Principalele 6 aspecte privind gestionarea documentelor pe care ar trebui sa le cunoasca toti angajatii de birou

Tags: gestionare documenteeditare documente pdfdocumente tiparitefinereader 14

V-ati gandit vreodata care este impactul proceselor care implica documente asupra vietii de zi cu zi? De la documentele lipsa pana la greselile care apar in contractele si ofertele importante - documentele pot provoca multa suferinta angajatilor de birou. Exista numeroase probleme ascunse pe care companiile trebuie sa le depaseasca cu succes. In continuare va dezvaluim cateva dintre acestea.

1. Angajatii de birou isi petrec jumatate din timp cu crearea si pregatirea documentelor.

Din acest motiv este foarte important sa existe un proces eficient de gestionare a documentelor. O multime de documente – tiparite, scanate, fisiere PDF – trebuie organizate astfel incat sa permita cautarea facila a textelor si refolosirea lor.

2. Peste 54% din angajatii organizatiilor mari nu au la dispozitie un editor PDF.

 
Acest lucru inseamna ca de fiecare data cand trebuie sa editeze sau sa transforme documente PDF, isi pierd timpul cautand solutii pe Internet sau apeland la tot felul de improvizatii. Poate ca de aceea…
 

3. … 46% din angajatii de birou intampina greutati atunci cand trebuie sa editeze documente PDF.

PDF este un format de document foarte raspandit, asa ca va puteti imagina cat timp se pierde cu aceasta activitate de rutina – una care este foarte simpla, daca avem la indemana o unealta de calitate.

4. 77% din angajatii de birou retasteaza textele documentelor tiparite de mai multe ori in aceeasi luna.

Aceasta este, fara indoiala, cea mai contraproductiva si demotivanta activitate.

5. 4 din 10 angajatii de birou trebuie sa compare textele a doua versiuni ale aceluiasi document.

Modificarile fata de versiunea originala a contractelor, certificatelor, rapoartelor etc. trebuie, in mod normal, urmarite si verificate.  Insa compararea rand cu rand este extrem de obositoare, indelungata si susceptibila la greseli.

6. Timpul irosit cu problemele legate de documente costa organizatiile cel putin 100.000 RON anual.

Aceasta este o data statistica infricosatoare pentru numerosi manageri si experti in achizitiile IT. O solutie dovedita prin care se incearca reducerea costurilor pe termen scurt nu va va ajuta pe termen lung.
Aceste date statistice arata de ce aplicatiile de crestere a productivitatii in prelucrarea documentelor precum ABBYY FineReader 14 va pot usura viata de zi cu zi. Aceasta este o solutie completa destinata rezolvarii unei multitudini de sarcini care implica documente.

• Editor PDF: pentru editare texte si imagini, combinare si fractionare pagini, adaugare comentarii sau creare fisiere PDF din mai multe fisiere – si multe altele
• Editarea facila a documentelor scanate si imaginilor, sau transformarea lor in Word, Excel, PowerPoint, PDF
• Comparare documente: programul evidentiaza diferentele relevante dintre textul a doua versiuni ale aceluiasi document, chiar daca au formate diferite (de ex. PDF si copie scanata).

 
Descarcati versiunea de proba gratuita a FineReader 14pentru a incepe inca de pe acum sa va eficientizati activitatile de birou.