Cum sa alegi cea mai buna solutie de business email pentru afacerea ta

Cum sa alegi cea mai buna solutie de business email pentru afacerea ta Cand incepi sa iti construiesti afacerea, unul din primii pasi pe care trebuie sa ii faci este sa investesti intr-un domeniu custom pentru adresele tale de email.


Da, pare un detaliu mic, dar aceste adrese vor fi adeseori primul punct de contact cu brand-ul tau. Iti doresti sa transmiti instant incredere, iar un email profesional (contabilitate@business.ro) exact asta face.

Astfel ai nevoie de un plan de gazduire email pentru conturile tale, un plan care sa iti permita crearea de adrese personalizate si sa stocheze mesajele primite. Acest plan controleaza totul de la viteza cu care sunt trimise mesajele pana la dimensiunea atasamentelor pe care le poti trimite sau primi. De exemplu, daca trebuie sa trimiti fisiere mari, asigura-te ca serviciul accepta fisiere atasate mai mari de 10MB.

Pregatit sa iti creezi un business email? Atunci trebuie sa definesti criteriile care iti asigura cea mai buna alegere.

Nevoile din prezent si nevoile din viitor

Chiar daca va aflati la inceput de drum, trebuie sa definesti cateva elemente pentru alegerea unui abonament de gazduire mail:

• de cate adrese de email aveti nevoie
• care este rata de crestere preconizata in privinta numarului de angajati
• care este bugetul disponibil pentru infrastructura IT
• ce dispozitive suplimentare vor fi integrate in sistemul de comunicare: smartphones, tablete, desktop-uri work from home, etc.

Odata de ai determinat care sunt cerintele companiei tale, le poti folosi ca punct de referinta pentru evaluarea furnizorilor de pe piata. Verifica daca acestia se pot adapta nevoilor tale de scalare, diversitatii de dispozitive, integrarii cu platforme diferite si alte cerinte tehnice.

Asigura-te ca oferta nu are clauze ascunse sau ca limiteaza flexibilitatea operatiunilor voastre – cum ar fi imposibilitatea subdomeniilor speciale pentru anumite departamente (vanzari, financiar, suport).

Cand alegi un furnizor de email va trebui sa pui in echilibru ce functionalitati iti pune la dispozitie cu costurile lunare/anuale. Astfel vei putea scala atunci cand ai nevoie si sa platesti numai ce utilizezi: conturi de utilizator, spatiu de stocare, functionalitati, etc.

Disponibilitate si securitate

Pentru cele mai multe afaceri email-urile sunt sursa primara de lead-uri si vanzari. De aceea, inbox-ul trebuie sa fie disponibil si functional 24/7 si ai nevoie de un furnizor care sa ofere servicii neintrerupte atunci cand vine vorba de corespondenta electronica.

Ideal acesta are un SLA – Service Level Agreement – pe disponibilitatea serviciului: cu cat el iti poate repune in functiune mai rapid in inbox-ul, cu atat afacerea ta va fi mai putin afectata in caz de intrerupere. Din punct de vedere al rezilientiei: afla care este planul de backup al furnizorului – in caz de problema majora trebuie sa te bucuri de acces la toate mesajele din inbox cat mai repede.

De asemenea, s-ar putea ca in interactiunile afacerii tale sa existe schimburi de date cu caracter personal – mai ales daca este vorba de achizitii online sau date pentru completarea contractelor de servicii. De aceea, este important sa afli cum furnizorul te protejeaza de scurgerile de date si accesul neautorizat.

Alegerea potrivita pentru tine

Cele mai accesibile planuri de hosting pentru email pot incepe de la cativa euro pe luna, dar alegerea trebuie facuta in functie de cerintele tale specifice.

• determina daca poti gazdui inbox-ul pe un server shared sau ai nevoie de acces la un mediu virtual sau chiar un server privat alocat exclusiv mesajelor afacerii tale
• asigura-te ca functiile incluse iti ofera un inbox eficient si fiabil
• cauta o interfata usor de inteles si folosit chiar si de persoane atehnice
• verifica disponibilitatea serviciului prin Webmail – acces rapid la inbox din browser fara o aplicatie
• implementeaza autentificarea in 2 pasi pentru a elimina accesul neautorizat
• afla care sunt filtrele spam implementate pentru a evita mesaje nedorite

Emailurile pot fi cele care castiga clienti noi si intretin parteneriate pe termen lung. Exista o multime de configuratii si furnizori din care poti alege – tot ce trebuie sa faci este sa intelegi notiunile de baza si sa folosesti cerintele proiectului tau pentru a alinia furnizorul la obiectivele afacerii tale.