de ele. Astfel, este recomandat sa te folosesti de dosare plic sau folii din plastic, ideale pentru orice categorie de documente. Scrie pe fiecare dosar ce tip de acte contine, precum si numele clientilor si data limita la care trebuie sa te ocupi de proiecte. Cu ajutorul bibliorafturilor, vei reusi sa pastrezi cu usurinta actele importante. Daca tii intr-un dosar de plastic sau carton documentele pentru un an, le poti aseza intr-un biblioraft, unde poti gasi informatii despre toti clientii sau furnizorii. Biobliorafturile pot fi asezate in spatiile de organizare, indispensabile pentru un spatiu de lucru bine pus la punct.

Cum sa pastrezi la indemana documentele utille?

Pentru a avea tot timpul biroul curat si organizat, trebuie sa tii cont de faptul ca unele acte sau documente iti sunt necesare periodic, asa ca trebuie tinute la indemana. Acest lucru te va ajuta, pentru a nu pierde timp cautandu-le. Inainte sa incepi organizarea pe birou, verifica care sunt actele de care ai nevoie des, pentru a le tine langa tine. Un dulap sau un raft care sa se regaseasca in apropierea biroului poate reprezenta o solutie utila in acest sens. Totodata, poti folosi o tavita pentru documente, pentru a le aseza pe cele de care trebuie sa te ocupi urgent. La fel de util este si un suport pentru birou cu sertare, care te va ajuta sa iti pastrezi la indemana actele de care ai nevoie mai des.

Unde vei depozita actele pe care nu le folosesti?

Desi actele de care ai nevoie iti sunt tot timpul la indemana pe birou, exista si documente pe care nu le folosesti periodic. Din acest motiv, pentru a nu aglomera spatiul, acestea nu trebuie sa se afle pe spatiul de lucru, ci in vecinatatea lui. Poti opta pentru un colt special al camerei, in care poti pune un dulap. In interiorul sau, poti aseza dosarele etichetate si actele ordonate alfabetic sau dupa anul din care dateaza contractele. Ori de cate ori vei avea nevoie de actele pe care nu le folosesti zilnic, le poti gasi cu usurinta in dulapul special amenajat.

Care sunt cele mai utile produse pentru o arhivare eficienta?

Pentru o arhivare eficienta a documentelor, trebuie sa pastrezi pe birou si cateva dintre aceste obiecte: dosare din carton sau din plastic, mape din plastic, cutii si containere pentru arhivare, separatoare, precum si mape sau etichete, care iti vor fi utile pentru bibliorafturi.Toate acestea te vor ajuta sa ai spatiul de lucru curat si bine pus la punct, un lucru esential pentru productivitate.

Tu cum obisnuiesti sa iti organizezi documentele de la birou? Iti influenteaza organizarea acestora modul de lucru si productivitatea?