Comunicarea in afaceri: 8 erori frecvente de e-mailing

Comunicarea in afaceri: 8 erori frecvente de e-mailing comunicare afacerie-mail

Oricate noi tool-uri si canale de comunicare apar, cei mai multi dintre noi petrec, in continuare, ore intregi citind si trimitand mesaje prin e-mail. Comunicarea pe e-mail este esentiala in orice tip de afacere, iar erorile de e-mailing afecteaza atat angajarii, cat si managerii.
Utilizarea email-ului ramane cea mai eficienta metoda de comunicare cu memebrii echipei, colaboratorii si superiorii, in special in cazul distantei geografice. Insa, la fel de usor, putem trimite mesaje ineficiente, care creeaza confuzii sau chiar determina decizii gresite.

Iata 10 dintre erorile cel mai des intalnite in practica, pe care ar fi bine sa le evitati:

1. Un ton inadecvat

Tineti cont, intotdeauna, de rolul persoanei careia ii este adresat mesajul. Mesajul adresat unui client va fi mai entuziast decat cel adresat unui senior manager, care va fi mult mai formal.

Cea mai buna regula este sa va adresati, in scris, in acelasi mod in care v-ati fi adresat personal colegului sau colaboratorului respectiv. Formulele de adresare si multumirile finale sunt obligatorii.

2. Selectarea automata a optiunii de Reply All

De cate ori nu ati fost inclus intr-un schimb de email-uri irelevante pentru Dvs? Primirea unor astfel de email-uri irelevante in fiecare zi consuma mult timp pretios.
Mai mult, daca Dvs. obisnuiti sa trimiteti astfel de email-uri, riscati sa va creati o reputatie proasta in aces sens.

3. Texte prea lungi

Mesajele scurte si succinte, care contin informatiile esentiale, sunt mult mai eficiente decat cele lungi si obositoare.

In cazurile in care pare prea greu sa comprimati ceea ce aveti de transmis intr-un e-mail, poate e mai bine sa optati pentru alt mijloc de comunicare.

In cazul eventualelor nelamuriri, sunt de preferat mai multe mail-uri scurte, fata de un singur text cu prea multe detalii.

4. Ati uitat ceva?

De cate ori ati uitat sa atasati documentul vizat sau ati atasat documentul gresit? Desi par inofensive, astfel de omisiuni incarca inutil casutele de e-mail ale celorlalti si par neprofesioniste.
Verificati de doua ori orice link inclus in text si atasati documentele dorite, inainte de a incepe sa scrieti textul.

5. Destinatar gresit

Trimiterea unui mesaj catre alta persoana decat cea la care trebuia este o greseala frecventa.  Insa poate fi evitata cu putina atentie. In mod contrar, riscati sa trimiteti informatii delicate unor destinatari nepotriviti, sau chiar sa incalcati clauze de confidentialitate.

6. Implicarea emotionala

Avantajul email-urilor este ca nu trebuie trimise imediat, in mod obligatoriu. In situatiile delicate, cu potential conflictual, evitati sa trimiteti acel mesaj furios pe care tocmai l-ati scris. Pastrati ciornele si acordati-va un timp de gandire.
Recomandarea este sa nu trimiteti niciodata un astfel de e-mail, pana cand nu iesti din starea emotionala negativa.

Foto; pixabay.com

7. Subject Line-uri vagi

Un mesaj eficient incepe cu un titlu clar si coerent. Cu atat mai mult in cazul comunicarii profesionale, subiectele mesajelor trebuie sa ofere informatii relevante pentru destinatar. In mod ideal, subiectul trebuie sa indice nivelul de importanta si urgenta al informatiei din mesaj.

8. Fara verificari

Timpul ne preseaza pe toti. Dar niciun mail nu ar trebui trimis fara o verificare prealabila, oricat de tare ne-am grabi. Numai in acest fel puteti evita erori mai grave, care pot avea consecinte serioase.
Adresa destinatiei se trece intotdeauna la final, pentru a nu risca trimiterea unui mesaj incomplet sau eronat.
La fel, asigurati-va ca ati citit si ati inteles mesajele primite, inainte de a le sterge.

 
Foto: pixabay.com