Al doilea cel mai important om dintr-o firma

Tags: secretaraasistent manageratributii secretara

Secretara. Multi o privesc doar ca pe un paznic nemilos de care trebuie sa treaca pentru a ajunge la sef, dar nu isi dau seama de un lucru altminteri evident: secretara inseamna "ochii si urechile" firmei. Da, pe la secretara trece totul, motiv pentru care ea are o perspectiva de ansamblu unica asupra firmei si, ca urmare, poate oferi solutii care sefului ii scapa.

Se poate spune chiar ca secretara este un fel de copilot al fimei. Si, la fel ca in aviatie, copilotul este la fel de important ca pilotul. Secretara nu e doar fata draguta care duce cafeaua sefului si musafirilor lui sau care poate dactilografia 40 de cuvinte pe minut. O secretara in adevaratul sens al cuvantului este o persoana inteligenta care:

• poate tine in ordine 4 metri cubi de documente, astfel incat acestea sa fie mereu accesibile;

• indeplineste rapid si eficient sarcini diverse, de la rezervari de bilete de avion si pregatirea unei prezentari in Power Point pana la editarea de rapoarte complexe, gestionarea facturilor sau coordonarea muncitorilor veniti sa zugraveasca firma;

• “filtreaza” cu politete toate convorbirile si vizitele, astfel incat la sef sa ajunga doar solicitantii cu treburi cu adevarat importante, care merita atentia sa;

•  invata cu usurinta lucruri noi, proceduri noi;

• stie sa pastreze informatiile confidentiale;

• stie sa asculte, sintetizeaza elementele semnificative, identifica cu precizie problemele, se concentreaza asupra solutiilor;

• poate sustine discutii cu parteneri straini in una-doua limbi de circulatie internationala;

• este o buna cunoscatoare si interpreta a limbajului trupului;

• constituie o “carte de vizita” perfecta pentru firma, atat ca aspect fizic, comunicare telefonica, abilitati profesionale, dat fiind ca este prima persoana cu care vin in contact cei din afara firmei.

Sunteti secretara sau cochetati cu ideea de a deveni secretara?
Iata cateva sfaturi utile!

Un fapt verificat statistic: managerii petrec circa o treime din timpul lor de lucru in sedinte si intalniri diverse. Ca urmare, mare parte din timpul dvs., ca secretara, va fi alocat pregatirii si gestionarii eficiente a acestor sedinte si intalniri. Iar aceasta pregatire si gestionare eficienta inseamna si unele mici trucuri:

1) Puneti un mic ceas de masa undeva unde sa fie vazut doar de seful dvs., coordonatorul sedintei. Prin aceasta eliminati nevoia lui de a se uita din cand in cand la ceasul de mana, fapt care ii poate irita pe participanti.

2) Cine primeste primul ceasca de cafea? Vizitatorul, apoi seful. Daca sunt mai multi vizitatori, cel mai inalt in rang o primeste primul, apoi ceilalti vizitatori, iar seful - ultimul.

3) Trebuie sa primiti oaspeti straini, cu alte obiceiuri culturale, si va e frica sa nu faceti vreo gafa? Vizualizati in minte, cu ceva timp inainte, intreaga intalnire, de la intampinarea oaspetilor pana la plecarea acestora, vedeti unde ar putea aparea probleme si apoi documentati-va dintr-un ghid sau de pe Internet.

4) La plecare, vizitatorii pot avea intrebari privind traficul, vremea in urmatoarele ore si multe altele. Daca le oferiti raspunsuri clare, pe care se pot baza, ei vor fi foarte multumiti. Iar ultima impresie ramane mult timp in memorie, de aceea ea trebuie sa fie cat mai buna.

Un aspect foarte important!

Nimic nu este mai util decat sa va notati pe hartie orice aveti de rezolvat. Dar cum sa evitati ca o bucatica de hartie sa se amestece printre lucrarile voluminoase sau sa alunece undeva si sa devina de negasit?  Cunoasteti, desigur, sentimentul: “Mai era o chestie, am notat-o pe undeva. Dar unde o fi biletelul?”.

Singura solutie ca sa nu mai trebuiasca sa cautati mereu hartiute si biletele este sa va obisnuiti sa scrieti totul, dar absolut totul, pe un blocnotes special destinat acestui scop, pe care sa-l aveti intotdeauna langa dvs. Daca veti fi nevoita la un moment dat sa va notati ceva pe o bucata de hartie separata, transcrieti cu prima ocazie informatia in blocnotes.

Blocnotes-urile nu dispar atat de usor, va ofera mereu o imagine generala asupra a ceea ce mai aveti de rezolvat, iar problemele rezolvate taiati-le pur si simplu cu o linie.

Blocnotes-urile mai au si un alt aspect practic: puteti ca si dupa mai multe saptamani sa cautati in ele numere de telefon, adrese sau alte informatii pe care le-ati notat acolo. Cu siguranta, vi se mai intampla ca seful, dupa o saptamana de la un apel telefonic minor, sa va ceara sa luati legatura cu interlocutorul respectiv, al carui numar nu l-ati trecut in registrul cu numere de telefon. Dar pe care il mai aveti inca trecut in blocnotes.

Sunt multe asemenea aspecte care transforma o secretara intr-un om de baza, fara de care seful ar fi pierdut. Si, odata stapanite si gestionate cu profesionalism, aceste aspecte transforma postul de secretara intr-unul cu greutate, care aduce tot de isi poate dori un angajat de la cariera sa: prestanta, satisfactii profesionale majore si un salariu de top.