Un element care face minuni in management: deadline-ul

In urma cu 25 de ani, lucram la un post de radio. In fiecare dimineata, la ora 7.15, ma prezentam la redactie, aveam o scurta sedinta cu directoarea de programe (regretata Jana Gheorghiu), primeam un subiect de acoperit si un deadline: “Mihai, la ora 9.00 intri pe post!”.

Ce insemna asta? Insemna sa merg pe teren, adesea chiar in afara Bucurestiului, sa gasesc interlocutorii potriviti pentru subiectul meu, sa discut cu ei, sa scriu apoi un articol de cca 1 pagina, sa iau legatura telefonic cu redactia la ora 8.57, iar la ora 9.00 sa-mi citesc articolul in direct, dupa o scurta introducere facuta de moderator. Toate astea in cca o ora si jumatate.

Si mentionez faptul ca pe atunci nu existau telefoane mobile. In consecinta, ca sa imi fac relatarea trebuia sa gasesc un telefon public liber si functional (dificil lucru!) sau, mai sigur, sa intru intr-o institutie publica si sa conving portarul sau vreo secretara sa ma lase sa folosesc telefonul lor. (Mai tarziu am primit o statie de emisie-receptie si imi faceam treaba cu ea.)

Repet, aveam la dispozitie doar o ora si jumatate, din care mai mult de 30 de minute le pierdeam pe drum, alte 30-40 de minute (daca aveam noroc) erau alocate pentru gasirea si intervievarea interlocutorilor, astfel ca de multe ori imi ramaneau doar 5-10 minute pentru scrierea articolului. Si, cum-necum, il scriam. Si nu numai ca il scriam, dar chiar iesea foarte bine, dovada comentariile pozitive pe care le primeam cand ma intorceam in redactie.

Acum, daca nu am un deadline clar si foarte presant, scriu un text de 1 pagina in doua zile. Pur si simplu o lalai: ma gandesc ce subiect sa abordez, aleg ceva, ma razgandesc apoi de 5 ori, incep sa scriu, nu-mi place cum suna, ma opresc, ma fura un meci la televizor (scriu pentru manager.ro seara, in timpul liber) si uite asa trece timpul aiurea.

Practic nu fac decat sa ilustrez perfect Legea lui Parkinson, care spune ca “indeplinirea unei sarcini consuma intotdeauna TOT timpul alocat indeplinirii ei” sau, mai clar, “daca aloci 2 saptamani pentru o treaba pe care o poti face in 2 ore, o vei face fix in 2 saptamani”. Sau, intr-o formulare mai generala, "exista o tendinta naturala a oamenilor de a folosi pentru atingerea obiectivelor maximum de resurse care pot fi alocate". Iar “resurse” inseamna nu numai timp, ci si materiale, bani, personal.

Ca o paranteza, partea linistitoare este ca Legea lui Parkinson este valabila peste tot in lume, inclusiv in Occidentul pe care-l privim ca pe un model de harnicie, disciplina si eficienta. Natura umana este aceeasi peste tot, dovada si faptul ca Legea lui Parkinson a fost enuntata de un englez – istoricul Cyril Northcote Parkinson (1909-1993) – cel care a observat un fenomen oarecum bizar:

in orice organizatie de dimensiuni mari (agentie, institutie publica, firma privata sau de stat), numarul angajatilor este intotdeauna complet disproportionat in raport cu volumul muncii prestate. Cu alte cuvinte, prea multi angajati pentru cate sarcini sunt, in mod real, de indeplinit. Mai mult chiar, acest numar al angajatilor tinde sa creasca permanent, indiferent ca volumul de munca scade, creste sau dispare pur si simplu.

Revenind, mi se pare foarte util sa subliniez importanta deadline-ului pentru realizarea unei sarcini, mai ales daca sunteti manager si conduceti o echipa. Un deadline ferm, batut in cuie, face minuni si, lucru dovedit, stimuleaza adesea creativitatea si duce la gasirea de solutii formidabile, greu de identificat intr-o atmosfera mai relaxata.

Cu precizarea evidenta ca trebuie sa fie un deadline realist si care, foarte important, sa nu se “intersecteze” cu alte deadline-uri. A lucra la mai multe chestii in acelasi timp este o reteta sigura pentru a le face prost pe toate.

Sursa foto: www.pexels.com