Achizitii si Logistica: De la Codul lui Da Vinci la Codul de Etica

Achizitii si Logistica: De la Codul lui Da Vinci la Codul de Etica achizitiilogisticaeticaregulimitacadouspaga

Ati vazut filmul sau, cu siguranta, ati citit cartea. Codul lui Da Vinci a reprezentat un model de marketing, dar, in acelasi timp, un interesant moment de reflectie asupra simbolurilor care ne inconjoara. Ei bine, va intrebati, dar ce legatura are Codul lui Da Vinci cu Codul de Etica in Achizitii si Logistica? Raspunsul este simplu: asa cum in celebra carte e vorba despre foarte multe simboluri, si in relatia cu furnizorii si partenerii companiei apar frecvent, "bidirectional"... semne ce pot fi interpretate din cel putin trei puncte de vedere: al dumneavoastra, al sefilor dumneavoastra si al partenerilor (furnizorilor).

O companie care se respecta stie ca absenta unui astfel de cod, in esenta, un manual de proceduri, poate duce la situatii extrem de periculoase. Daca un astfel de manual exista in firma in care lucrati, atunci sunt evitate probleme complicate. Daca acest cod nu a fost inca realizat, atunci e bine sa nu mai stati pe ganduri si sa-l realizati chiar dumneavoastra. In ambele cazuri, informatiile de mai jos sunt, ca de obicei, un punct de pornire sau de verificare.

Lobby, influenta, spaga, mita sau cadou?

Fiecare furnizor cu care colaborati sau ati putea colabora este dornic sa obtina un contract cat mai mare de la dumneavoastra. De fapt e mai mult decat dornic. In anumite situatii este chiar disperat pentru ca, daca lucrati intr-o firma importanta, acest contract inseamna dezvoltare si absenta grijilor pentru ziua de maine. In aceste conditii, va face totul (cum spunea un personaj de trista amintire) pentru a va convinge ca este cel mai bun si, fireste, cel mai ieftin. O sa va aduca buchete de flori sau sticle de vin vechi, o sa incerce sa discute cu superiorul dumneavoastra, o sa va lase plicuri la secretariat sau chiar va incerca sa va ameninte. Asa este peste tot in lume si asa e... de cand lumea. Nu puteti schimba aceste practici, insa puteti decide sa nu fiti unul dintre actori. Limita dintre lobby, influenta, spaga, mita sau cadou este greu de gasit si o "atentie" pe care o acceptati se poate transforma intr-o... atentie sporita din partea patronului, culminand chiar cu desfacerea contractului de munca.

Important este sa va faceti treaba bine sa si fiti bine platiti pentru acest lucru. Micile daruri nu pot suplini o salarizare modesta. Un cod de etica nu are sanse de succes intr-o firma in care managerul general nu intelege rolul fiecarui angajat, presiunile la care acesta este supus din exterior si nu compenseaza printr-un venit decent.

E adevarat, chiar nu are sens sa refuzati o cutie cu bomboane ce are un pret modic, dar daca acest gest se repeta este cazul sa anuntati ca preferati sa nu se mai recurga la astfel de gesturi. Cele mai frumoase cadouri sunt cele pe care vi le face partenerul sau partenera sau cele pe care vi le faceti singuri.

De la simplu la complex

Codul de Etica in Achizitii si Logistica nu trebuie sa fie un roman in trei volume, ci un set de reguli usor de inteles si de respectat in practica. Daca nu aveti deloc acest cod, a astepta pana cand terminati intreaga redactare si acoperirea tuturor situatiilor poate insemna, de multe ori, abandonarea proiectului atunci cand ceva mult mai important, cel putin pentru moment, apare.

Sfatul consultantului
Nu incepeti cu un manual, mare consumator de timp si care poate fi prost receptionat de membrii echipei de achizitori. Recomandarea mea este sa puneti pe hartie, pentru inceput, un cod simplu, conceput pe principiul "Decalogul achizitorului in firma..." sau "Cele 12 reguli ale achizitorului in firma...". Dupa ce ati trecut acest prim pas, puteti sa va ganditi la codul propriu-zis, "decorat" cu exemple si studii de caz.
Chiar daca aveti un cod profesional, realizat dupa modelul celui venit de la grup, contragerea lui intr-o pagina ce poate fi usor lipita pe un perete se poate dovedi o decizie extrem de inteleapta.

Inainte de a pune pe hartie cele "x" reguli pe care achizitorii si oamenii de la logistica trebuie sa le respecte, nu uitati sa definiti foarte clar obiectivul acestui cod. Asa cum ii spune si numele, codul este unul de etica, iar etica se traduce, conform dictionarului, prin totalitatea normelor de conduita morala.  Prin tot ceea ce face, firma indeplineste un plan de afaceri si, fireste, incearca sa satisfaca nevoile clientilor. Integritatea si reputatia sunt doua ingrediente principale ale retetei succesului, iar in departamentul de achizitii si logistica acestea sunt cu atat mai importante. Orice abatere de la un cod simplu de conduita inseamna subminarea reputatiei firmei, cu consecinte grave pentru toata lumea. E adevarat, in acest spatiu relativ balcanic, multi sunt tentati sa foloseasca practici ce nu se gasesc in manualele de management sau in cele de achizitii si logistica. A incuraja aceste practici si chiar a recurge la ele reprezinta o infrangere pe termen lung, chiar daca, pe moment, puteti repurta victorii.

Sfatul consultantului
Mare atentie la modul in care implementati acest cod de conduita sau cum il prezentati unui angajat nou, in cadrul unui training. Trebuie sa le precizati foarte clar oamenilor din departament ca acest Cod de Etica este conceput special pentru ei, cu scopul de a le prezenta pozitia firmei fata de diferite situatii ce pot aparea. Se porneste, evident, de la prezumtia de nevinovatie ca in sistemul judiciar anglo-saxon, dar un angajat care nu cunoaste regulile firmei poate gresi. Obiectivul acestui cod este de a-l ajuta pe angajat sa nu actioneze altfel decat se doreste de catre oamenii care si-au pus la bataie banii si ideile pentru infiintarea companiei.

Cele 12 reguli ale achizitorului: Cod de Etica in Achizitii si Logistica

Asa cum spuneam, un cod simplu, dar cuprinzator, poate fi pus si pe o singura pagina. Detaliati daca este nevoie fiecare regula in parte, pornind de la propunerea de mai jos:
 

1. Angajatul din departamentul de achizitii si logistica va respecta obiectivele generale ale firmei si politicile acesteia.
2. Sumele cheltuite vor aduce firmei maximum de profit.
3. Cadourile personale sau tentativele de "influentare" in luarea deciziei privind un contract sau o licitatie vor fi respinse impreuna cu o scrisoare de multumire prin care se va explica motivul refuzului.
4. Fiecare potential furnizor are drepturi si sanse egale in relatie cu firma.
5. Actiunile din departamentul de achizitii si logistica vor fi caracterizate de corectitudine si transparenta.
6. Angajatul din departamentul de achizitii si logistica nu va exploata in interes personal o relatie contractuala la nivel de companii (credit, leasing, discounturi),
7. Negocierile si platile se fac cu si catre o companie, nu o persoana anume din respectiva companie.
8. Inainte de a semna un contract, angajatul din departamentul de achizitii si logistica se asigura ca respectivul contract poate fi indeplinit de catre companie.
9. Orice intelegere comerciala cu o companie partenera va fi negociata strict in beneficiul firmei.
10. Angajatul din departamentul de achizitii si logistica va evita orice activitati personale sau profesionale ce ar putea intra in conflict cu fisa sa de post in cadrul companiei.
11. Relatia cu furnizorii si potentialii furnizori va fi una profesionala, deschisa, dominata de politete si fair-play.
12. Se vor evita conflictele de interese (exemplu: relatii cu companii in care factorii de decizie sunt rude)

Sfatul consultantului
Este foarte bine sa specificati clar in politicile companiei care este limita maxima pana la care un cadou poate fi considerat... cadou si, in consecinta, va fi acceptat de catre angajatul din departamentul de achizitii si logistica. O limita utilizata in Romania este situata in jurul valorii de 100 euro, dar ea poate diferi de la firma la firma.

O ultima recomandare: regulile stipulate prin acest cod se aplica tuturor, de la directorul de achizitii sau logistica pana la achizitorul debutant. Numai asa va puteti asigura ca actul de achizitie in firma dumneavoastra este unul corect, orientat permanent pe obiectivele stabilite de management. Orice abatere, pe principiul "exceptia care confirma regula", inseamna un precedent periculos si greu de "reparat".

Diana Campeanu este consultant in achizitii si logistica, cu experienta in companii precum Ipsos Interactive, ODS-Business Solutions, Philip Morris sau Orange.