10 intrebari la care trebuie sa raspunzi inainte de a alege un spatiu de birouri

Avand in vedere ca latifundiarii prefera sa inchirieze spatii pe o perioada indelungata (3-5 ani), antreprenorii ar trebui sa se gandeasca bine, inainte sa investeasca sume considerabile si, de asemenea, sa isi raspunda la zece intrebari esentiale.

1. Compania mea va avea loc sa creasca? Orice companie trebuie sa se adreseze nevoilor sale imediate, dar si cresterii, atunci cand isi stabileste sediul. Daca nu iti permiti un spatiu generos, incearca sa negociezi o chirie pe un termen mai scurt, doar pentru a beneficia de un spatiu suplimentar, spune Julie Clark, broker imobiliar in cadrul Commercial Space Advisors din Seattle si fondatoarea site-ului SharedBusinessSpace.com.

2. Aceasta este locatia perfecta pentru angajatii mei de baza? Tine cont de naveta angajatilor de baza si asigura-te ca le oferi un spatiu de lucru adecvat. O naveta lunga, obositoare, ii va determina pe angajati sa isi caute un loc de munca mai apropiat de casa. “Cand doresti sa iti schimbi sediul si birourile, asigura-te ca nu risti sa iti perzi angajatii, din cauza distantei fata de domiciliul lor sau a altor impedimente”, spune Peter Riguardi, presedintele operatiunilor din New York ale companiei imobiliare Jones Lang LaSalle.

3. Aceasta este locatia perfecta pentru clienti? Biroul tau trebuie sa fie accesibil si clientilor, deoarece costurile de transport sunt deseori ridicate si oamenii nu vor fi dispusi sa calatoreasca mult, pentru a vedea in ce stadiu se afla proiectul desfasurat in colaborare cu tine. Daca parasesti o zona buna, “la vedere”, pentru un loc mai ieftin, in suburbii, gandeste-te ca reducerea costurilor are propriul cost: pierderea unora dintre clienti. Chiar si in era videoconferintelor si a Skype-ului, este important ca intalnirile de business sa se desfasoare intre patru ochi, spune Riguardi.

4. Biroul tau transmite mesajul corespunzator? Gandeste-te la semnalul pe care vrei sa il transmiti, atunci cand cineva intra in biroul tau. Spatiul de lucru va fi ceva mai mult decat o “ferma de cuburi”; acesta da indicatii despre cum sunt “facuti banii”. “Am vazut companii mandre de investitiile in sediile lor. Ei isi invita clientii la discutii si acestia din urma se intreaba daca nu cumva platesc prea mult pentru serviciile respective”, subliniaza expertul Riguardi. Pe de alta parte, daca nu investesti destul in imagine, oamenii isi vor pune intrebari cu privire la “sanatatea financiara” a companiei tale.

5. Exista costuri ascunse, la care nu m-am gandit? Calculeaza exact cat te va costa locul respectiv - chiria, utilitatile, costurile de instalare, costurile de mutare etc. Exista intotdeauna costuri ascunse, numai sa nu fie prea ridicate, avertizeaza Riguardi; acesta recomanda consultarea unui broker profesionist care sa te ajute in gasirea celui mai bun spatiu de inchiriat. “Trebuie sa analizezi costurile asociate mutarii sau chiar renovarii spatiului de birouri in care te instalezi”, spune Riguardi.

6. Cum se prezinta parcarea? Este important sa ai locuri de parcare, atat pentru angajati, cat si pentru clienti. Gasirea unui loc de parcare poate reprezenta o mare (foarte mare!) durere de cap. “Daca locurile de parcare sunt scumpe sau costisitoare, cum se vor descurca acestia?

7. Spatiul de birouri trebuie sa aiba rampa pentru cei cu dizabilitati.

8. Imi doresc sau nu sa impart biroul cu alta companie? Inchirierea la comun a unui spatiu de birouri poate determina o economisire, dar care sunt consecintele? Daca tot esti vecin cu o companie, asigura-te ca e una respectabila. De asemenea, trebuie sa existe un acord intre chiriasi, asftel incat sa nu se inteleaga doar “verbal”.

9. Daca vand compania pe perioada chiriei? Ai grija cand vinzi compania. “Nu este nimic mai neplacut decat sa iti vinzi compania si apoi sa afli, peste doi ani, ca respectivul cumparator nu si-a platit chiria si acum proprietarul apeleaza la tine”, spune un alt specialist.

10. Cat de serios este proprietarul cladirii respective? Ultimul lucru de care ai nevoie este sa afli ca proprietarul doreste sa inchirieze spatiul altcuiva, la expirarea contractului sau ca vrea sa majoreze tariful lunar. “Chiriile tind sa creasca”, spune Clark. “Daca poti controla cumva nivelul chiriei, poti considera acest privilegiu un beneficiu”.