Spatiu, timp si eficienta: ce trebuie sa stii despre retro-digitizare si arhivarea electronica?

Spatiu, timp si eficienta: ce trebuie sa stii despre retro-digitizare si arhivarea electronica? arhivare documentearhivare electronica

Pentru succesul unei afaceri este extrem de importanta gestionarea eficienta a documentelor acesteia. Una dintre solutiile care ar putea redefini modul in care o companie abordeaza acest aspect este arhivarea electronica, iar in randurile care urmeaza, descopera care sunt beneficiile semnificative pe care acest serviciu il aduce prin prisma economiilor de spatiu, optimizarii de timp sau cresterii eficientei in procesele organizationale.

De la sertare la software personalizat: economii considerabile de spatiu

Specialistii in arhivare documente aduc cu sine unul dintre cele mai mari avantaje: acela de a oferi servicii specializate de arhivare si depozitare arhiva, in conformitate cu legile in vigoare enuntate in Legea Arhivelor Nationale nr. nr.16/1996. 
Prin transferul documentelor in medii digitale, cu ajutorul serviciilor de retro-digitizare si prin depozitarea acestora in maxima siguranta, companiile pot economisi spatiu, dar si timp valoros si pot reduce cu succes cheltuielile asociate cu gestionarea arhivelor fizice.

Economii de timp: acces rapid, cautare eficienta

Cand vine vorba de economiile de timp care pot fi facute cu ajutorul serviciilor digitale de arhivare documente, fie ca vorbim de serviciile de retro-digitizare sau de arhivarea electronica, ne referim nu numai de accesul rapid la informatiile dorite, ci si de cautarea eficienta a acestora. 
Arhivele digitale ofera acces instant la documente si faciliteaza cautarea rapida, eliminand astfel timpul pierdut in procesele de cautare. Angajatii pot gasi si accesa informatii cruciale cu celeritate, accelerand fluxul de lucru si imbunatatind in acest fel productivitatea.

Diferenta dintre serviciile de arhivare electronica si cele de retro-digitizare

Atat serviciile de retro-digitizare, cat si cele de arhivare electronica reprezinta modalitati prin care arhiva unei entitati poate fi digitalizata. Cu toate acestea, cele 2 tipuri de servicii prezinta o serie de diferente ce merita mentionate. 

Retro-digitizarea are ca si focus documentele deja emise in format digital si implica scanarea acestora si urcarea lor intr-un software personalizat. Scopul acestui tip de serviciu este sa faciliteze accesul la informatii, in timp ce se reduce riscul de deteriorare a documentelor originale din cauza consultarii repetate. Pe de alta parte, arhiva electronica contine exclusiv documente emise si semnate in format digital, fiind o modalitate de a scapa de nevoia de hartie. 

Protejeaza datele sensibile ale afacerii tale!

Securitatea datelor este o prioritate, iar acest lucru nu mai este deloc un secret. Serviciile de arhivare profesionale salveaza orice firma in acest sens, pentru ca acestea pun accent pe protejarea informatiilor sensibile. Prin utilizarea tehnologiilor avansate de criptare si controlul riguros al accesului, companiile pot mentine confidentialitatea datelor si pot respecta normele stricte privind protectia informatiilor.

Adaptare la schimbare si eficienta pe termen lung

Nu este vorba despre o solutie de moment, ci despre pregatirea companiilor pentru viitor, pentru ca aceste servicii reduc consumul de hartie, contribuind astfel la sustenabilitate. Accesul la documente de oriunde este, de asemenea, una dintre cele mai eficiente solutii, pentru ca sprijina mobilitatea si flexibilitatea organizationala.
Despre aceste servicii se poate spune, asadar, ca reprezinta instrumente indispensabile in transformarea modului in care afacerile gestioneaza informatiile. Acestea au impact asupra spatiului, asupra timpului, asupra eficientei, deschizand noi orizonturi pentru o evolutie continua a mediului de afaceri.