Conform legislatiei din Romania, orice societate trebuie sa aiba un sediu social inregistrat la Registrul Comertului si publicat in Monitorul Oficial. Acesta poate fi amplasat in orice localitate din tara, inclusiv la adresa de domiciliu a unuia dintre fondatori. Sediul social serveste drept punct oficial de corespondenta, fiind locul unde compania primeste documentele oficiale si comunicarile din partea autoritatilor si a altor institutii.

Caracteristicile esentiale ale sediului social

Conform legislatiei din Romania, sediul social trebuie sa indeplineasca anumite criterii:

• adresa sediului social trebuie sa fie specificata in actul constitutiv al societatii si inregistrata la Registrul Comertului;
• acesta trebuie sa fie situat pe teritoriul Romaniei;
• sediul social are un rol esential in stabilirea legislatiei aplicabile firmei, in desemnarea organelor de conducere si in determinarea competentei instantelor in caz de litigii;
• trebuie sa fie un spatiu fizic clar identificabil si accesibil;
• din punct de vedere fiscal, sediul social influenteaza obligatiile de plata ale companiei, inclusiv impozitele si taxele locale sau nationale;
• daca sediul social se afla intr-un imobil, firma trebuie sa detina un drept legal de utilizare a acestuia, fie printr-un contract de inchiriere, comodat sau prin drept de proprietate;
• schimbarea sediului social al firmei necesita actualizarea informatiilor in actele oficiale si inregistrarea noii adrese la Registrul Comertului.

Important! Sediul social trebuie sa fie intr-un imobil existent, autorizat si cu documente legale care atesta dreptul de proprietate. Nu poate fi stabilit pe un teren fara constructii.

Pasii necesari pentru stabilirea sediului social al unei societati

Pentru a inregistra sediul social al unei firme in Romania, trebuie parcursi urmatorii pasi:

1. Selectarea adresei pentru sediul social – Aceasta trebuie sa fie o locatie valida, care sa permita primirea corespondentei oficiale si sa fie conforma cu reglementarile legale.
2. Dovedirea dreptului de utilizare a spatiului – Daca firma detine imobilul, este necesara prezentarea actelor de proprietate. In cazul in care spatiul este utilizat prin inchiriere sau comodat, trebuie incheiat un contract valabil care atesta dreptul de folosinta.
3. Redactarea actului constitutiv – Daca societatea este nou-infiintata, actul constitutiv trebuie sa includa detalii despre sediul social si sa respecte cerintele legale pentru inregistrarea la Registrul Comertului.
4. Depunerea documentatiei la Registrul Comertului – Toate documentele necesare trebuie transmise catre Registrul Comertului pentru validare si inregistrare oficiala.
5. Obtinerea autorizatiilor necesare – In functie de domeniul de activitate al firmei, pot fi necesare avize sau autorizatii suplimentare de la institutiile competente.  

Ce trebuie sa stii daca vrei sa schimbi sediul social in alt judet

Mutarea sediului social al firmei intr-un alt judet implica mai multe formalitati legale, deoarece aceasta modificare presupune transferul inregistrarii societatii la un nou oficiu al Registrului Comertului. Iata principalele aspecte de care trebuie sa tii cont:

Inregistrarea firmei in noul judet si radierea din judetul anterior

Schimbarea sediului social in alt judet necesita:

• inscrierea firmei la Registrul Comertului din judetul in care va fi stabilit noul sediu social;
• radierea firmei din Registrul Comertului al judetului unde era inregistrata anterior.

Acest proces asigura actualizarea informatiilor legale si fiscale ale companiei.

Verificarea si rezervarea denumirii firmei

Inainte de a depune cererea pentru schimbarea sediului social, este obligatoriu sa verifici daca numele actual al firmei este disponibil la nivel national. Daca denumirea firmei nu a fost rezervata anterior la nivel national, trebuie sa soliciti aceasta verificare si rezervare.

Ce se intampla daca denumirea firmei nu este disponibila?

Daca in urma verificarii se constata ca numele firmei nu este disponibil in noul judet, procedura de schimbare a sediului social va fi amanata. In acest caz, va trebui sa modifici si denumirea companiei inainte de a continua procesul.

La infiintarea unei firme, ai libertatea de a alege sediul social in orice judet din Romania. Totusi, daca ulterior decizi sa iti schimbi sediul social intr-un alt judet, trebuie sa te asiguri ca respecti toate cerintele legale mentionate anterior. Acest proces implica transferul inregistrarii firmei la Registrul Comertului din noul judet, radierea din judetul anterior, precum si verificarea si rezervarea denumirii firmei, daca nu a fost deja inregistrata la nivel national. Pentru o tranzitie fara probleme, este recomandat sa te informezi din timp si sa consulti un specialist in domeniu.