8 reguli de protocol in business pe care managerii nu trebuie sa le ignore

O firma care incearca sa impresioneze si sa convinga va trebui sa pregateasca aceasta intalnire in cel mai mic detaliu.

8 reguli de protocol in business pe care managerii nu trebuie sa le ignore:

1. Nu-ti lasa niciodata clientii sa astepte

Primul si cel mai periculos semnal pe care il poti da unui client este lipsa de punctualitate. Va arata ca esti neserios, iar clientii ar putea avea indoieli in privinta calitatii serviciilor pe care le promiti. Vino mereu mai devreme inainte de intalnire, pregateste-ti documentele si prezentarea, repeta putin, daca simti ca ai nevoie, si acorda-ti flexibilitatea de a discuta chiar inainte cu partenerii din firma, pentru a stabili o pozitie clara si uniforma a firmei.

2. Fii atent la fiecare detaliu de igiena

Sala de conferinte trebuie sa fie impecabila. Ai grija ca aceasta sa fi fost curatata inainte de intalnire si dispune de toate elementele de igiena necesare. Chiar daca esti preocupat cu detaliile importante ale discutiei, asigura-te ca ai atribuit cuiva sarcina ca totul sa fie la locul lui. Sala de conferinte trebuie sa aiba alaturi o toaleta. Aici, e important ca personalul care se ocupa de curatenie sa parfumeze toaleta si sa o doteze cu cu sapun lichid si sa asigure tot necesarul de consumabile, de la prosoape de hartie pana la hartie igienica. Igiena si atentia la detalii sunt foarte importante, mai ales in ochii celor care vin din exteriorul firmei, care nu vor intarzia sa judece orice li se pare chiar si putin necorespunzator.

3. Imbraca-te corespunzator

Intr-o intalnire importanta, ca manager tu esti imaginea firmei in fata clientului. Fii foarte atent atunci cand iti alegi hainele inaintea acestui moment. Adapteaza-te clientului, pentru ca el sa se simta la locul potrivit, insa in acelasi timp nu te indeparta de cultura promovata de firma. Daca ai un business serios, nu poti veni la intalnire in pantaloni scurti, spre exemplu, chiar daca clientul tau este un producator de echipamente de sport extrem.

4. Respecta o agenda

Fiecare persoana care participa la intalnire trebuie sa primeasca cu 48 de ore inainte o agenda cu lucrurile care vor fi discutate si un plan de urmat. E important pentru eficienta comunicarii unui mesaj, pentru claritate si pentru a dovedi ca nu esti o persoana imprastiata, dar si pentru a te ajuta sa respecti programul stabilit initial, fara abateri masive.

5. Importanta pauzelor

Sedintele lungi pot fi obositoare si plictisitoare. Pe scurt, neproductive. Un client care isi pierde interesul din cauza orelor petrecute intr-un singur scaun va fi mai greu de convins ca ar trebui sa accepte oferta ta. Pauzele devin astfel foarte importante. In plus, intr-o pauza, poti schimba tonul discutiei cu clientul si il poti ajuta sa se relaxeze mai mult. Ele pot contribui asadar extrem de mult in evolutia unei discutii la nivel oficial.

6. Asculta inainte sa fii ascultat

Iti pregatesti un discurs, o prezentare, ai totul structurat in cap si abia astepti sa incepi sa vorbesti in intalnire. E bine ca esti organizat, dar inainte de toate trebuie sa fii ascultator. Nu intrerupe partenerii de intalnire si lasa-i intai sa-si exprime ideile.

7. Uita de telefon

Suntem in 2018, iar dependenta de telefoanele inteligente este foarte mare. Putine persoane pot petrece ore in sir fara sa se uite pe telefonul mobil, sa verifice ultimele notificari si mesaje. Doar ca acest obicei poate da un semnal prost catre partenerii de discutii. Ideal ar fi sa-ti lasi telefonul in buzunarul unei haine aflate pe cuier.

8. Evita schimbarile neanuntate

Modificarile de ultim moment pot fi descurajante pentru un client. Nu veni la sedinta cu persoane care nu au fost anuntate inca de la bun inceput si evita sa schimbi chiar topicul discutiei fix inaintea intalnirii.

Sursa foto: Shutterstock / Copyright vectorfusionart