In primul rand, premisa generala de la care ar trebui sa pornim e ca toata lumea uraste sedintele. Dar nu deoarece nu ar fi utile intr-o companie, ci din cauza modului in care sunt tinute. In lipsa unui manager sau lider atent, sedintele pot deveni rapid neproductive si ineficiente, irosind timpul oamenilor si, implicit, bani. Dar lucrurile pot sta si altfel. Un manager bun trebuie sa stie cum sa tina o sedinta si, mai mult, trebuie sa respecte timpul angajatilor sai. Iata cateva moduri prin care va puteti asigura ca sedintele pe care le veti conduce in viitor sunt productive.

Necesitatea unei sedinte

Chiar inainte de a programa o sedinta, stabiliti daca aceasta e absolut necesara. In caz contrar, alegeti o alta varianta de a afla informatiile dorite sau de a stabili urmatoarele directii de lucru. O sedinta ar trebui programata doar daca discutia nu se poate face prin telefon sau mail, ori atunci cand exista un beneficiu clar al prezentei fizice a participantilor in sala de sedinte. In niciun caz nu programati o sedinta in situatii in care schimbul de informatii este unidirectional.

Exista alternative simplu de implementat, precum intalnirile virtuale. Un setup minim necesar este ca fiecare participant sa dispuna de un laptop cu acces la internet si la un serviciu de conferinte virtuale, precum Skype, WebEx, Adobe Connect, BlueJeans, Livestorm sau Zoom Video.

Stabiliti si respectati agenda de discutii

Acesta este un element esential al oricarei sedinte de succes. In lipsa unei liste clare de subiecte, orice discutie va intra rapid in deriva, ducand la intalniri interminabile si, din pacate, fara concluzii. Asigurati-va ca toti participantii au primit agenda de discutii in timp util si permiteti-le sa faca adaugiri sau modificari inainte de intalnire. De asemenea, evidentiati faptul ca daca o anumita problema nu se regaseste pe agenda de discutii, nu va fi ridicata in timpul sedintei.

Asigurati-va ca la sedinta vor participa doar cei de care este nevoie

Mai simplu spus, daca stiti ca anumite persoane-cheie nu vor putea participa la sedinta, tot ce se va intampla este sa discutati in jurul problemei, fara sa puteti ajunge la o concluzie clara si fara sa se poata actiona in continuare. De cele mai multe ori, va fi nevoie de un briefing si poate chiar de o alta sedinta. Deci timp pierdut.

Creati un mediu propice pentru sedinta

Salile de sedinte nu sunt tocmai atragatoare. Iar multe dintre ele sunt aranjate in asa fel incat, involuntar, sa reduca nivelul de colaborare. Exista trei mari tipuri de set-up pentru o sedinta: amplasarea in cerc, in forma literei U si amplasarea pentru prelegere, in care toata lumea sta cu fata la vorbitor, unul langa celalalt.

Fiecare aranjament are propriile avantaje si dezavantaje. Un set-up de tip prelegere ii da conducatorului sedintei control absolut, dar inhiba orice forma de colaborare intre participanti. Un aranjament circular favorizeaza colaborarea intr-o mare masura, dar minimalizeaza rolul liderului si are un risc ridicat de pierdere a controlului discutiei. Un aranjament in forma de U este un compromis des utilizat, permitand atat colaborarea intre participanti, cat si asigurarea unui grad relativ de control asupra discutiei.

In afara de aranjament, puteti sa va asigurati ca participantii au acces la apa, cafea, ceai sau chiar mici gustari, daca sedinta poate sa dureze mai multe ore. Puteti chiar stabili mici pauze, pentru a diminua oboseala si plictiseala.

Concizia este esentiala

E inutil sa mai spunem ca o sedinta trebuie sa inceapa strict la ora stabilita. Daca exista intarziati, nu reluati discutia si nu faceti recapitulari pentru ei, deoarece nu veti face altceva decat sa legitimati intarzierile si lipsa de respect pentru cei ce au ajuns la timp. Incepeti cu un rezumat foarte scurt a ce anume s-a realizat si ce nu, de la ultima intalnire, apoi treceti direct la discutarea problemelor principale din agenda. Daca exista informatii pe care participantii la sedinta ar trebui sa le cunoasca inainte de intalnire, asigurati-va ca au primit un e-mail sau documentele necesare.

Gasiti o solutie

Orice sedinta trebuie sa se termine cu un consens sau cu o concluzie care sa exprime o solutie aplicabila. Lipsa unui consens presupune, bineinteles, o noua serie de discutii, o noua sedinta, deci timp pretios, irosit. Acesta este, de fapt, unul dintre momentele-cheie ale unei sedinte - cel in care abilitatile dumneavoastra manageriale vor fi testate. De aceea gasirea unei solutii, urmate de sumarizarea intalnirii si oferirea de feedback participantilor sunt atat de importante.

Sursa foto: Unsplash