Cum sa alegi un sistem de management al documentelor pentru afacerea ta?

1. Evaluaza nevoile afacerii tale

DESCOPERA SI Greseala pe care o fac milioane de oameni cand isi aleg parola

• Tipuri de documente: Daca lucrezi cu documente legale sau financiare, vei avea nevoie de un sistem care sa asigure o protectie ridicata a datelor. Daca gestionezi documente de marketing sau administrezi un restaurant, sistemul poate fi mai simplu.
• Volumul documentelor: Marimea afacerii tale si numarul de documente gestionate zilnic vor influenta tipul de solutie aleasa. Afaceri mici pot opta pentru solutii mai simple, in timp ce companiile mari au nevoie de sisteme scalabile si integrate.
• Securitatea informatiilor: Asigura-te ca solutia aleasa iti poate proteja datele sensibile prin criptare, backup regulat si masuri de control al accesului.
  
   

2. Cloud vs. stocare locala

• Avantaje: Accesibilitate de la distanta, scalabilitate, backup automat, securitate crescuta.
• Dezavantaje: Dependenta de internet, costuri lunare recurente.

• Avantaje: Control complet asupra datelor, costuri unice (dupa achizitionarea echipamentelor).
• Dezavantaje: Necesitatea unei echipe de IT dedicate pentru mentenanta, limitarea accesului la distanta.
   

3. Functionalitati importante

• Organizarea documentelor: Asigura-te ca sistemul iti permite sa creezi foldere, subfoldere si sa etichetezi documentele pentru o gasire rapida.
• Cautare rapida: Functiile de cautare avansata sunt esentiale, mai ales daca gestionezi volume mari de documente.
• Colaborare: Alege un sistem care sa permita mai multor utilizatori sa colaboreze pe acelasi document, cu functii de comentarii si urmarire a modificarilor.
• Automatizare: Automatizarea fluxurilor de lucru, cum ar fi procesarea documentelor si trimiterea acestora catre departamentele corespunzatoare, iti va economisi timp si resurse.
   

4. Analizeaza compatibilitatea cu alte aplicatii

• Sisteme de contabilitate: Integrarea cu software-ul de contabilitate iti va permite sa procesezi documentele financiare mult mai rapid.
• CRM (Customer Relationship Management): Un DMS integrat cu CRM-ul poate ajuta la gestionarea documentelor legate de clienti intr-un singur loc.
• E-mail: Unii DMS permit trimiterea documentelor prin e-mail direct din platforma.
   

5. Ia in calcul si costurile si scalabilitatea

6. Securitatea si Confidentialitatea Datelor

• Cripteaza documentele atat pe timpul transferului, cat si cand sunt stocate.
• Permite controlul accesului prin setarea unor permisiuni specifice pentru fiecare utilizator.
• Ofera backup automat pentru a preveni pierderea accidentala a datelor.
   

7. Suport tehnic si usurinta in folosire

 Cum alegi cel mai bun sistem de management al documentelor pentru afacerea ta?

de Magda Florea

Senior Editor Manager.ro