Cum pot fi prevenite aceste riscuri?
Exista mai multe modalitati de prevenire: prima ar fi legata de o instruire foarte buna a echipei de lucru la inceputul colaborarii, dar si pe parcurs si apoi controlul.
Celebra ‘Bucla a controlului” este permanent aplicata in cadrul companiei. La fel de importanta este comunicarea saptamanala intre echipa si manager, printr-o sedinta unde se discuta toate problemele intampinate de echipa si feedback-ul clientilor. Este foarte important pentru echipa sa stie ca este sustinuta si incurajata dar in acelasi timp si penalizata daca nu se respecta regulile si standardele companiei. In acest moment suntem in plin proces de certificare ISO 9001, 14001 SI 18001, certificari ce vor confirma calitatea serviciilor oferite.
Insa cea mai importanta este motivarea financiara: daca echipa si in special seful ei sunt motivati in functie de feedback-ul clientilor, atunci evident ca implicarea lor este alta si rezultatele vor fi cele asteptate atat de manager dar mai ales de client.
Pot exista avantaje ale faptului ca o echipa lucreaza in absenta managerului?
Cel mai mare avantaj consta in responsabilizarea personalului, cresterea increderii in sine si dorinta de performanta, daca munca pe o care o face acesta se finalizeaza cu un feedback pozitiv din partea clientilor.
De aceea, compania noastra cauta acei oameni care sa aprecieze aceste oportunitati de a se autodepasi, de a se automotiva fara prezenta managerului.
Cum se asigura managerul ca standardele de calitate sunt respectate in absenta sa?
Standardele de calitate pe care trebuie sa le respecte fiecare angajat se comunica in primul rand inca de la angajare, chiar inainte de semnarea contractului de munca, astfel incat fiecare om sa fie informat si sa isi asume responsabilitatea pentru ceea ce urmeza sa faca.
De asemenea, managerul stabileste, organizeaza si comunica foarte clar echipei de lucru un program periodic (de ex. saptamanal), program pe care toata lumea trebuie sa si-l insuseasca si sa il respecte. La sfarsitul perioadei mentionate, seful de echipa face o raportare care impreuna cu feedback-ul primit de la clienti dau managerului o imagine asupra a ceea ce s-a intamplat si poate lua masurile necesare pentru a preintampina sau a evita pe viitor eventuale probleme similare.
Pot aparea riscuri legate de raportari prea stufoase/ interpretari subiective etc. atunci cand managerul lipseste din mijlocul echipei, fie prin specificul activitatii, fie ca este o perioada plecat din tara? Care sunt si cum pot fi prevenite acestea?
Sigur ca pot exista astfel de riscuri, insa rolul managerului este de a crea un format de rapoarte care sa contina strict acele informatii de interes.
Este foarte important ca managerul sa fie informat periodic, chiar daca lipseste din tara, insa in acelasi timp, pentru eficientizarea timpului de lucru al echipei, este foarte important ca raportarea sa contina elementele esentiale.
Prevenirea acestor lucruri este relativ simpla: managerul trebuie sa utilizeze tehnologia informatica astfel incat sa poata face 2 lucruri in acelasi timp: sa isi monitorizeze echipa dar si sa se ocupe de business-ul si de responsabilitatile lui, indiferent de locul din lume unde s-ar afla.
Ce sfaturi de organizare poti oferi pentru o astfel de situatie?
In primul rand
delegarea unor parti din responsabilitatile managerului catre un director subaltern care sa ii tina locul pe perioada cat lipseste. In al doilea rand raportarea periodica despre care am vorbit mai sus, care trebuie sa fie concisa si relevanta.
Autor: Claudiu Apostol
Claudiu Apostol este creatorul brandului Bio-Cleaning (bio-cleaning.ro), firma de servicii de curatenie dedicate spatiilor office si rezidentiale
Un produs media marca Rentrop&Straton 
