Secretele sedintelor eficiente: cum sa captezi atentia si sa nu pierzi timpul

Desi sunt o unealta puternica, sedintele sunt adesea gresit percepute. Atunci cand sunt conduse intr-un mod ineficient, acestea pot chiar sa genereze frustrare in randul participantilor. De aceea, este important sa stii care sunt secretele unei sedinte reusite si productive si cum poti proceda pentru a pune in scena tu insuti o sedinta in cadrul careia sa se rezolve probleme, sa se lamureasca neclaritati si sa se atribuie roluri pentru implementarea strategiilor:

Stabileste agenda in avans

Defineste-ti intentiile dinainte si aloca timpul necesar pentru discutarea fiecarei teme in parte. Comunica-le si celorlalti participanti programul si asigura-te ca il vei respecta intocmai. Daca iti este la indemana si ai suficient timp la dispozitie, poti chiar sa le oferi cateva informatii cu privire la temele de interes si sa ii ajuti astfel sa se pregateasca pentru discutiile programate.

Pregateste-ti recuzita

Scrie o prezentare, daca ai nevoie de un suport scris pentru ceea ce urmeaza sa aduci in discutie. Asigura-te ca vei avea la indemana toate lucrurile de care ai putea avea nevoie in timpul sedintei, de la table magnetice si flipcharturi, la instrumente de scris si proiector. Cu cat te implici mai mult in pregatirea unei sedinte sau a unei prezentari, cu atat vei reusi sa fii mai eficient si sa nu le pierzi timpul celorlalte persoane prezente.

Asigura-te ca va fi toata lumea prezenta la ora stabilita

Ceilalti participanti la sedinta nu au niciun drept sa te intarzie sau sa isi amane prezenta. Limiteaza numarul participantilor si asigura-te ca vor fi prezenti toti cei de care ai nevoie si care au putere de decizie. Verifica inainte care este programul lor - e mai usor daca folositi un calendar online in care aveti cu totii acces - si cere-le sa iti confirme prezenta la ora stabilita.

Respecta programul

Daca ti-ai stabilit deja agenda si stii de cat timp ai nevoie pentru a dezbate fiecare subiect, respect-o cu strictete. Foloseste-ti ceasul pentru a te asigura ca te incadrezi in timp si ia in calcul un interval de timp suplimentar, pentru a clarifica la final eventualele nelamuriri.

Nu uita de intalnirile preliminare

Daca urmeaza sa organizezi o sedinta importanta, pentru a lua decizii la fel de importante, e foarte posibil sa iti foloseasca niste discutii preliminare cu participantii cheie. Programeaza one-on-one-uri cu personajele principale, pentru a va alinia ideile si pentru a stabili tonul discutiei si directia eventualei decizii. Desi va parea cronofag, acest obicei te va ajuta, de fapt, sa economisesti timp si sa eviti eventualele surprize.

Ia notite si foloseste-le pentru follow up

Bifeaza punctele importante, chiar daca tu esti cel care conduce discutia. Astfel, iti va fi mai usor sa formulezi ulterior emailul de follow up, foarte important pentru eficienta unei sedinte. Scrie subiectele discutate si concluziile la care ai ajuns impreuna cu colegii tai, dar si taskurile fiecaruia dintre ei, daca este cazul. Foloseste ulterior notitele pentru a-i informa si in scris despre cele discutate si pentru a te asigura astfel ca toata lumea si-a inteles rolul si atributiile.

Inainte de a pregati orice fel de sedinta, intreaba-te daca poti rezolva mai usor problema si daca poti inlocui o discutie de o ora cu un email simplu, din care sa inteleaga toti cei implicati ce au de facut. Astfel, nu doar ca vei face sedinte mai eficiente si mai orientate catre rezultate, dar vei reusi si sa scapi de eticheta de organizator de sedinte inutile, pe care oamenii le urasc, fara exceptie.