ANALIZA: Trainingul este un centru de profit, nu o cheltuiala in plus

ANALIZA: Trainingul este un centru de profit, nu o cheltuiala in plus analizatraininginstruireprofitcentru de profitroiinvestitie

Unii sefi cred ca trainingul reprezinta o cheltuiala. Pe de alta parte, chiar daca unii directori stiu ca instruirea are valoare, foarte putine programe exploreaza oportunitatile acesteia.
Stim ca trainingul poate imbunatati productivitatea, satisfactia clientilor si vanzarile, dar cum putem calcula profitul rezultat in urma acestei investitii? Raspunsul este mai complex decat pare si poate fi explicat in mai multe etape. O revizuire a procesului i-ar putea ilumina insa pe unii lideri, care trebuie sa evalueze trainingul dincolo de aspectul material.

Recompensele abordarii amintite sunt multiple, spune Dan Bobinski de la workplace-excellence.com, care a instruit angajatii unor companii de renume din clasamentul Fortune 500. De exemplu, subliniaza Bobinski, analizele amanuntite ajuta companiile sa isi imbunatateasca structura trainingului; de asemenea, ele pot decide ce metode de instruire furnizeaza cel mai bun impact asupra evolutiei angajatilor. Calcularea ROI-ului (return on investment) aferenta programului de training poate justifica costurile acestuia si valideaza capacitatea sa de instrument de business.

Sa spunem deci de la inceput ca daca un sef doreste sa calculeze ROI-ul unui training, trebuie sa adopte aceasta decizie inainte de a incepe programul, deoarece datele preliminare pot fi comparate cu cele rezultate pe parcursul instruirii. Colectarea initiala a datelor se realizeaza cu ajutorul unor metode potrivite situatiei, dar poate include studii, chestionarii, interviuri, focus grupuri, observatii si teste.

Daca unul din factorii studiati va fi performanta, una din cele mai bune practici este infiintarea unui grup de control pentru training. Grupurile de control sunt formate din acei angajati care nu participa la training, astfel incat experienta lor acumulata dupa instruire le va servi drept baza fundament pentru grupurile "novicilor". In acest fel, orice diferenta de performanta intre cele doua grupuri poate fi atribuita trainingului, in care vom avea maxima incredere.

Este bine sa utilizam si un timeline, pentru a vedea unde ne situam. Gurul trainingurilor Donald Kirkpatrick a generat un prim model de evaluare in urma cu peste patru decenii, care a fost modificat odata cu trecerea vremii de expertul in ROI Jack Phillips. Mai exact, s-a adaugat componenta "amortizarea investitiei". Modelul invocat de Phillips pentru ROI-ul trainingurilor cuprinde cinci niveluri.

Nivelul 1: Reactie/Satisfactie: Care sunt reactiile participantilor fata de ceea ce au invatat si ce doresc sa faca in continuare cu informatiile acumulate?

Nivelul 2: Invatare: Ce fel de cunostinte, aptitudini, atitudini s-au modificat si cu cat "la suta"?

Nivelul 3: Punerea in practica: Participantii au pus in practica, la locul de munca, cele invatate in cadrul trainingului?

Nivelul 4: Impactul asupra companiei: Punerea in practica a produs rezultate care pot fi contorizate/evaluate?

Nivelul 5: ROI: Valoarea materiala a rezultatelor a depasit costul programului?

Phillips, autor a peste 20 de carti despre ROI, spune ca atunci cand programele de training sunt implementate, ar trebui sa creeze un impact la mai multe niveluri, finalizate cu ROI. Un asemenea lant se va produce pe masura ce cunostintele sunt acumulate (Nivel 2) si aplicate la munca (Nivel 3), pentru a produce un impact asupra companiei (Nivel 4).

Odata ce un program de training s-a incheiat, adunati in continuare informatii. Din nou, in functie de situatie, puteti folosi sondaje si chestionare, dincolo de monitorizarea propriu-zisa a angajatilor, interviuri post-program si focus grupuri, programe de instruire suplimentare si contracte care presupun un prag de performanta etc.

O a doua problema este izolarea efectelor trainingului. Grupurile de control reprezinta cel mai bun mijloc de contorizare a rezultatelor trainingului. La fel de valoroasa este si analiza trendurilor referitor la factorii pre si post-training: cifra de afaceri per angajat, vanzari, satisfactia clientilor, productivitatea angajatilor etc.

O a treia misiune care trebuie indeplinita inainte de a calcula ROI-ul este convertirea datelor colectate in bani. Performanta, calitatea si alti factori trebuie tradusi in bancnote, deoarece ROI-ul tine de partea materiala.

Cat a costat trainingul? Cat a costat dezvoltarea programului? Materialele oferite fiecarui participant? Salariul trainerului? Chiria salii gazda? Calatoriile? Mesele? Salariile?

Dupa ce obtii aceasta cifra "magica", ai o cifra care reprezinta beneficiile si una care reprezinta costurile. Poti sa le compari simplu. Pentru a determina ROI-ul unui program de training, imparte beneficiile nete la costurile programului si multiplica rezultatul cu 100, explica Bobinski. Multe companii vor fi incantate de rezultat. Prin realizarea acestei analize, multi vor incepe sa vada trainingul ca fiind nu o cheltuiala, ci un adevarat centru de profit!