15 greseli enervante pe care le facem, atunci cand utilizam e-mailul
greselie-mailfotografiidimensiuniserviciiinformatii
In prezent, e-mailul reprezinta una din cele mai utilizate cai de comunicare, astfel incat trebuie sa fim atenti atunci cand trimitem un mesaj electronic, pentru a nu isca unele situatii complet neplacute.
E-mailul a devenit un instrument fundamental al comunicarii in afaceri si cu totii avem Inbox-urile "pline" cu mesaje. In situatia in care multe afaceri sunt dependente de e-mail si tehnologia acestora, trebuie sa fim sigur ca ne atingem obiectivele, prin mesajele respective. Unii oameni au devenit de-a dreptul ignoranti, cu privire la bunele practici care tin de e-mail si cei care stiu sa foloseasca in mod inteligent Yahoo! sau Gmail au numai de castigat in business.
Daca calitatile tale de "emitator" de e-mailuri nu se ridica la nivelul sperat, poti imbunatati situatia, prin respectarea unor reguli simple. In primul rand, evita urmatoarele 15 greseli, cand utilizezi serviciul de e-mail.
1. Nu insera "emoticon"-uri in mesaj. "Zambaretii" sunt folositi in comunicare de copiii de 12 ani. Nu folosi asemenea "artificii". Scoate-le din program.
2. Nu trimiteti mesaje irelevante sau o semnatura evaziva. O semnatura este vitala pentru un e-mail eficient si trebuie sa contina informatiile corecte. Citatul tau preferata reprezinta o banalitate in ochii celor care primesc e-mailuri de la tine nu o data, ci de 10 ori pe zi. Ramai la o semnatura profesionala.
3. Nu ignora corectitudinea textului. Exista numeroase metode prin care poti veridica gramatica unui e-mail. Daca nu dispui de asa ceva in serviciul de e-mail, copiaza textul respectiv intr-un program de procesare a textelor, care dispune de un corector pentru ortografie. Fii atent la gramatica, la punctuatie, la cursivitatea mesajului.
4. Nu folosi "Reply All" pentru fiecare mesaj. Inainte de a folosi "Reply All", gandeste-te daca mesajul tau trebuie sa ajunga la fiecare persoana din lista respectiva. Ofera un raspuns doar celor care sunt interesati, nu si "tertilor". Nu ii deranja inutil.
5. Nu trimite e-mailuri prea lungi. Fii concis, nu lungi vorba. Treci la subiect si nu vorbi in mesaj "despre vremea de afara" si animalul tau de casa.
6. Nu include conversatii anterioare lungi in e-mail. Foloseste doar pasajele relevante, nu il "forta" pe destinatar sa citeasca doua-trei "romane" in aceeasi zi.
7. Nu denatura conversatiile anterioare. Discutam despre un "pacat capital". Nu edita ceea ce a scris/spus alta persoana, dandu-i un inteles obscur. O asemenea fapta nu scapa nepedepsita!
8. Nu folosi subject-uri irelevante. "Cred ca vei fi interesat de urmatorul mesaj" suna mai putin relevant decat "Intalnirea de vineri". Pe masura ce casutele noastre de e-mail devin neincapatoare, ne bazam tot mai mult pe titlul e-mailului, pentru a filtra mesajele relevante.
9. Nu ignora pe cineva care ti-a trimis un e-mail cu "cc". Este important sa fii atent la cei care vor sa-ti transmita o informatie, sa discute cu tine. De asemenea, nu folosi "Reply All" in cadrul acestor e-mailuri.
10. Nu discuta "pe langa" subiect. Daca destinatarii sunt nevoiti sa citeasca zeci de paragrafe fara sens, pana ajung la informatia relevanta, atunci obiectivul tau a fost compromis. E-mailul trebuie sa fie croit "la obiect".
11. Nu ignora e-mailurile importante. Indiferent daca Inbox-ul tau este plin sau nu ai chef de nimeni, cand nu iei atitudine dupa primirea unui e-mail important, sefii si colegii vor fi nemultumiti. Citeste intotdeauna e-mailurile importante si "onoreaza comenzile".
12. Nu supraestima rolul serviciului de e-mail. Pentru cei mai multi dintre noi, e-mailul este un simplu instrument, nu o cale in sine de a rezolva o anumita problema. Verificarea e-mailului reprezinta una din cele mai folosite modalitati prin care un angajat "simuleaza munca". Angajatii eficienti folosesc e-mailul pentru a-si spori productivitatea, nu pentru a dovedi ca nu stau degeaba la birou.
13. Nu ai folosit un limbaj profesional. Chiar daca e-mailul poate parea formal, deoarece este instant, reprezinta o comunicare de business, care trebuie tratata cu toata seriozitatea. Daca asta inseamna ca ai nevoie de o "pauza", dupa primirea unui e-mail furios, atunci acorda-ti un minut de respiro, pentru a enunta un raspuns civilizat si profesional.
14. Nu folosi o incheiere penibila. Daca dispui deja de o semnatura profesionala si informatiile corecte de contact, nu mai ai nevoie de o incheiere propriu-zisa. Poti folosi insa o urare cordiala de final.
15. Nu atasa fisiere uriase la mesajul e-mail. Daca trebuie sa trimiti fotografii si documente relevante, asigura-te ca respecta dimensiunea acceptata de serviciul de e-mail. Redimensioneaza fotografiile si nu exagera, in privinta numarului lor.
RSS Flux RSS 2.0
Sitemap XML