Cum a reusit Holcim sa renunte la cea mai mare parte a documentelor tiparite

Tags: semnatura electronicaholcimcertsigncertificat digital

In urma cu cativa ani, mai multe companii importante din Romania au inteles perfect oportunitatea pe care le-o ofera semnatura electronica: aceea de a da valoare legala documentelor electronice si de a renunta la fluxurile de lucru bazate pe documentele tiparite.

Una dintre acele companii este Holcim, care in 2015, cu sprijinul specialistilor certSIGN, a ales sa semneze contracte si documentele suport  (acte aditionale, etc)  cu clientii sai exclusiv in format electronic, reusind astfel sa reduca fluxul de semnare a unui contract la un simplu schimb de e-mail-uri.

Daca ne gandim doar la cat timp se pierde cu un contract tiparit pe drumul sau de la un sediu la altul, realizam cata ineficienta ascunde in zilele noastre un document tiparit. Asta, in conditiile in care acelasi contract poate fi generat, semnat si arhivat in 5 minute daca este manipulat in format electronic.

“Uneori, pentru semnarea unui contract pe hartie puteam pierde chiar si cateva zile. Era un flux greoi si ineficient, care nu ne avantaja nici pe noi, nici pe clienti si care ne impacta de fiecare data cand semnam, de exemplu, un act aditional sau o anexa. De aceea, am decis sa semnam electronic toate contractele, anexele si actele aditionale. Astfel, am redus timpul necesar incheierii unui contract la doar 5-10 minute si, totodata, am eliminat costurile de transmitere a contractelor si cele de gestionare pe intreaga perioada prevazuta de legile in vigoare”, a declarat Claudiu Adam - Marketing & Sales, Commercial Business Systems Manager al Holcim (Romania) SA

Poate cel mai important castig al companiilor care lucreaza cu documente electronice este timpul pe care il economisesc si simplificarea actiunilor eliminand activitatea de rutina a angajatilor.

“Practic, ce ne-am dorit este accelerarea  procesului decizional,  eficientizand timpul necesar semnarii unui contact. Aceasta initiativa vine in intampinarea nevoilor clientilor Holcim Romania si face parte dintr-un ansamblu mult mai complex pe care l-am dezvoltat pe segmentul digitalizarii serviciilor noastre”, a adaugat Bogdan Dobre – Director Comercial al Holcim (Romania) SA.

Astazi, pentru a migra de la un mod de lucru bazat pe hartie la unul bazat pe documentele electronice, o companie are nevoie de doar trei elemente:

Certificat digital calificat – semnatura electronica pe care o creezi cu ajutorul acestuia are exact valoarea legala a semnaturii olografe, cu diferenta ca certificatul digital iti permite sa semnezi mii de documente in cateva minute.

Arhivare electronica cu valoare legala – asigura pastrarea in siguranta si disponibilitatea permanenta a documentelor electronice, pe intreg ciclul lor de viata. E o alternativa mai sigura la serviciile de stocare in cloud, intrucat respecta prevederile legii arhivarii electronice si te ajuta sa respecti, la randul tau, prevederile legii arhivelor nationale si ale codului fiscal referitoare la pastrarea documentelor.

Marcare temporala – o aplici pe documentele electronice care au implicatii legale, pentru a demonstra faptul ca ele au existat in forma respectiva la momentul cand a fost aplicata marca temporala.