Managementul proiectelor in afaceri: o metoda moderna de reducere a costurilor

Managementul proiectelor in afaceri: o metoda moderna de reducere a costurilor managementafacerimanagerfirme

                             Managementul proiectelor in afaceri:
                          o metoda moderna de reducere a costurilor

   Daca aveti sentimentul ca lucrurile va scapa de sub control, daca aveti impresia ca angajatii dvs. lucreaza haotic si nu reusesc sa duca la bun sfarsit lucrurile pe care v-ati propus sa le faceti atunci cu siguranta lipseste ceva.

Iar acest ceva se poate traduce printr-un management adecvat al proiectelor in afaceri. Practic, o organizare eficienta si bine planificata a activitatilor.

Analiza situatiei existente

„Proiectul“ este un termen uzual pentru orice manager - dar mai important chiar decat stabilirea a „ce“ trebuie facut este un bun management de proiect. Pentru activitatile de tip proiect exista tehnici manageriale specifice, care administreaza activitatile de la faza de aparitie a ideii de afaceri pana la punerea sa in practica si evaluarea rezultatelor.

Va suna cunoscut? Probabil ca da, pana la urma orice manager se loveste zi cu zi de o forma de management de proiect. Dar nu va hazardati – daca nu aveti cunostinte aprofundate sau experienta, este mai bine sa incredintati astfel de activitati specialistilor. Chiar daca vi se pare „floare la ureche“, managementul unor proiecte complexe nu este un lucru simplu.

Strategia de control a costurilor

Daca v-ati decis totusi sa administrati activitatea doar cu resurse interne, incercati sa tineti seama de cateva elemente care pot face diferenta intre un proiect reusit si un esec.

Ce este insa un proiect? Practic, orice activitate din firma dumneavoastra se poate transforma in proiect: constructia unei cladiri, promovarea pe piata a unui nou produs, implementarea unei solutii informatice, deschiderea unui nou punct de lucru, proiectarea sau lansarea unui nou produs. Atentie, asadar, la cateva elemente care va pot scuti de costuri inutile sau exagerate.

Managementul unui proiect in afaceri trebuie sa urmareasca atingerea a trei mari obiective, pentru a da rezultate:

1. incadrarea in costurile prestabilite;
2. incadrarea in limita de timp;
3. atingerea performantelor.

Urmariti permanent daca activitatile desfasurate in cadrul proiectului se conformeaza acestor cerinte. Daca nu, actionati imediat pentru a corecta erorile.

Cu ce incepeti? In primul rand,definiti proiectul respectiv: ce vreti sa obtineti, care este rezultatul la care doriti sa ajungeti, care este termenul de desfasurare, ce buget sunteti dispus (sau e necesar) sa alocati, cum se vor desfasura lucrurile, cine supravegheaza, cine este implicat. Nu omiteti sa stabiliti care sunt indicatorii
de performanta ce trebuie urmariti. Ei va dau, in fiecare etapa a proiectului, masura reusitei sau a greselilor.

Aduceti la cunostinta celor implicati in proiect toate aceste lucruri dar aveti grija sa nu supraincarcati oamenii cu informatii. Fiecare trebuie sa stie ce are de facut, cum trebuie sa o faca si in ce termen. Stiti acum ce vreti sa realizati, stiti si cine-ce are de facut.

Treceti la pasul urmator, realizarea planului de lucru, in care stabiliti caile pe care le aveti de urmat. Faceti acest lucru pentru fiecare subproiect si pentru fiecare persoana implicata in proiect.

Atentie la cativa factori care va pot da peste cap pana si cel mai bine planificat proiect in afaceri. Am ales sa structuram afacerile pe segmente, sa spun asa, fiecare fiind numit proiect sau project.

De exemplu, avem un project manager, care este complet raspunzator de desfasurarea activitatii pe domeniu de afaceri respectarea bugetului si indeplinirea obiectivelor. Acest model de lucru este avantajos si pentru ca personalul este angajat pe perioada determinata. Cat dureaza proiectul. In momentul in care proiectul e finalizat, putem opta de comun acord pentru prelungirea contractului sau nu. Directorul unei firme de productie.

Intern, cele mai frecvente erori tin de evaluarea eronata a bazei de resurse disponibile pentru derularea proiectului in afaceri:

- planificarea defectuoasa a activitatilor din cadrul proiectului;
- a activitatilor de finantare;
- problemele legate de aprovizionare;
- lipsa de resurse (fonduri sau personal calificat);
- ineficienta organizatorica.

Controlul costurilor trebuie avut permanent in vedere, astfel incat sa nu ajungeti sa platiti dublu sau triplu pentru proiectul pentru care a fost alocat un anumit buget.
Daca simtiti ca apar costuri suplimentare exagerate si permanente, aveti in vedere cateva metode de corectie:

- apelati la orele suplimentare de lucru (metoda aplicabila insa doar pe termene relativ scurte pentru ca nici un angajat nu va accepta o astfel de metoda la nesfarsit);

- aduceti in proiect oameni cu mai multa experienta in afaceri (crescand astfel calitatea rezultatului si eliminand intr-o masura mai mare erorile);

- extindeti (daca este mai acceptabil decat un cost suplimentar) durata alocata proiectului;

- eliminati activitatile nevitale;

- inlocuiti echipamentele foarte scumpe cu unele mai putin costisitoare (atata vreme cat rezultatul este cel putin similar);

- eliminati lucrarile neplanificate.

Solutiile integrate in afaceri

In era in care afacerile tuturor depind tot mai mult de calculator, producatorii de software au gasit solutii prin care sa va simplifice si mai mult felul in care conduceti afacerea: solutiile integrate. Indiferent daca angajatii dumneavoastra se afla la birou sau in centrul de productie, aceste solutii va ajuta sa controlati costurile si sa cresteti profitul.

Aplicatiile integrate va ajuta sa estimati cu precizie costurile si bugetul, sa gestionati eficient contracte si sa estimati corect rezultatele. Mai mult de-atat, aveti acces permanent si in timp real la orice tip de informatie de care aveti nevoie: situatia stocurilor, performantele de vanzare, punctele nevralgice, care indicatori sunt in grafic si care nu.

In plus, este bine ca de la bun inceput sa aveti in vedere posibilitatea ca, pe parcurs, sa apara costuri neplanificate: includeti, asadar, in bugetul initial si o mica rezerva. In genere, aceasta rezerva se planifica undeva la nivelul de 10% din bugetul proiectului.

Nu ignorati, de asemenea, o serie de factori externi – chiar daca nu aveti controlul asupra lor, incercati sa aveti mereu in vedere ca proiectele dumneavoastra interactioneaza cu un intreg mediu extern. Care, la fel ca si factorii din cadrul organizatiei, va pot distruge un plan oricat de bun.

Cateva exemple pe care trebuie sa le aveti in vedere tin de:
- modificarea nefavorabila a cursului de schimb a monedei utilizate in cadrul proiectului;
- reactia oamenilor afectati de proiect;
- nepotrivirea culturala dintre obiectivele si activitatile proiectului si mediul in care se desfasoara proiectul, care apare ca urmare a necunoasterii specificului local;
- astfel de neconcordante duc la respingerea proiectului de catre beneficiarii carora le este adresat proiectul.

Sistemele integrate ne ajuta, pe noi si clientii nostri, sa ne putem concentra asupra zilei de maine, avand permanent la indemana informatiile despre situatia vanzarilor din ziua de ieri. Nici unul din concurentii nostri in afaceri nu are in prezent un sistem la fel de performant, motiv pentru care ei se preocupa mai mult de rezultatele zilei de ieri, in timp ce noi ne putem gandi deja la ce sa facem maine. Directorul general al uneia dintre cele mai mari firme de distributie din tara.

Actionati ACUM!
Stabiliti persoana cea mai indicata pentru a administra, de la cap la coada, proiectul dvs. Atentie: nu este un lucru simplu, iar daca simtiti ca nimeni din compania dvs. nu poate conduce cum se cuvine un astfel de proiect, apelati la firmele de consultanta. Chiar daca adaugati in acest fel un cost, s-ar putea ca, per ansamblu, costul sa fie mai mic decat al unui esec.

Mai multe articole despre acest subiect gasiti in sectiunea: Cum sa pornesti afaceri