Poti deduce fiscal fotoliul cu masaj cumparat pe persoana juridica?

Daca peste cateva luni trebuie sa explici de ce firma ta, care dezvolta software, ofera consultanta, gestioneaza un salon, administreaza un hotel sau conduce o clinica, a avut nevoie de un fotoliu cu masaj? Trebuie sa poti demonstra simplu si coerent unde se afla bunul, cine il utilizeaza, in ce conditii este folosit si cum contribuie acesta la activitatea economica a firmei.

Pentru determinarea rezultatului fiscal sunt deductibile cheltuielile efectuate in scopul desfasurarii activitatii economice. Totodata, autoritatile fiscale pot sa nu ia in considerare o tranzactie lipsita de scop economic sau ii pot reincadra forma pentru a reflecta continutul sau real. Cu alte cuvinte, nu conteaza doar ce scrie pe factura, ci si ce se intampla efectiv cu bunul dupa cumparare.

Legatura cu activitatea firmei este argumentul central

Daca administrezi o clinica de recuperare, un cabinet de fizioterapie, un centru de wellness, salon de infrumusetare, hotel sau o pensiune, legatura cu activitatea poate fi relativ usor de explicat - fotoliul poate fi utilizat in prestarea serviciilor, in completarea experientei oferite clientilor, intr-o zona de relaxare sau ca parte a dotarilor puse la dispozitia beneficiarilor.

O justificare solida poate exista si intr-o companie care nu activeaza direct in domeniul wellness: daca ai un birou cu mai multi salariati, iar fotoliul este instalat intr-un spatiu comun si poate fi utilizat in pauze il poti prezenta ca pe o dotare destinata mediului de lucru. Argumentul devine mai credibil atunci cand exista o politica interna privind utilizarea sa, cand bunul se afla la sediul sau punctul de lucru al firmei si cand accesul nu este rezervat exclusiv administratorului.

Situatia devine sensibila atunci cand firma nu are angajati, nu primeste clienti la sediu, lucreaza integral de la distanta, iar fotoliul este instalat in locuinta asociatului. Achizitia nu devine automat nedeductibila, insa trebuie sa poti delimita utilizarea profesionala de utilizarea personala. Cu cat bunul seamana mai mult cu o achizitie pentru confortul privat al unei persoane, cu atat documentatia si circumstantele reale trebuie sa fie mai convingatoare.

Regimul fiscal al firmei

Pentru o societate platitoare de impozit pe profit, deductibilitatea cheltuielii poate reduce rezultatul fiscal si, implicit, impozitul datorat. Cota generala a impozitului pe profit este de 16%, aplicata profitului impozabil.

Sa presupunem ca achizitionezi un model de fotolii cu masaj de pe topscaune.ro cu o valoare fara TVA de 12.000 de lei. Daca bunul este utilizat in activitatea economica, cheltuiala este integral deductibila, firma are suficient profit impozabil, iar valoarea este recuperata fiscal prin amortizare, reducerea cumulata a impozitului pe profit poate ajunge teoretic la 1.920 de lei, adica 16% din 12.000 de lei.

Aceasta economie nu inseamna ca statul iti ramburseaza imediat 1.920 de lei si nici ca fotoliul te costa instantaneu cu aceasta suma mai putin. In cazul unui activ amortizabil, efectul fiscal se distribuie, de regula, pe perioada in care inregistrezi amortizarea. Economisesti impozit pe masura ce cheltuiala deductibila este recunoscuta fiscal si numai daca firma are un rezultat fiscal asupra caruia deducerea poate produce efect.

Pragul fiscal nu trebuie confundat cu toate regulile de inregistrare contabila - modul concret in care inregistrezi fotoliul depinde de valoare, durata de utilizare, politicile contabile aprobate de administrator si rationamentul contabil aplicabil firmei. Ordinul nr. 1.802/2014 cere entitatilor sa isi dezvolte si sa isi aprobe propriile politici contabile, motiv pentru care incadrarea trebuie stabilita impreuna cu persoana care conduce contabilitatea societatii.

Daca fotoliul costa peste pragul fiscal si va fi utilizat mai mult de un an, este foarte probabil ca discutia sa se concentreze asupra incadrarii sale ca imobilizare corporala si asupra recuperarii costului prin amortizare. Daca valoarea este sub prag, contabilul va analiza tratamentul permis de politicile contabile si de regulile fiscale aplicabile. Nu porni de la ideea ca orice bun sub 5.000 de lei trebuie trecut automat si integral pe cheltuiala sau ca orice bun peste acest prag poate fi dedus imediat.

Daca firma ta este impozitata pe veniturile microintreprinderilor, achizitia fotoliului nu reduce direct impozitul in acelasi mod in care o cheltuiala deductibila reduce profitul impozabil al unei societati platitoare de impozit pe profit. Baza impozabila a microintreprinderii este formata, ca regula generala, din venituri, cu ajustarile prevazute de Codul fiscal, nu din diferenta clasica dintre venituri si cheltuieli.

In cazul unei microintreprinderi, firma suporta costul si inregistreaza bunul in contabilitate, dar cheltuiala nu micsoreaza automat impozitul calculat asupra veniturilor. Beneficiul poate aparea mai ales in zona TVA, daca societatea este inregistrata in scopuri de TVA si sunt indeplinite conditiile legale, precum si prin faptul ca investitia este suportata si utilizata de companie, nu cumparata din banii personali ai asociatului.

Firma trebuie sa aiba drept de deducere

Pentru a deduce TVA aferenta achizitiei, nu este suficient ca furnizorul sa emita o factura cu TVA. Firma trebuie sa fie inregistrata in scopuri de TVA, sa aiba drept de deducere si sa utilizeze achizitia pentru operatiuni care dau drept de deducere.

Regulile fiscale diferentiaza achizitiile destinate operatiunilor cu drept de deducere de cele utilizate pentru activitati fara drept de deducere sau pentru activitati mixte. Atunci cand bunul deserveste atat operatiuni cu drept de deducere, cat si operatiuni fara drept de deducere, poate deveni necesara aplicarea regulilor privind prorata sau ajustarea taxei.

Daca firma aplica regimul special de scutire pentru intreprinderile mici si nu este platitoare de TVA, nu poate deduce TVA aferenta achizitiilor. In acest caz, TVA platita furnizorului intra, de regula, in costul suportat de societate.

Poti avea situatii in care o cheltuiala este recunoscuta contabil, dar nu produce un efect direct asupra impozitului unei microintreprinderi. Poti avea si situatii in care firma este platitoare de impozit pe profit, dar nu este inregistrata in scopuri de TVA. De asemenea, o societate care desfasoara operatiuni mixte poate avea o cheltuiala justificata economic, fara sa poata deduce integral TVA.

Analiza trebuie facuta separat: mai intai stabilesti cum inregistrezi bunul, apoi verifici tratamentul la impozitul pe profit sau la microintreprindere si, distinct, dreptul de deducere a TVA.

Documentele care sustin deducerea fiscala

Orice operatiune economico-financiara trebuie consemnata, in momentul efectuarii sale, intr-un document care sta la baza inregistrarii in contabilitate. Legea contabilitatii impune utilizarea documentelor justificative, insa, pentru o achizitie susceptibila de utilizare personala, este prudent sa nu te limitezi la factura si dovada platii.

Primul document este factura emisa pe datele complete ale societatii. Adauga dovada platii, documentul de receptie si actele de garantie. In functie de incadrarea contabila, vei avea nevoie de evidentierea bunului ca obiect de inventar sau imobilizare si de documentele specifice, precum fisa mijlocului fix si procesul-verbal de punere in functiune, atunci cand sunt aplicabile.

O decizie a administratorului sau o nota interna de fundamentare poate explica motivul achizitiei. Documentul nu trebuie sa fie pompos. Poti mentiona activitatea firmei, numarul de persoane care lucreaza in spatiu, locul in care va fi instalat fotoliul, categoria de utilizatori si obiectivul urmarit. De exemplu, poti preciza ca bunul va fi amplasat in zona comuna de relaxare a sediului si va putea fi utilizat de salariati in pauzele de lucru, potrivit unei politici interne.

Daca fotoliul face parte din serviciul oferit clientilor, poti descrie legatura cu pachetul comercial, zona de asteptare, experienta beneficiarului sau activitatea desfasurata. Intr-o clinica, poti arata modul in care este integrat in serviciile oferite, fara sa formulezi promisiuni medicale pe care produsul sau firma nu le poate sustine.

Un regulament simplu de utilizare poate fi util atunci cand fotoliul este pus la dispozitia colectivului. Poti stabili unde se afla, in ce intervale poate fi folosit si faptul ca nu poate fi mutat din sediu fara aprobare. Daca achizitia a fost recomandata in contextul organizarii spatiului de lucru de catre un specialist in sanatate si securitate in munca sau de medicina muncii, pastreaza recomandarea. Nu inventa insa o justificare medicala si nu cere retroactiv un document care nu reflecta realitatea.

Fotografiile cu amplasarea, planul spatiului, politicile interne si evidentele de inventariere nu sunt documente care transforma prin ele insele o cheltuiala personala intr-una deductibila. Ele pot insa confirma o situatie reala: bunul se afla la firma, este integrat intr-un spatiu profesional si este utilizat conform scopului declarat.

Accesul colectiv este diferit de folosinta exclusiva

Atunci cand fotoliul ramane intr-o zona comuna a firmei si este disponibil colectivului, situatia este diferita de cazul in care bunul este atribuit unei singure persoane, instalat in biroul privat al administratorului sau mutat la domiciliul acestuia.

Normele de aplicare a Codului fiscal iau in considerare inclusiv proportia sau perioada in care anumite bunuri sunt utilizate in scop personal. Tratamentul exact depinde de calitatea beneficiarului, de natura relatiei cu firma si de circumstantele concrete.

Nu inseamna ca orice utilizare a unei facilitati comune de catre un salariat trebuie tratata automat drept avantaj salarial. Problema apare atunci cand bunul este pus, in substanta, la dispozitia personala si exclusiva a unei persoane. Daca achizitionezi fotoliul pentru administrator, il instalezi in locuinta sa si ii permiti sa il foloseasca fara legatura demonstrabila cu activitatea, creste riscul reincadrarii fiscale.