de Manager.ro
la 16 Oct. 2014
Prin urmare este esential sa asiguram arhivarea corecta a documentelor si pastrarea in spatii autorizate care sa dispuna de dotari minime obligatorii (sprinkele, rafturi metalice, senzori de fum si foc, supraveghere video, software dedicat, etc) nu doar pentru evitarea sanctiunilor, ci mai ales pentru usurinta in utilizare.
Arhivarea unitara a documentelor
Pornind de la modul de arhivare al documentelor trebuie sa intelegem din start ca acesta poate varia de la o firma/institutie la alta, dar nu este recomandat sa varieze in cadrul unei companii de la un department la altul. Ideal este sa avem un mod unitar de organizare al documentelor intre coperti, fie ca discutam despre bibliroafturi/dosare de carton/alonje sau cutii de arhivare. Este la latitudinea fiecaruia dintre noi sa optam pentru una din variante si cade in sarcina noastra sa asiguram continuitatea in cadrul tuturor departamentelor companiei.
Pentru o buna arhivare a documentelor trebuie sa asiguram pe cotorul/coperta inregistrarii (a formei de organizare a documentelor intre coperti) un minim de informatii relevante pentru continut (ex. documente contabile, martie 2008) astfel incat sa putem reveni cu usurinta in orice moment la dosarul respectiv.
Din ratiunea accesarii rapide a documentelor si a regasirii facile, optim este sa folosim bibliorafturi intrucat permit scoaterea si returnarea rapida a documentelor dorite.
Depozitarea arhivei in conditii de siguranta
Tot legea 16/1996 vorbeste despre organizarea corecta a documentelor si indruma creatorii de arhiva sa asigure nu doar un mod corect de organizare a documentelor, ci si conditii propice depozitarii si conservarii pe termen lung.
Inainte de a ajunge sa depozitam arhiva intr-un spatiu special amenajat in acest sens si care sa dispuna de aviz eliberat de catre PSI si Arhivele Nationale trebuie ca documentele noastre sa parcurga anumite etape:
- Sa fie corect organizate in dosare/bibliorafturi si sa avem informatii pe coperta/cotor pentru usurinta in regasire ulterior depozitarii;
- Sa fie impachetate in cutii de arhivare special create pentru a conserva arhiva pe termen lung, iar impachetarea sa se asigure respectand nomenclatorul sau conditiile impuse de lege: pe departamente, tipuri de documente si ani calendaristici;
- Sa realizam un raport de continut preluand informatia de pe dosar intr-un sistem informatic pentru a pastra evidenta arhivei si a asigura distrugerea la timp a documentelor (conform legii).
Toate aceste etape ajuta companiile sa detina controlul asupra arhivei si sa scuteasca bani pe termen lung.
Rolul serviciior de arhivare profesionale
Important este sa intelegem si faptul ca serviciile de arhivare a documentelor sunt indispensabile oricarei companii, de la start-ul unui business, indiferent de profil sau domeniu de activitate, de complexitatea activitatilor intreprinse si de numarul de angajati. Sunt servicii care nu pot fi neglijate si nici amanate.
In conditii deficitare de arhivare si depozitare de documente apar riscuri iminente: inundatie/incendiu, pierderi financiare..
Cu totii invocam lipsa timpului in realizarea corecta a serviciilor de arhivare, lipsa personalului calificat sau a experientei in domeniu.
Solutia consta in externalizarea serviciilor de arhivare a documentelor catre profesionisti cu experienta in arhivistica.
Expunem o mica parte din beneficiile arhivarii documentelor si prestarii serviciilor de arhivare prin intermediul specialistilor in spatii dedicate:
- evaluarea gratuita a situatiei curente de catre un specialist in arhivistica;
- organizarea corecta a arhivei pentru asigurarea accesului rapid la documente;
- detinerea controlului asupra tuturor operatiunilor derulate prin delegarea reprezentantilor autorizati pe nivele de acces;
- pastrarea arhivei in spatii autorizate si avizate;
- reducerea costurilor pe termen lung;
Aceste eforturi cad in mod exclusiv in sarcina firmelor specializate in servicii de arhivare si management de documente, rolul clientului fiind sa asigure acces in arhiva si sa agreeze modul de lucru.
Pentru detalii despre serviciile de arhivare va indrumam catre site-ul Archivit unde veti putea vizualiza si imagini din singura cladire din Romania construita exclusiv cu scopul depozitarii arhivei.
Georgiana Bleotu, Madalina Jigmond -
Key Account Managers
Tel. 021.320.38.35
Email: sales@archivit.ro
Comentarii