Cum stii ca esti gata pentru o afacere paperless

Cum stii ca esti gata pentru o afacere paperless semnatura electronicakit de semnatura electronicaarhiva

Semnaturile electronice schimba, intr-un ritm accelerat, modul in care companiile isi desfasoara activitatea si interactioneaza cu clientii, in special in domeniul financiar, al sanatatii, al asigurarilor si, din ce in ce mai des, in domeniul imobiliar.

S-a dovedit ca trecerea de la documente semnate manual la semnaturi electronice reduce costurile si creste eficienta prin simplificarea proceselor de lucru.

Cand e momentul sa treci la o afacere paperless? Iata cateva indicii care te pot ajuta. Daca identifici  cel putin 2 dintre cele de mai jos, e timpul sa treci la un mediu paperless.

Biroul tau este dependent de imprimanta

Desi initiativele de promovare a biroului paperless exista si se intensifica de ceva vreme, consumul de hartie la nivel global s-a dublat in ultimii 20 de ani (conform Paperless Project).

Kitul de semnatura electronica permite semnarea digitala a contractelor, a documentelor financiare sau a documentelor interne, reducand cantitatea de hartie utilizata in procesul de afaceri. Documentele ce necesita multiple semnaturi pot fi distribuite via email fara a fi nevoie sa atingi un copiator sau o imprimanta.

Activitatile operationale iti scapa de sub control

Micile deficiente din birou pot avea efecte nebanuite asupra proceselor de vanzari, asupra retentiei clientilor, facturarii si a altor operatiuni care pot genera costuri de pana la 30% din venitul anual al companiei. De aceea, este important sa identifici zonele care pot trece la procese paperless pentru a avea un impact cat mai mare.  Daca procesele conventionale, pe hartie, dureaza prea mult, sigur este timpul sa treci la procese paperless.

Daca petreci o buna parte din timp cautand contracte, oferte si alte documente de business este un alt semn ca e momentul sa optezi pentru un birou paperless. Lucrul cu hartie consuma extrem de mult timp si necesita eforturi de organizare si preluare a documentelor. Cand documentele sunt semnate si stocate digital, acestea pot fi accesate imediat fara a mai pierde timpul cautand in arhive supra aglomerate sau refacand un document care a fost pierdut.  

Astfel, semnatura electronica poate simplifica atat procesele interne, cat si pe cele externe, prin reducerea timpului de semnare, aprobare, procesare, transmitere si depozitare a documentelor.

Piata pe care activezi solicita confort

Inca un semn ca e timpul sa treci la procese electronice este ca ti se solicita de catre clienti un anumit grad de disponibilitate a serviciilor online sau pe dispozitive mobile. Clientii s-au saturat sa stea la cozi sau sa astepte pentru un produs, serviciu sau pentru suport. Gandeste-te numai la explozia pe care a avut-o internet banking-ul pe mobil sau la cifrele impresionante ale platilor efectuate in cadrul magazinelor online.

Clientii de astazi cauta companii in care sa aiba incredere si care ofera modalitati comode de interactiune, bazate pe noile tehnologii, iar trecerea la procese electronice te poate ajuta sa raspunzi mai bine acestor nevoi ale clientilor.