Oana Nica, Ernst & Young Romania: Managementul portofoliului de proiecte - Calea scurta, dar complexa catre succes

Oana Nica de la Ernst & Young Romania scrie ca, potrivit studiilor din acest domeniu, in urma implementarii MPP, succesul per total a crescut cu 30-40 procente. Categoric, in spatele fiecarui proiect se afla o strategie care raspunde unui scop specific. "Managementul proiectelor poate realiza acest scop, deoarece ofera o structura temporala eficienta pentru proiectele planificate. Modelul general simplificat prezinta individual fiecare management de program, iar rezultatul este ca poate fi efectuat mult mai repede. O notiune mai recenta, cu originea in anii ’90, este managementul portofoliilor, care include de fapt toate structurile de management de program aplicate pentru fiecare proiect", subliniaza Oana Nica, intr-o analiza remisa manager.ro.

MPP, forma de palnie

Potrivit lui Oana Nica, MPP-ul are patru etape principale care ii confera o forma de palnie. Punctul de inceput este strategia companiei, ce trebuie transpusa in scopuri si obiective precise. "Urmatorul pas este analiza portofoliul curent de proiecte, programe si idei pentru a putea stabili legaturile dintre aceste initiative, strategie si obiective. In acesta etapa, este importanta intelegerea stadiului in care se afla proiectele curente, pentru a putea fi verificata validitatea informatiilor detinute", explica specialistul de la Ernst & Young Romania.

Pasul III presupune crearea unui plan MPP. Scopul urmarit este livrarea unui portofoliu reusit, sustenabil.

"Echipa de management trebuie sa dobandeasca o intelegere detaliata a constrangerilor la nivelul resurselor umane, financiare, de know-how si celor fizice, din cadrul companiei. Ultimul pas este stabilirea structurii portofoliului si a cadrului de conducere, precizeaza Oana Nica. Initiativele sunt mai usor de coordonat, atunci cand sunt grupate.

Nica: "Pentru a reusi, companiile trebuie sa verifice corespondenta intre obiective si strategie"

Dupa stabilirea portofoliilor de proiecte, urmeaza prioritizarea, urmarind raportul eficienta-rezultate maxime din resurse folosite eficient. E un pas dificil, dar aveti la indemana instrumente si tehnici precum arbori de decizie, vot, metoda Delphi si altele, scrie Oana Nica.

"Ulterior, MPP-ul asigura executia efectiva a sarcinilor cu ajutorul unor foi de calcul simple si al unor programe de schimb de cunostinte, ce pot fi folosite pentru comunicarea cu partile interesate. Aceasta metoda este cunoscuta drept abordare orientata de sus-jos. In privinta celorlalte doua abordari, de jos-sus si interior-exterior, primul pas este crearea unei liste cu proiectele curente iar pasul urmator este fie indreptarea catre o strategie, fie  indreptarea catre proiectele aprobate spre executie. Pentru ca acest proces sa devina regulat, este necesar sa se stabileasca o structura fizica de conducere; in cazul portofoliilor multiple, grupul de conducere controleaza interdependentele create intre portofolii. Decizia de implementare a MPP-ului este deseori bazata pe impactul pe care il are asupra indeplinirii obiectivelor de afaceri ale companiei. Atunci cand este implementata corect, portofoliile de proiecte satisfac scopurile specifice ce contribuie la strategia generala a organizatiei.Pentru a reusi, companiile  trebuie sa verifice corespondenta intre obiective si strategie, sa incadreze initiativele in portofolii, pentru usurinta manevrarii, si, in final sa le claseze in ordinea importantei. Daca acesti pasi sunt respectati, compania va avea cu siguranta succes", conchide Oana Nica de la Ernst & Young.