Ghidul angajatorului. De ce este atat de important sa intocmiti dosare de personal pentru salariatii dvs.?

Ghidul angajatorului. De ce este atat de important sa intocmiti dosare de personal pentru salariatii dvs.? Conform art. 8 alin. (1) din HG nr. 295/2025 privind REGES-ONLINE, aveti obligatia sa intocmiti un dosar personal pentru fiecare dintre salariatii dvs. si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora (incalcarea acestei obligatii constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 3.000 lei la 6.000 lei). Dar ce este, mai exact, acest dosar? Ce documente trebuie sa cuprinda? Si de ce sunt inspectorii ITM atat de interesati de el? 

Dosarul personal “documenteaza” practic viata angajatului in firma dvs. 

Orice act care are legatura cu acesta, indiferent ca este CV, fisa de instruire SSM sau o convocare pentru o cercetare disciplinara, trebuie sa se regaseasca in acest dosar – intocmit in forma ceruta de lege.

Iar inspectorii ITM urmaresc toate aceste documente deoarece ele certifica legalitatea si corectitudinea completarilor si mentiunilor pe care le faceti in REGES-ONLINE (conform art. 8 alin. (3) din HG nr. 295/2025). In acest sens, este foarte important ca modificarile si actualizarile din dosarul personal sa se reflecte si in Registru. 

Iata lista actelor care trebuie sa se regaseasca in dosarul de personal:

1. Actele necesare angajarii (copii dupa cartea de identitate, actele de studii, certificatul de casatorie si altele, rezultatul examenului medical etc.)
2. Contractul individual de munca si fisa postului
3. Actele aditionale referitoare la modificarea contractului individual de munca
4. Orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarilor in registru
5. Dovada comunicarii salariatului a unui exemplar al regulamentului intern
6. Declaratie pe propria raspundere a salariatului privind situatia personala (unde are functia de baza, daca la data angajarii beneficia de indemnizatie de somaj etc.)
7. Adeverinta de la fostul angajator privind veniturile asupra carora acesta a virat contributia pentru concedii si indemnizatii
8. Certificat privind stagiul de cotizare eliberat de casa de pensii
9. Documentele privind evaluarea performantelor profesionale
10. Acte aditionale referitoare la formarea profesionala
11. Plangeri ale salariatului si documentele prin care plangerile au fost rezolvate de angajator
12. Situatia concediilor de odihna si a altor concedii
Etc.

De retinut ca actele din acest dosar va sunt utile nu numai in cazul unui control ITM, ci si in situatii de zi cu zi, legate de activitatea dvs. Practic, in orice problema ce priveste un anumit salariat, dosarul personal poate oferi solutia sau macar un ajutor consistent. Trebuie doar sa-l rasfoiti.

Ca sa dam doar doua exemple:

1) copia dupa cartea de identitate certifica adresa de domiciliu a angajatului, aspect foarte important atunci cand trebuie sa i se transmita acestuia, in scris, instiintari/decizii referitoare la activitatea sa in firma – cum este cazul deciziei de sanctionare disciplinara (conform art. 252 alin. (4) din Codul muncii). 

2) certificatul de casatorie este documentul care atesta ca este vorba despre una si aceeasi persoana in cazul in care a aparut o modificare a starii civile a angajatului, iar diplomele/certificatele de calificare profesionala au fost obtinute de angajat sub un alt nume.

Dar ce se intampla cu acest dosar dupa ce salariatul pleaca din firma dvs.? Aveti obligatia sa pastrati dosarul sau puteti sa il distrugeti, ca sa scapati si de eventuale probleme legate de GDPR? 

Ei bine, desi HG nr. 295/2025 face trimitere la aplicarea termenului de 5 ani in ceea ce priveste perioada de pastrare a dosarelor personale, recomandarea este sa tineti aceste dosare si dupa acest termen. Pe de o parte, fiindca va puteti trezi cu solicitari ale fostilor angajati de eliberare a unor documente si, pe de alta parte, e posibil sa aveti si litigii cu acestia, chiar daca relatia de munca s-a incheiat. In ambele situatii dosarele de personal va ajuta. 

Sursa foto: www.pexels.com