e-Factura: Facturarea electronica, obligatorie de la 1 iulie in Romania pentru anumite tranzactii. Studiu de caz, exemplul polonezilor
factura electronicafacturarea electronicae factura
Incepand cu 1 iulie, relatiile contribuabililor si firmelor din Romania cu institutiile statului si cu Fiscul se digitalizeaza, anumite categorii fiind obligate sa factureze in noul sistem e-Factura in doua tipuri de tranzactii, iar in acest demers extrem de complex alte state europene, cum ar fi Polonia, au capatat deja experienta.
In Romania, primul tip de tranzactii pentru care vor fi obligatorii facturile electronice se refera la vanzarea de produse si prestarea de servicii in cadrul achizitiilor publice, adica relatia B2G, iar al doilea la vanzarea intre firme de produse riscante din punct de vedere fiscal, respectiv relatia B2B.
Avand in vedere complexitatea sistemului de facturare electronica si experienta altor tari care l-au adoptat, pentru o implementare eficienta este nevoie de o solutie IT performanta, dar si de timp pentru comunicare si cooperare intre autoritati si mediul de afaceri pentru corectarea problemelor aparute inainte de data de 1 iulie, asa cum s-a intamplat in tarile UE care au facturarea electronica, precum Italia si Polonia.
Italia a inceput introducerea facturii electronice din 2014 si ea a devenit obligatorie la 1 ianuarie 2019. Autoritatile poloneze au debutat cu facturarea electronica in 2018, iar din 2020 sistemul a devenit obligatoriu pentru toate institutiile si pentru companiile private care desfasoara afaceri B2G. Guvernul de la Varsovia a ales doi furnizori oficiali pentru acest serviciu, unul dintre ei fiind compania Infinite.
Astfel, in Polonia, compania Infinite, care are filiala si la Bucuresti, a implementat platforma de schimb electronic de documente pentru procesare, transfer, validare/matching, reporting si la final stocare/arhivare electronica. Facturile pot fi: facturi de marfa, facturi de servicii, corectii, storno, retur, etc.
“Principalele beneficii ale proiectului implementat in Polonia au fost reducerea timpului de inregistrare a facturilor - time saving, reducerea costurilor - saving money, reducerea blocajelor financiare, mai putine facturi incorecte sau false, mai putina hartie consumata - go green si arhivare convenabila – eArchive, dar si trasabilitate a tranzactiilor”, precizeaza Adina Andrei, Country Manager pentru Romania al Infinite.
Solutia de eInvoicing Infinite permite efectuarea procesului automat de primire a datelor/facturilor digitale de la furnizori (Accounts Payable – AP) si trimiterea facturilor digitale direct catre client (Accounts Receivable – AR). Fluxul automatizat se poate implementa prin mai multe solutii posibile/tehnologii, care permit adaptarea la nevoile fiecarei companii sau institutii indiferent de marime sau capacitate tehnica. In plus, atat compania, cat si platforma Infinite sunt acreditate Open PEPPOL, organismul international care certifica furnizorii de servicii de facturare electronica si responsabil cu implementarea acestor specificatii la nivel european.
Directiva Europeana 55/2014 impune tuturor statelor membre sa opteze pentru o platforma electronica de procesare a facturilor, cu trasabilitate si transparenta pentru toate tranzactiile B2G (Business to Governement). Practic, toate companiile private care fac afaceri cu statul sunt obligate sa transmita facturile pe o astfel de platforma electronica, iar destinatarii o primesc prin intermediul acestei platforme.
Daca Polonia a optat pentru doi operatori privati (unul dintre ei fiind Infinite), Romania a ales construirea unei platforme proprii, interne, operata de ANAF si Ministerul Finantelor.
Planul initial al Poloniei, la inceputul proiectului, a fost ca platforma pusa la dispozitia statului de Infinite sa inroleze peste 200.000 utilizatori (dintre care minim 15000 institutii publice) si 5.500.000 documente/an, procesul fiind in curs si in prezent, pentru ca necesita timp pentru informarea utilizatorilor si deprinderea modului de folosinta. In plus, un asemenea proiect are nevoie de capabilitati IT de stocare, procesare, suport tehnic, o infrastructura IT de capacitate mare si dezvoltari tehnice pe parcurs.
Totodata, in Polonia s-a desfasurat o ampla campanie de comunicare publica, care a constat in organizarea de seminarii, conferinte si intalniri publice, ceea ce in Romania inca nu s-a realizat, cel putin pana in prezent. Utilizatorul polonez trebuie sa invete sa foloseasca platforma de facturare electronica dupa propriile nevoi, alegand numarul de documente/facturi/an, un workflow potrivit, tipul de sistem IT cu sau fara integrare automata, interfata grafica, etc. Conturile de lucru sunt confirmate prin Semnatura Electronica Certificata, care este si cheia de validare, ceea ce permite respingerea userilor falsi.
Proiectul de facturare electronica este auditat periodic de Guvern, in Polonia auditarea fiind anuala.
Proiectul din Romania, intitulat “E-factura – sistem obligatoriu de facturare electronica”, a fost demarat in luna martie 2020, de catre Ministerul Finantelor si Agentia Nationala de Administrare Fiscala, in vederea eficientizarii colectarii impozitelor si taxelor, vizand in principal imbunatatirea si consolidarea gradului de colectare a TVA si prevenirea/combaterea evaziunii fiscale, pentru respectarea cerintelor UE. Ministerul Finantelor a primit de la un grup de lucru special instituit o propunere de strategie pentru a adopta facturarea electronica (conform Directivei UE 55/2014) si a decis ca platforma pentru facturarea electronica sa fie facuta in-house de ANAF intr-un timp foarte scurt. Decizia de dezvoltare a proiectului de facturare electronica ar fi trebuit sa presupuna etape de proces care sa permita analizarea efectelor asupra mediului economic si gestionarea eficienta a datelor receptionate.
Operatorii economici au testat sistemul e-Factura incepand cu 1 aprilie, dar au constatat probleme de functionare si diverse elemente de neclaritate.
"Infinite isi pune la dispozitie experienta in domeniu, a dezvoltat deja formatul .xml al facturii electronice, conform specificatiilor ANAF si propune aceasta solutie companiilor care doresc o interconectare cu platforma ANAF e-Factura. Compania este agila si se adapteaza tehnic la cerintele si schimbarile permanente pe care le presupune implementarea unui proiect de facturare electronica la nivel national", mai transmite compania, care face parte dintr-un grup international de companii cu sediul la Lublin, Polonia.
Un produs media marca Rentrop&Straton 
