Evitati erorile frecvent intalnite la intocmirea bugetelor firmei

Sistemul de bugete constituie unul dintre cele mai importante instrumente de conducere a firmei dvs. De aceea este necesar sa asezati pe baze rationale si corecte procesul de planificare, implementare si corectie bugetara, adeseori complicat si anevoios de realizat.

De altfel, in timp, practica financiara a evidentiat anumite erori pe care le fac managerii atunci cand intocmesc bugete (mai multe despre intocmirea bugetelor in Consilier Management financiar, capitolul Trucuri ce va stau la indemana pentru intocmirea bugetelor).

Cu ajutorul solutiilor din acest articol sunteti prevenit asupra catorva erori ce se intalnesc frecvent la realizarea bugetelor si, in plus, beneficiati de recomandari pentru evitarea unor astfel de greseli.

Eroare
Perioada in care realizati bugetele este prea lunga, deoarece primele consultari intre persoanele implicate in realizarea bugetelor incep prea devreme.

Recomandari
* Acordati-va un termen-limita pentru inceperea si finalizarea bugetelor si supravegheati respectarea acestuia.
* Stabiliti o procedura de intocmire a bugetului, clara si precisa, si faceti-o cunoscuta tuturor celor implicati.

Eroare
Persoanele implicate in realizarea bugetelor petrec prea mult timp si risipesc prea multa energie pentru a le elabora.

Recomandari
* Limitati etapele de elaborare a bugetelor. De exemplu, inainte ca procesul bugetar sa inceapa, definiti liniile generale strategice ale activitatii firmei pe care aceasta doriti sa se axeze. Bugetele vor fi realizate pe baza acestor consideratii generale.
* Perioada bugetara nu este o perioada de calcul, ci de aplicare a unor decizii. Evitati supraincarcarea cu calcule complexe. Daca este posibil, realizati bugete partiale in care sa efectuati aceste calcule.

Eroare
Bugetele sunt percepute de catre utilizatorii lor ca instrumente artificiale, elaborate pentru a fi folosite doar de catre departamentul financiar. Perceptia generala este ca ele pornesc de la cifre contestabile, bazate pe ipoteze nerealiste.
Bugetele apar ca fiind instrumente prea putin operationale si care nu ajuta la luarea deciziilor.

Recomandari
* Identificati-i pe toti cei care utilizeaza bugetele si care sunt responsabili de implementarea lor in bune conditii. Explicati-le care sunt indicatorii-cheie bugetari pe baza realizarii carora activitatea lor va fi analizata la sfarsitul anului. De asemenea, aratati-le care vor fi consecintele (profesionale si materiale) pentru ei in cazul neindeplinirii prevederilor bugetare.
* Comunicati in timp util celor interesati prevederile bugetare relevante pentru activitatea lor.

Apelati acum la un expert in management financiar. Folositi solutiile, sfaturile practice si exemplele utile in intocmirea bugetelor, a cash-flow-ului, a pragului de rentabilitate, in evaluarea unui plan de finantare pe termen scurt, mediu si lung, selectarea proiectelor de investitii de succes.

Eroare
Nu exista un buget multianual alocat pentru fiecare proiect (centru de profit), de unde rezulta o slaba corelare a cheltuielilor cu necesarul de finantare si o pierdere de timp in negocieri.

Recomandare
* Bugetati direct pe proiect si alocati cate o parte din bugetul general fiecarui responsabil functional (responsabil de proiect).
Exemplu:
Firma ABCD S.A. este producatoare de compresoare. Activitatea sa a fost reorganizata pentru a cuprinde 4 centre de profit, fiecare fiind condus de un responsabil de proiect:
* turnatorie piese;
* strungarie;
* prelucrari metalice;
* constructii metalice.

Fiecare dintre aceste centre de profit va avea propriul sau buget de venituri si cheltuieli, buget care va reprezenta o parte a bugetului general al firmei.
Prin crearea acestor centre de profit, managementul va urmari mult mai usor si operativ evolutia fiecarei activitati principale a firmei. Conducerea va putea astfel sa actioneze exact asupra cauzelor care duc la neindeplinirea anumitor
indicatori bugetari.

Eroare
Analiza obiectivelor bugetare cu sefii de departamente dureaza mai mult decat era prevazut. Negocierile bugetare intre diverse departamente treneaza, deciziile sunt intarziate. Bugetul este trimis de la managerul general la managerul financiar, acesta il trimite la randul sau cu modificari la departamentele implicate, care il modifica la randul lor.

Recomandari
* Realizati prebugete, simulari si variante alternative care sa permita luarea deciziilor in cursul unei singure sedinte a Adunarii Generale a Asociatilor/Actionarilor.
* Ajutati la conceperea unei ordini de zi a sedintei AGA cat mai adecvate adoptarii bugetelor, astfel incat:
* discutiile sa inceapa cu liniile directoare ale activitatii firmei in anul urmator;
* sa se continue cu analiza principalilor indicatori bugetari pentru perioada urmatoare (cifra de afaceri, cheltuieli, profit etc.);
* bugetele specifice sa fie tratate separat, ca o rezultanta a celor de mai sus;
* daca nu se ajunge la un consens pentru aprobarea unor bugete pe termen lung, sa puteti pune la dispozitia membrilor AGA bugete realizate pentru perioade scurte de timp.

Eroare
Bugetele sunt prea optimiste sau prea pesimiste.

Recomandari
* Resursele alocate trebuie sa fie adecvate atingerii obiectivelor propuse (cresterea intr-o anumita proport
ie a profitului, realizarea unor investitii de o anumita valoare, intrarea pe o noua piata, lansarea unui anumit produs etc.).
* Daca observati ca bugetul este prea ambitios, va trebui sa angajati cheltuielile pe masura realizarii obiectivelor propuse.
* Bugetul trebuie sa fie flexibil. Un buget pesimist nu trebuie sa impiedice firma dvs. sa desfasoare o activitate mai mare (sa poata angaja noi salariati, sa cumpere si sa prelucreze mai multa materie prima, sa vanda mai mult etc.).
* Un buget pesimist este preferabil unuia optimist. In cursul anului veti obtine mult mai usor de la sefii de departamente implicati un acord asupra utilizarii unor resurse suplimentare decat asupra unor reduceri de buget.

Obiectivele realizate concura la motivarea salariatilor. Un buget prea optimist care nu poate fi realizat poate conduce la o atmosfera de infrangere si descurajare in firma dvs. Mai mult, abaterea de la buget poate avea drept consecinta chiar si reduceri salariale in cazul in care veniturile angajatilor sunt legate de realizarea bugetului.