Business Process Management, in era digitala - 4 avantaje pentru compania ta

O solutie care poate fi implementata de catre manageri in acest context este Business Process Management (BPM) – o strategie pe termen lung care monitorizeaza constant procesele de afaceri cu scopul de a le optimiza. 

Aplicat corect, cu ajutorul exemplelor din acest articol, BPM poate contribui semnificativ la dezvoltarea unui business datorita capacitatii sale de a adapta si de a imbunatati procesele continuu pentru a raspunde cerintelor pietei. 

Descopera in continuare care sunt principalele sale avantaje si cum le poti obtine.

1. Optimizarea fluxului de lucru si cresterea eficientei

Unul dintre principalele avantaje pe care le poti obtine prin implementarea conceptului de Business Process Management este optimizarea fluxului de lucru si, implicit, cresterea eficientei in cadrul companiei tale. Daca te intrebi cum poti obtine toate acestea, raspunsul e urmatorul: 

• identificarea ineficientelor;
• imbunatatirea fiecarui proces in parte;
• masurarea performantei.

Pentru identificarea ineficientelor este necesar sa analizezi in detaliu fiecare proces de business, inclusiv timpul, resursele financiare si umane necesare. Ulterior, pentru optimizarea fiecarui proces si automatizarea sarcinilor repetitive te poti folosi de datele colectate ca sa implementezi software-urile potrivite. In aceasta etapa, pentru a te asigura ca iei deciziile potrivite, poti sa apelezi la expertiza specializata. 

De exemplu, daca esti un antreprenor in domeniul transporturilor, ai putea sa investesti in solutii software specializate pentru:

• gestionarea flotei;
• planificarea rutelor;
• monitorizarea livrarilor;
• optimizarea utilizarii resurselor. 

Pentru toate acestea, pe langa consultanta specializata, este important sa te asiguri ca dispui si de resursele financiare complete de care vei avea nevoie.

• Daca ai cel putin 12 luni de activitate, poti sa apelezi la o institutie financiara nebancara (IFN) pentru a accesa un credit pentru companii. Suma maxima pe care o poti obtine este de 1.000.000 RON, cu o perioada de rambursare de pana la 36 de luni pentru capital de lucru, 48 de luni mixt si 60 de luni pentru investitii. 
• Daca ai nevoie de mai putin, pana in 100.000 RON, ii poti obtine 100% online, in timp ce pentru creditele care depasesc aceasta suma, vei beneficia de sprijin din partea unui consultant. 
• Daca ai nevoie de un imprumut si mai mic, de pana in 35.000 RON, il poti accesa tot online, doar cu ajutorul extrasului de cont.
• Indiferent de optiune, dobanda este variabila, in functie de valoarea ROBOR la 6 luni, iar daca intr-o luna nu poti sa platesti rata din cauza unui eveniment neprevazut, poti sa amani rambursarea cu 30 de zile, o singura data pe durata creditului, daca ai un comportament bun de plata.

Dupa implementarea solutiilor, pentru un Business Process Management complet, este important sa masori si performantele obtinute pentru a te asigura ca investitiile de timp si bani sunt profitabile. Pentru a face asta, poti sa stabilesti cativa indicatori cheie de performanta, cum ar fi:

• randamentul proceselor raportat la nivelul de productie;
• resursele consumate;
• nivelul de calitate al produselor obtinute comparativ cu cel anterior;
• performanta angajatilor.

2. Procese scalabile si transparenta decizionala

Pentru ca Business Process Management presupune analiza si gestionarea atenta a proceselor oragnizationale, acest aspect iti ofera o vizibilitate sporita asupra tuturor proceselor din compania ta. Astfel, poti identifica acele procese care sunt scalabile si iti poti implica echipele in dezvoltarea lor. Insa, pentru asta, ai nevoie de transparenta in ceea ce priveste comunicarea si deciziile interne.

Sa pornim de la exemplul de mai sus in care am mentionat optimizarea proceselor de gestionare a flotei si planificarea rutelor. Daca in prezent oferi servicii de livrare doar pe teritoriul Romaniei, optimizand aceste procese, iti poti scala afacerea prin oferirea unor servicii de livrare externe.

De exemplu, optimizarea gestionarii flotei poate duce la reducerea timpilor de inactivitate a autovehiculelor, ceea ce iti va permite sa raspunzi mai eficient la noi cereri de livrare chiar si din afara tarii. 

Acelasi lucru se aplica si in cazul unei planificari mai bune a rutelor. Utilizarea algoritmilor de planificare a rutelor iti permite sa optimizezi traseele de livrare, costurile si timpii de livrare. Toate acestea contribuie la extinderea serviciilor de livrare catre destinatii internationale.

Totusi, iti reamintim ca scalabilitatea afacerii tale nu poate avea loc fara implicarea angajatilor. De aceea, este important sa promovezi o cultura a transparentei si a colaborarii. Din fericire, Business Process Management are o implicare si in acest aspect, deoarece presupune documentarea si monitorizarea proceselor, precum si folosirea unor solutii online care ofera acces instant tuturor angajatilor la informatii relevante.

3. Reducerea costurilor

Un alt avantaj al Business Process Management, care vine in principal din automatizarea proceselor si optimizarea utilizarii resurselor, este reducerea costurilor.

De exemplu, prin automatizarea proceselor de productie poti reduce erorile umane in ceea ce priveste calitatea produselor si timpul petrecut pentru obtinerea cantitatii de produse necesare. In cazul in care, ipotetic vorbind, 5% din productia de produse inregistreaza defecte, acest lucru inseamna nu numai risipa de timp, ci si de resurse materiale si umane. 

In acest sens, automatizand procesele repetitive, poti creste calitatea produselor si poti optimiza timpul si resursele folosite. Mai mult decat atat, investitiile in automatizare iti pot oferi ocazia de a folosi resursele umane in procese de business care necesita gandire analitica si decizii strategice pentru dezvoltarea businessului.

4. Cresterea gradului de satisfactie a clientilor

Pentru ca, odata cu optimizarea proceselor ar creste si calitatea produselor sau serviciilor oferite, automat creste si gradul de satisfactie a clientilor. Insa, Business Process Management nu se limiteaza doar la atat. 

Iata ce mai poate face pentru imbunatatirea satisfactiei clientilor:

• personalizeaza experienta de cumparare prin utilizarea datelor si analizelor predictive de piata;
• reduce timpul de asteptare prin automatizarea proceselor de preluare a comenzilor si de gestionare a reclamatiilor;
• diminueaza timpul de livrare prin gestionarea eficienta a comenzilor;
• imbunatateste comunicarea prin folosirea unui chat bot bazat pe inteligenta artificiala (IA).

Concluzionand, in contextul rapid al transformarii digitale, implementarea unei strategii de Business Process Management devine esentiala pentru orice antreprenor care isi doreste un business sustenabil si competitiv pe termen lung. Foloseste-te si tu de informatiile din acest articol si implementeaza BPM in afacerea ta.

Sursa foto: Shutterstock