6 pasi simpli pentru scrierea procedurilor operationale

Dezorganizarea din interiorul unei companii este cauzata, adesea, de faptul ca personalul nu detine cunostintele sau instrumentele necesare pentru a-si indeplini sarcinile intr-un mod eficient. Pentru a preveni sau a rezolva problema dezorganizarii, este esential ca orice companie sa isi documenteze cu acuratete politicile si procesele interne si sa transmita aceste cunostinte, mai departe, angajatilor sai.

O metoda practica in acest sens este crearea de proceduri operationale. Procedurile operationale sunt instructiuni scrise care detaliaza, pas cu pas, modul in care ar trebui sa se desfasoare diferite activitati din cadrul unei organizatii, indiferent ca vorbim despre o firma de dimensiuni mici sau de o companie cu sute de angajati.

Pe langa organizarea mai eficienta a activitatilor, utilizarea procedurilor operationale aduce multiple alte beneficii unei companii. Pe scurt, printre cele mai importante beneficii se numara:

• pastrarea si transmiterea facila a cunostintelor organizationale;

• implementarea rapida a policilor companiei;

• promovarea celor mai bune practici;

• reducerea costurilor;

• cresterea ratei de conformitate cu politicile companiei;

• cresterea productivitatii si indeplinirea mai rapida a obiectivelor.

Cum se scrie o procedura operationala?

Conceperea unor proceduri operationale clare si eficiente necesita documentarea cu atentie a politicilor si activitatilor companiei. Procesul de documentare poate fi impartit in mai multi pasi, care va vor ajuta sa va organizati ideile pentru a pregati cele mai relevante proceduri:

Pasul 1: Definirea scopului procedurii operationale

In primul rand, este necesar sa decideti care este scopul procedurii operationale pe care intentionati sa o scrieti. Definirea unui scop va va ajuta sa creati o procedura care raspunde cat mai bine nevoilor angajatilor.

De exemplu, sa presupunem ca scrieti o procedura operationala care vizeaza integrarea noilor angajati in compania dvs. Procedura va descrie, detaliat, activitatile standard pe care compania le desfasoara pentru a se asigura ca noii angajati isi vor putea prelua sarcinile cat mai rapid (activitati administrative, de orientare, training, etc.).

De asemenea, procedura va specifica ordinea activitatilor, durata acestora (unde se aplica), precum si persoana sau departamentul responsabil pentru fiecare dintre aceste activitati.

Pasul 2: Definirea audientei

Acesta este un aspect foarte important in scrierea unei proceduri operationale deoarece va va ajuta sa decideti ce informatii veti include in textul procedurii. In acest pas, este util sa raspundeti la urmatoarele intrebari:

• Cui se adreseaza procedura pe care o scrieti?

• Caror angajati sau carui departament NU li se aplica procedura?

• Ce documente sau instrumente de lucru trebuie sa mentionati sau sa explicati in cadrul procedurii?

Pasul 3: Consultarea cu personalul

Scriind o procedura operationala despre o activitate pe care nu o cunoasteti indeaproape, riscati sa omiteti detalii importante. Prin urmare, pentru a scrie o procedura corecta si completa, este important sa va consultati cu personalul care desfasoara activitatea pentru care scrieti procedura. Simultan, veti avea si oportunitatea de a evalua si imbunatati modul de desfasurare a activitatilor vizate de procedura.

Pasul 4: Verificarea documentatiei deja existente

Inainte de a incepe sa scrieti procedura, verificati daca activitatile pe care aceasta le va descrie sunt deja documentate sub o forma sau alta. Veti putea folosi continutul deja existent pentru a crea o procedura noua si, la fel ca in pasul anterior, veti avea ocazia sa revizuiti si sa imbunatatiti procesele interne ale companiei.

Pasul 5: Alegerea unui format

O procedura operationala poate lua mai multe forme, in functie de complexitatea activitatilor pe care le descrie:

• Lista simpla: procedura descrie pasii concreti prin care se realizeaza sarcinile simple, repetitive, care nu variaza de la un caz la altul (de exemplu: pasii necesari inregistrarii documentelor intr-un registru).

• Ierarhie: acest format este util in cazul procedurilor operationale mai complexe, care pornesc de la o idee de ansamblu si se ramifica in mai multe activitati detaliate.

• Flowchart: este formatul utilizat in cazul activitatilor cu mai multe scenarii posibile, prin care angajatii sunt ghidati in functie de conditii si circumstante specifice.

Documentarea si organizarea informatiilor intr-un format anume nu este, intotdeauna, o sarcina usoara. Pentru a economisi timp, energie, si costurile cu angajarea de personal specializat pe proceduri, multe companii utilizeaza un sablon oferit de un sistem de management al procedurilor operationale, ce simplifica sarcina scrierii de proceduri.

Pasul 6: Evaluarea procedurii

Inainte de diseminarea unei proceduri complexe in interiorul organizatiei dumneavoastra este necesar sa va asigurati ca informatiile prezentate sunt complete si corecte. In acest sens, cereti din nou sprijinul personalului caruia i se adreseaza procedura – angajatii o vor utiliza in activitatea lor si, prin urmare, procedura trebuie sa aiba sens pentru ei. Folosind recomandarile acestora puteti completa „golurile” de informatie din textul initial al procedurii.

Pe masura ce compania se dezvolta, va aparea nevoia de proceduri operationale noi, iar procedurile deja existente vor necesita revizuiri periodice. Un sistem de gestionare a procedurilor este esential in acest sens. De ce? Sistemul va ofera acces rapid pentru consultarea oricarei proceduri si faciliteaza crearea, modificarea, si comunicarea rapida a procedurilor catre personal.

Pe scurt, acest lucru inseamna ca veti petrece mai putin timp modificand si scriind proceduri operationale, si veti avea mai mult timp si resurse sa va concentrati pe obiectivele importante ale companiei.