Achizitii si logistica: Cat de mare trebuie sa fie baza de date cu furnizori?

Achizitii si logistica: Cat de mare trebuie sa fie baza de date cu furnizori? achizitiilogisticafurnizoribaza de date

Pareto spunea ca 80% din veniturile companiei vin de la 20% dintre clienti. De asemenea, in achizitii, 80% din comenzile de materie prima sau produse/servicii sunt onorate de 20% din furnizorii dumneavoastra. Intrebarea "Cat de mare trebuie sa fie baza mea de date cu furnizori?" chinuieste fiecare responsabil de achizitii si logistica.

Raspunsul, va avertizez, nu este niciodata sigur pentru ca variaza in functie de foarte multi factori pe care, oricat de mult ati dori, nu-i puteti controla. Principala problema pe care trebuie sa o rezolvati insa in ceea ce priveste baza de date cu furnizori nu este numarul acestora. Mult mai important este sa gasiti furnizorii corespunzatori comenzilor interne pe care le primiti. Accentul pe calitate este o componenta de baza a achizitiilor moderne.

3 metode moderne de lucru

Nu va ganditi la baza de date ca fiind, neaparat, o structura complexa in care fiecare furnizor este descoperit dupa minute intregi de filtre complicate. Cu cat accesul este mai simplu, mergandu-se de la informatiile simple la cele avansate, cu atat baza este mai eficienta. Pentru a avea succes in toate procesele de achizitii pe care le initiati, este foarte important sa luati in calcul aceste 3 metode moderne de lucru:

- sa cresteti numarul furnizorilor,
- sa scadeti numarul furnizorilor,
- sa mentineti numarul furnizorilor.
Asadar, nu e la mijloc nici o ecuatie cu 2 sau 3 necunoscute, ci doar o strategie simpla de urmat in monitorizarea furnizorilor.

Sfatul consultantului
Furnizorul este, deopotriva, prietenul si dusmanul dumneavoastra. Va scoate din incurcatura de multe ori, dar, in acelasi timp, prin inflexibilitatea sa legata de anumite preturi sau termene de livrare, va pune in dificultate in relatia cu clientii interni. A "jongla" cu furnizorii, mergand pe ideea unei baze de date cuprinzatoare, poate fi, de multe ori, o solutie ideala. Nu uitati, totusi, ca nu exista nimic ideal, cu atat mai putin o baza de date cu furnizorii.

Cresteti numarului furnizorilor

Mai putin nu inseamna de fiecare data mai bine (mai putine probleme de comunicare sau calitate crescuta a serviciilor). Este posibil ca mai putin sa insemne, de fapt,... insuficient. Iar insuficient inseamna stres si zile grele la birou. Cu siguranta, ati incercat sa folositi unul dintre furnizori de pe un anumit domeniu si pe un altul, relativ conex. Ideea nu e rea deloc si este foarte comoda, dar practica spune ca doi furnizori, fiecare bun pe cate un segment, inseamna mai multa eficienta decat un singur furnizor care, orice s-ar spune, nu poate face fata perfect in ambele sectoare.
Puneti-va o intrebare foarte simpla: "in ce zone nu sunt suficient de bine acoperit, unde ar trebui sa mai am cel putin un furnizor, fie si de rezerva?". Daca raspunsul la intrebare se traduce printr-o nevoie de noi furnizori, atunci porniti activitatea de identificare si selectie a acestora. O baza de date cu mai multi furnizori este, in aceasta situatie,  solutia castigatoare.

Scadeti numarului furnizorilor

Asa cum spuneam, fiecare caz este unul particular. Daca lucrurile au inceput sa nu mai mearga la fel de bine in departamentul dumneavoastra, este foarte posibil ca numarul prea mare de furnizori sa fie de vina. In aceste conditii, renuntarea la unii dintre ei va poate scuti de multa munca in van si, in acelasi timp, de discutii de genul: "Nu ti-am dat comanda pentru ca am avut oferte mult mai bune!". "Ce oferte?". Sunteti cel care comanda si nu trebuie sa va justificati. Pe banii dumneavoastra luati ce vreti, ca la magazin sau, desi comparatia poate parea deplasata, ca la piata. Dumneavoastra va alegeti furnizorul de rosii sau de castraveti si nu trebuie sa oferiti prea multe justificari.

Cel mai greu lucru in viata este sa spunem NU. Nu va place sa recunoasteti, dar asa este, nu? Cautam tot felul de modalitati de a ocoli un raspuns negativ, de a da o veste proasta. Nu va complicati cu furnizorii! Cand doriti sa reduceti numarul acestora, faceti o mega-evaluare, trimiteti niste chestionare pe care nici macar cel mai competent sociolog nu le poate intelege, si apoi transmiteti decizia dumneavoastra de a pune colaborarea pe stand-by pentru o anumita perioada.

Atentie!
In popor exista o vorba: "E bine ca intotdeauna sa-ti lasi loc de buna ziua!". Nu spuneti "la revedere" unui furnizor decat daca v-ati asigurat ca baza dumneavoastra de date poate prelua rapid orice comanda interna. Daca sunteti nevoiti sa va intoarceti la cel pe care tocmai l-ati... repudiat, imaginea dumneavoastra va fi serios sifonata. Asadar, mare atentie!

Mentineti numarul furnizorilor

Cea mai simpla si, in acelasi timp, cea mai complicata metoda. Daca totul merge bine, atunci nu trebuie sa modificati nimic. Ca in sport, unde echipa castigatoare nu se schimba niciodata, si in cazul dumneavoastra, un grup de furnizori care formeaza baza de date poate ramane acelasi pentru o buna perioada de timp. Sunt manageri foarte speriati de schimbare, care se roaga in fiecare dimineata, mergand spre serviciu, ca nimic sa nu intervina intr-o rutina pe care au creat-o si care da rezultate. Managerul modern este insa dinamic, iar dumneavoastra trebuie sa fiti un astfel de manager. Rutina nu duce la progres, poate, cel mult, la o supravietuire convenabila pentru toate partile.

Mentineti echilibrul in baza de date, pastrand constant numarul furnizorilor. Asta nu inseamna totusi ca trebuie sa acceptati parteneri care incep sa devina neseriosi sau care cresc excesiv preturile! Mentinerea numarului furnizorilor inseamna, in acelasi timp, si o lista cu "rezerve" care de-abia asteapta sa intre in joc. De multe ori, rezultatele acestor rezerve le depasesc clar pe cele ale senatorilor de drept. Asa ca e bine sa aveti... rezerve fata de mentinerea numarului de furnizori din baza de date.

Sfatul consultantului
Nu veti avea niciodata o lista completa de furnizori de calitate daca nu cautati permanent. in fiecare luna intra noi si noi companii pe piata, multe dintre ele cu renume international. Nu va costa nimic sa le testati pentru cateva saptamani. Puteti scoate de aici importante reduceri de costuri, cresteri de calitate sau reducerea timpilor de livrare. Cu toate beneficiile ce decurg de aici pentru dumneavoastra.

Diana Campeanu este consultant in achizitii si logistica, cu experienta in companii precum Ipsos Interactive, ODS-Business Solutions, Philip Morris sau Orange.