Ghidul managerului. Ce riscati daca nu aveti dosare de personal pentru toti angajatii dvs.?

Art. 7 alin. (1) din HG nr. 905/2017 precizeaza foarte clar, in mod expres, ca “angajatorul are obligatia de a intocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariati si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora.” Iar refuzul de a pune la dispozitie inspectorului de munca dosarul personal al salariatului constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 5.000 lei la 8.000 lei (art. 8 alin. (2) lit. b) din aceeasi HG).

Ce este, asadar, acest dosar? Ce documente trebuie sa cuprinda? De ce sunt inspectorii ITM atat de interesati de el? Cum va protejati de amenzile foarte dure?

Ei bine, acest doar “documenteaza” practic viata angajatului in firma dvs. Orice act care are legatura cu acesta, indiferent ca este CV, fisa de instruire SSM sau o convocare pentru o cercetare disciplinara, trebuie sa se regaseasca in acest dosar – intocmit in forma ceruta de lege.

Iata lista actelor care trebuie sa se
regaseasca in dosarul de personal:

• Copii dupa actele de identitate ale angajatului: buletin/carte de identitate, certificat de nastere, certificat de casatorie;
• Copii dupa actele de studii/calificari/formare profesionala;
• Formularul de candidatura (inclusiv CV si, eventual, scrisori de referinta);
• Cererea de angajare;
• Informarea prealabila la angajare;
• Certificatul medical „apt de angajare“ de la medicul de medicina a muncii;
• Fisa de instruire la angajare privind sanatatea si securitatea in munca;
• Copie de pe carnetul de munca, dupa caz;
• Certificatul de cazier judiciar sau declaratia pe proprie raspundere ca angajatul nu a suferit condamnari;
• Permisul de munca – daca angajatul este cetatean strain;
• Fisa postului;
• Contractul individual de munca;
• Actele aditionale si celelalte acte referitoare la executarea, modificarea, suspendarea si incetarea contractului individual de munca (de exemplu: act aditional pentru clauza cu privire la formarea profesionala, clauza de neconcurenta, clauza de mobilitate, clauza de confidentialitate, act aditional pentru modificari ale salariului sau ale functiei);
• Copii dupa actele de identitate ale persoanelor aflate in intretinere (certificat de nastere, certificat de casatorie, carte/buletin de identitate etc.);
• Copie dupa livretul militar – daca este cazul;
• Copie dupa permisul de conducere – daca este cazul;
• Fisele de evaluare a performantelor profesionale;
• Deciziile referitoare la premieri si numiri pe pozitii ierarhice superioare;
• Documente privind cercetarea si aplicarea sanctiunilor disciplinare;
• Plangeri din partea angajatului.

E vorba aici atat despre actele foarte importante – contracte de munca, adeverinte medicale, fise de protectia muncii – cat si despre cele care dvs. vi se par marunte, gen ordine de deplasare, note de lichidare sau comunicari oficiale cu diferite institutii ale Statului privind angajatii dvs.

Si atentie! Actele din acest dosar va sunt utile nu numai in cazul unui control ITM, ci si in situatii de zi cu zi, legate de activitatea dvs. de manager HR. Practic, in orice problema ce priveste un anumit salariat, dosarul personal poate oferi solutia sau macar un ajutor consistent. Trebuie doar sa-l rasfoiti.

Ca sa dam doar doua exemple:

1) copia dupa cartea de identitate certifica adresa de domiciliu a angajatului, aspect foarte important atunci cand trebuie sa i se transmita acestuia, in scris, instiintari/decizii referitoare la activitatea sa in firma – cum este cazul deciziei de sanctionare disciplinara (conform art. 252 alin. (4) din Codul muncii).

2) certificatul de casatorie este documentul care atesta ca este vorba despre una si aceeasi persoana in cazul in care a aparut o modificare a starii civile a angajatului, iar diplomele/certificatele de calificare profesionala au fost obtinute de angajat sub un alt nume.

Dar poate cel mai important aspect legat de dosarul de personal e urmatorul: inspectorii ITM urmaresc toate documentele din acest dosar deoarece ele certifica legalitatea si corectitudinea completarilor si mentiunilor pe care le faceti in Registrul general de evidenta a salariatilor (conform art. 7 alin. (2) din HG nr. 905/2017). In acest sens, este foarte important ca modificarile si actualizarile din dosarul personal sa se reflecte si in Registru (REVISAL).

Sursa foto: www.pexels.com