Productivitatea muncii - 3 lucruri esentiale pe care oricine trebuie sa le stie

Sfaturile de mai jos iti vor fi mai mult decat utile.

Foloseste programe care sa-ti simplifice munca

A fi productiv nu este despre a castiga timp, cu scopul de a munci mai mult. Te straduiesti sa fii eficient cand lucrezi, pentru a-ti ramane cat mai mult timp pentru lucrurile preferate pe care iubesti sa le faci si pentru a-ti petrece timp cu persoanele importante din viata ta.

Astazi, datorita evolutiei tehnologice, exista o varietate de programe pe piata menite sa automatizeze si sa reduca astfel timpii petrecuti de tine in fata PC-ului.

Indiferent de domeniul in care lucrezi, de departamentul in care te afli, au fost create programe care fluidizeaza procesele de lucru, care organizeaza informatia, reduc eroarea umana, elimina actiunile repetitive, de rutina.
 

Fie ca esti in departamentul contabilitate, juridic, in cel de vanzari, administrativ si lista continua, un software dedicat nisei in care activezi raspunde tuturor cerintelor tale de zi cu zi.

Ca de exemplu, un program profesional de contabilitate ofera controlul facil al facturilor, chitantelor, documentelor fiscale. Utilizatorul gestioneaza rapid, are o buna imagine de ansamblu, emite rapoarte in timp scurt, prin urmare castiga timp, devine productiv.

Gestioneaza sedintele eficient

Foarte multe sedinte se pot solda cu o mare pierdere de timp, de reusurse umane (daca sunt implicati mai multi angajati) si deci implicit si de bani.

Daca esti in postura in care ai control asupra modului de desfasurare al intalnirilor din sala de sedinte, atunci tine cont de cateva sfaturi:

• realizeaza intalnirile in picioare, in felul acesta sedinta nu va dura prea mult

• stabileste o agenda pentru intalnire; trimitele-o participantilor inainte de intrevedere, astfel incat sa aiba timp sa se gandeasca si sa vina cu raspunsuri; in acest mod se pastreaza focusul clar al intalnirii si se diminueaza sansele ca discutia sa alunece spre subiecte tangentiale;

• acorda o limita de timp pentru fiecare subiect, astfel participantii vor dori sa ajunga rapid la concluzii, fara a mai pune accent pe conversatiile critice;

• invita doar persoane care sunt absolut necesare in acea sedinta, altfel vei consuma in mod inutil din resursele companiei.

Incepe cu ce este cel mai greu

Cu siguranta pe lista ta exista un task de care ti-e greu sa te apuci, care este dificil, complex, important. Daca il ataci pe acesta prima data, atunci vei fi linistit si fara grija in restul zilei.

Cand incepi sa lucrezi la un task valoros, in mod automat vei fi motivat sa continui. Mintea ta iubeste sa fie ocupata cu sarcini semnificative, cele care pot face intr-adevar diferenta.

Principiul Pareto, denumit asa dupa numele fondatorului sau, economistul italian Vilfredo Pareto, spune ca: 20% din activitatile tale vor reprezenta 80% din rezultatele pe care le ai, 20% dintre clienti vor reprezenta 80% din vanzari, 20% din produse sau servicii vor reprezenta 80% din profit, 20% din task-urile tale vor reprezenta 80% din valoarea a ceea ce faci si asa mai departe.

Astfel, pe o lista de 10 task-uri, unde fiecare poate dura la fel pentru a fi dusa la indeplinire, una sau doua dintre ele vor aduce de 5 sau 10 ori mai multa valoare decat oricare dintre celelalte. Acesta este task-ul complex, de valoare, de care nu trebuie sa te feresti, de aici si titlul popularei carti, Eat that frog!