Ghidul angajatorului. Este interzis sa divulgati aceste informatii despre angajatii dvs.!

Ghidul angajatorului. Este interzis sa divulgati aceste informatii despre angajatii dvs.! ghidul angajatoruluiinformatii despre angajati

Ca angajator, pe parcursul relatiei de munca pe care o aveti cu salariatii dvs. aflati, vrand-nevrand, o multime de informatii personale despre acestia. Atat lucruri mai soft (ce studii au, daca sunt casatoriti, apartenenta religioasa), cat si lucruri mai sensibile (daca platesc pensie alimentara, daca au datorii la banci, daca sufera de anumite boli). Si toate aceste chestiuni, evident, sunt mai mult sau mai putin confidentiale si intra sub incidenta GDPR. Prezentam in continuare o lista cu tipurile de informatii pe care trebuie sa le protejati.

Sunt nu mai putin de 24 de tipuri de informatii care se incadreaza ca date personale si care, in consecinta, nu trebuie facute publice. Ele apar pe parcursul intregii perioade de desfasurare a raportului de munca, inca de la recrutare, si – foarte important! – pentru unele dintre ele protectia trebuie extinsa mult dupa ce colaborarea a incetat.

Iata-le enumerate mai jos, dupa criteriul cronologic:

Recrutare

1) CV-urile candidatilor. In cazul candidatilor care nu au fost selectati, li se poate solicita acestora consimtamantul in vederea stocarii CV-urilor, pentru viitoare oportunitati de angajare. Perioada de stocare, de regula 12 luni, se va mentiona in solicitarea de consimtamant;

2) Actele de studii si celelalte acte necesare angajarii;

3) Cazierul candidatului. E un document care nu se solicita intotdeauna, ci doar in anumite situatii. Legea nr. 333/2003, de exemplu, prevede ca persoana care urmeaza sa indeplineasca atributii de paza sau protectie trebuie sa nu aiba antecedente penale pentru infractiuni savarsite cu intentie;

4) Recomandari de la fostul loc de munca. Se vor avea in vedere aici prevederile art. 29 alin. (3) din Codul muncii, potrivit carora informatiile cerute de angajator persoanei care solicita angajarea nu pot avea un alt scop decat acela de a aprecia capacitatea acesteia de a ocupa postul respectiv, precum si aptitudinile profesionale.

5) Informatiile obtinute in timpul interviului de angajare, inclusiv rezultatele probelor/testelor sustinute de candidat. Rezultatele probelor candidatilor care nu au
reusit nu se stocheaza;

Incheierea contractului de munca

6) Fisa de aptitudine si rezultatul examenului medical. Datele privitoare la sanatatea unui candidat sau salariat sunt considerate date deosebit de sensibile, aici angajatorul trebuie sa manifeste atentie maxima;

7) Documentele necesare realizarii inregistrarilor in ReviSal;

8) Contractul individual de munca. De semnalat aici obligatia adusa de art. 16 din Codul muncii, de a pastra o copie a contractului de munca, pe suport hartie sau pe suport electronic, la fiecare loc de munca, indiferent ca este sediu principal, sucursala, reprezentanta, agentie, punct de lucru;

9) Dosarul salariatului;

Executarea contractului de munca

10) Informatii privind salarizarea (inclusiv sporuri, bonificatii, prime, adaosuri). Vorbim aici despre o protectie pe termen foarte lung, dat fiind ca OMFP nr. 2.634/2015 prevede ca termenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani. De retinut si ca, potrivit art. 163 din Codul muncii, salariul este confidential, angajatorul avand obligatia de a lua masurile necesare in acest sens;

11) Informatii privind starea de graviditate a unei salariate, care notifica acest fapt angajatorului pentru a beneficia de dispozitiile OUG nr. 96/2003;

12) Evidenta orelor de munca prestate zilnic de catre salariati, cu mentionarea orei de incepere si a celei de sfarsit al programului de lucru, in conditiile art. 119 din Codul muncii. Aceste evidente pot fi pastrate exclusiv pentru a fi prezentate in cazul unui control ITM;

13) Sanctiunile disciplinare. Acestea se vor pastra in dosarul salariatului pana in momentul radierii. Art. 248 alin. (3) din Codul muncii prevede ca sanctiunea disciplinara se radiaza de drept in termen de 12 luni de la aplicare, daca salariatului nu i se aplica o noua sanctiune disciplinara in acest termen. Dupa radiere nu mai exista niciun temei legal al stocarii informatiilor privind sanctiunea disciplinara, ca urmare aceste informatii trebuie sterse.

14) Rezultatele evaluarii periodice a salariatilor. In lipsa unui termen legal, stocarea acestor rezultate se va putea realiza pe o perioada rezonabila (2 ani);

15) Informatii privind existenta unor popriri;

16) Rezultatele cursurilor de formare profesionala, alte testari periodice ale salariatilor;

17) Motivul de natura personala invocat de salariat pentru a refuza detasarea;

18) Apartenenta religioasa, comunicata de salariat pentru a beneficia de zile libere in conditiile art. 139 din Codul muncii;

19) Apartenenta sindicala, comunicata de salariat pentru a beneficia de protectie impotriva concedierii. Astfel, potrivit art. 220 alin. (2) din Codul muncii, pe toata durata exercitarii mandatului, reprezentantii alesi in organele de conducere ale sindicatelor nu pot fi concediati pentru motive ce tin de indeplinirea mandatului pe care l-au primit de la salariatii din unitate;

20) Existenta unor persoane in intretinere, comunicata de salariat pentru a beneficia de deducerea personala, acordata pentru fiecare luna a perioadei impozabile, in conditiile art. 77 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal;

21) Motivul pentru care salariatul solicita un concediu fara plata, care necesita rezolvarea unor situatii personale – in conditiile art. 153 alin. (1) din Codul muncii;

Incetarea contractului de munca

22) Criteriile de selectie in cazul unei concedieri colective. Constituie date personale supuse protectiei atat criteriile ce tin de performanta profesionala a salariatilor utilizate de angajator pentru departajarea salariatilor, cat si criteriile de natura sociala avute in vedere pentru stabilirea ordinii de prioritate la concediere, in conditiile art. 69 alin. (2) lit. d) din Codul muncii;

23) Decizia medicului de medicina a muncii de inaptitudine fizica si/sau psihica, in temeiul careia salariatul este concediat potrivit art. 61 lit. c) din Codul muncii;

24) Alte informatii privitoare la concediere;

Ce regim au insa datele referitoare la fostii salariati?

Dupa incetarea contractului de munca, acestora li se aplica prevederile art. 17 din GDPR, privitor la dreptul la stergerea datelor („dreptul de a fi uitat”). Astfel, angajatorul are obligatia de a sterge datele cu caracter personal ale fostilor salariati, fara intarzieri nejustificate.

Fac exceptie situatiile in care:
 
a) mentinerea acestor informatii este necesara pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta (spre exemplu, pana la expirarea perioadei in care concedierea poate fi contestata);

b) s-a realizat o concediere colectiva, iar fostii salariati concediati vor trebui reangajati daca activitatea reincepe. Aceasta obligatie de reangajare este prevazuta la art. 74 alin. (2) din Codul muncii: daca in termen de 45 de zile de la concedierea colectiva angajatorul isi reia activitatea, el trebuie sa trimita salariatilor concediati o comunicare scrisa, prin care sa ii informeze asupra reluarii activitatii;

c) contractul individual de munca inceteaza inainte ca salariatul sa il fi despagubit pe angajator, prin retineri din salariu, pentru prejudiciile produse. In acest caz, retinerile din salariu se fac de catre noul angajator, pe baza titlului executoriu transmis in acest scop de catre angajatorul pagubit;

d) s-a incheiat o clauza de neconcurenta cu fostul salariat, astfel incat unele obligatii contractuale supravietuiesc.

Sursa foto: www.pexels.com