14 sfaturi pentru antreprenorii care vor sa faca lumina in haosul de emailuri

1. Separa clientii

Aduna toate cererile clientilor intr-un sistem computerizat, precum ZenDesk sau FuseDesk. Pastrarea informatiei intr-un singur loc iti permite sa fii tot timpul cu ochii pe cereri si solutii; de asemenea, poti administra un volum urias de emailuri.

2. Ridica telefonul!

Cand discutiile prin email nu duc nicaieri, foloseste clasicul telefon. Este mult mai eficient, comparativ cu emailul; mai exact, poti “comasa” 20, 30, 40 de mesaje intr-o discutie telefonica de cateva minute. Fii scurt si la obiect!

3. Permite mesajele instant

Uita de emailurile lungi, care nu ajung nicaieri! Foloseste mesageria instanta. Vei primi un feedback la fel de instant. Este mult mai eficient decat sa lasi emailurile in Inbox, “la pastrare”, timp de cateva ore/zile. Unele emailuri se pierd pentru totdeauna.

4. Nu lucra singur

Trebuie sa raspunzi doar emailurilor care iti sunt adresate. De asemenea, unii trebuie sa iti raspunda la emailuri. Poti delega pe cineva? Creeaza o noua adresa de email sau spune-le angajatilor tai sa se logheze ei insisi, pentru a raspunde la muntii de emailuri. De asemenea, nu cumva primesti prea multe emailuri, in care clientii te intreaba lucruri relativ banale? In acest caz, genereaza o lista cu cele mai frecvente intrebari si raspunsuri legate de business-ul tau (FAQ) si oamenii vor gasi acolo indrumare.

5. Foloseste videochat-ul

In loc sa permiti “inundatia” de emailuri, incurajeaza utilizarea Skype-ului, pentru discutii video si apeluri. Volumul emailurilor iti poate scapa de sub control si este important sa recurgi la alte forme de comunicare (DIRECTA), pentru a-ti definitiva activitatile profesionale.

6. Acum, nu mai tarziu!

Cand permiti emailurilor sa se adune (si iar sa se adune...) in INBOX, o sa iti ia foarte mult timp sa le sortezi. Astfel, vei fi “amenintat” de un blocaj mental. Recomandam accesarea constanta a contului de email, astfel incat sa raspundeti din timp la mesaje.

7. Accesul segmentat

Incearca sa raspunzi la emailuri doar de cateva ori pe zi (de doua-trei ori) - la ora 9.00 dimineata, la 14.00 dupa amiaza si 21.00 seara. Astfel, vei deveni mai productiv in restul zilei, deoarece n-o sa stai tot timpul sa verifici Inboxul.

8. Transfera informatiile importante

Cand primesti un email important, transfera rapid datele din el in calculator. Utilizeaza un email de afaceri, care iti va permite sa adaugi contacte, sa creezi remindere, sa stabilesti intalniri de business si sa stochezi documente; in acelasi timp, le poti partaja in voie cu ceilalti.

9. Ierarhizarea in functia importantei

Daca folosesti Gmail, profita de toate instrumentele sale. Filtrele actioneaza asupra Inboxului tau chiar inainte sa-l accesezi. Stelele te pot ajuta sa ierarhizezi mesajele in functie de importanta si sa-ti stabilesti prioritatile.

10. Arunca bumerangul

Nu mai folosi Inboxul pentru a-ti stabili lista de prioritati. Un plugin Gmail, Boomerang, iti permite sa trimiti emailuri, alaturi de un reminder; astfel, emailul se va intoarce inapoi, dupa o anumita perioada, daca destinatarul nu ti-a raspuns. Boomerang este un instrument excelent, care incurajeaza productivitatea.

11. Clientul nostru, stapanul nostru!

Poti transfera toate emailurile clientilor prin intermediul Basecamp. Aceasta aplicatie presupune ca persoana potrivita sa raspunda la emailul potrivit.

12. Minimizeaza volumul de emailuri

Nu suntem fani ai emailurilor lungi, mai ales cand discutam despre cele profesionale - folosim retele intranet, chat room-uri si intalnirile “fata in fata”, in locul mesajelor email lungi si plictisitoare. Pentru a evita nebunia emailurilor, puteti folosi un forum pentru clientii d-vs.

13. Nu uita de FollowUp.cc

Fara indoiala ca Followup.cc este cel mai bun instrument, atunci cand vine vorba de gestionarea Inboxului. Cu Followup.cc, poti trimite mesaje, care se vor intoarce la tine dupa o anumita perioada. In acest fel, iti poti trimite remindere, pentru a nu pierde nimic. Mai mult, Followup.cc reuseste sa favorizeze emailurile cu adevarat importante, in detrimentul celor care suporta asteptare sau pot fi ignorate.

14. Renunta la EMAIL!

Emailul face parte din cultura moderna a companiilor. Totusi, n-ar fi rau sa vorbesti la telefon, in persoana, sa comunici direct. Cand nu mai scrii mesaje email interminabile, vor rasufla usurati si cei care ar fi urmat sa le citeasca. Nu uita ca TIMPUL inseamna BANI. Intr-o companie eficienta, volumul discutiilor reale se situeaza peste cel al discutiilor prin email.