Economisiti timp la discutiile in echipa

Economisiti timp la discutiile in echipa sfaturiliderdocumenteplanificariobiectiv

                              Economisiti timp la discutiile in echipa

Sindromul "Triunghiul Bermudelor":
"As vrea sa mai pun in discutie inca doua probleme, dar ma tem ca nu prea mai avem timp…" – se poate auzi adeseori la sedintele care se prelungesc nemasurat, fara a-si atinge toate scopurile.

Va este cunoscut acest lucru?
Discutati, discutati si programati intalnire dupa intalnire pentru a epuiza subiectele, dar deciziile intarzie sa apara.

Cum sa-l evitati:
Interveniti pentru a aplica metoda corecta. Dezvoltati un plan de masuri pe care sa il discutati la urmatoarea intalnire. In fond, si timpul dvs. se iroseste in astfel de discutii interminabile.

Masura 1: Reduceti discutiile la strictul necesar.
Nu intotdeauna sunt necesare sedinte ale echipei. In unele cazuri, este suficienta o informare sau o discutie individuala.
 
Masura 2: Fixati limitele discutiei.
Scopul si durata unei discutii trebuie clar stabilite. Un ceas de masa va ajuta sa respectati bugetul de timp asupra caruia ati cazut de acord.
 
Masura 3: Clarificati impartirea rolurilor.
Numiti un moderator si/sau un controlor al timpului; vizualizati problemele in discutie pe "flipchart" sau pe tabla.

Masura 4: Separati planurile profesional si relational.
Moderatorul stabileste reguli pentru delimitarea planului profesional de cel relational. Cele mai multe discutii dureaza mai mult decat ar fi necesar deoarece, "printre randuri", sunt vizate relatiile si disputele personale.

Acest lucru nu duce insa la nici un rezultat. Reveniti la tema propriu-zisa si, eventual, faceti din conflictele ce apar in echipa obiectul distinct al unei discutii ulterioare.
 
Masura 5: Asigurati-va ca sunt pregatite documentatia si materialele necesare. Solicitati ca toti participantii sa aiba pregatita documentatia pe temele care vor fi abordate. Daca telefonul deranjeaza, daca lipsesc materiale de prezentare, scaune sau alte obiecte necesare bunei desfasurari a sedintei, veti pierde un sfert de ora sau chiar mai mult ca sa puneti lucrurile la punct.
 
Masura 6: Acordati atentie fazelor discutiei. Respectati aceasta ordine a sedintei:

- Pentru inceput: formularea problemelor cu scurte prezentari privind stadiul fiecarui camp de lucru in parte;

- In continuare: strangerea de propuneri pentru solutii sau sintetizarea paletei de opinii;

- Rezultat: adoptarea unei decizii;

- In final: planificarea; impartirea responsabilitatilor; stabilirea termenelor si a modalitatilor de control al rezultatelor.
 
Masura 7: Luati decizii.
Multe discutii esueaza din cauza faptului ca liderii echipei nu sunt in stare sa adopte rapid decizii.

Daca este si cazul echipei dvs., ar trebui sa insistati asupra acestui aspect-cheie. Problemele nu se simplifica si nu se rezolva daca vor fi dublu sau triplu dezbatute, fara concluzii practice.

Daca intr-o discutie de rutina sunt puse intrebari deosebit de importante, este mai util ca pentru clarificarea lor sa fie stabilita o noua discutie, astfel incat fiecare membru al echipei sa se poata pregati corespunzator.

Lista de control:

* Determinati gradul de maturitate al echipei dvs..
Stabiliti anume care aspect din munca acesteia doriti sa optimizati:
- sarcini clare;
- obiective clare;
- relatii corecte;
- impartirea adecvata a rolurilor;
- procedee de lucru stabilite unitar;
- folosirea cunostintelor tuturor colaboratorilor;
- organizare adaptata locului de munca.
 
* Stabiliti in care dintre cele patru faze se gaseste echipa dvs. si actionati potrivit stadiului respectiv:
- Statica – acordarea de ajutor amanuntit;
- Demarare – planificarea de sedinte frecvente;
- Ordine – impartirea judicioasa a rolurilor;
- Accent pe responsabilitatea fiecarui membru – controlul rezultatelor, asigurarea feedback-ului.
 
* Clarificati intotdeauna daca o sedinta este neaparat necesara. Daca da, atunci:
- definiti clar scopul si durata ei;
- stabiliti moderatorul si mijloacele de vizualizare a problemelor discutate;
- delimitati planul profesional de cel relational;
- respectati fazele sedintei;
- solicitati si adoptati decizii rapide.