Sedintele si stenogramele de sedinte

de JOANNA GUTMANN  

Teoretic, organizarea unei sedinte n-ar trebui sa prezinte nici o  problema: cateva apeluri telefonice, o notificare sau un e-mail de confirmare si cam atat. Oricine a incercat sa realizeze practic asta cunoaste realitatea: apeluri telefonice nesfarsite prin care se incearca obtinerea de comun acord a unor date de intalnire convenabile, probleme cu rezervarea salii si economii, ceea ce inseamna taierea sandvisurilor si bombanitul participantilor.

Puneti-va la punct o baza de date precisa si bine organizata continand datele celor ce participa la sedintele de care va ocupati personal.

Daca sunt numerosi cei care iau parte la mai multe sedinte, in general este preferabila tinerea unei baze de date globale – si nu cate una pentru fiecare sedinta. Obisnuit, asta se poate face cu ajutorul programelor Access sau Excel din Microsoft Office.

Utilizati campuri separate pentru nume si prenume (pentru usurinta inserarii salutului), toate datele de contact necesare, precum si campuri pentru titulatura postului si departament (pentru transferarea, in stenograme, la rubrica „Prezent“ etc.). Rezervati o rubrica unui cod de identificare a sedintei la care este prezenta respectiva persoana; de exemplu, SS pentru Sanatate si Siguranta, PA pentru Proiectarea Afacerii. In cazul participantilor la mai multe sedinte, se pot introduce mai multe coduri.

Este de folos sa existe si o rubrica numita ceva de genul „nota“. Aceasta poate fi utilizata pentru urmatoarele sedinte; e suficient sa inserati un simbol familiar, in respectivul camp, la fiecare persoana ce urmeaza sa participe si, ulterior, o puteti valorifica la transferarea datelor marcate.

Conexati la aceasta baza de date etichetele de adrese, listele cu deplasarile, cele de prezenta la sedinte si orice alte documente. In sistemul e-mail, construiti-va directoarele in asa fel incat sa puteti trimite cu usurinta e-mailuri tuturor participantilor la sedinta, fara a mai fi nevoie sa introduceti, de fiecare data, adresa fiecaruia.

Inainte de a incepe, asigurati-va ca ii stiti pe cei care trebuie neaparat sa ia parte, care vor participa si de ce anume este nevoie la sedinta.

Stenogramele sunt esentiale pentru succesul sedintei. Participantii se bazeaza pe ele pentru informatii privind subiectele pe care nu le-au inteles sau pentru a-si completa lacunele cand nu au fost atenti.

Stenografierea puncteaza actiunea pentru a nu fi uitata de cei care au fost de acord cu ea, in infierbantarea momentului, dar, de atunci, au fost coplesiti de alte prioritati si – in lipsa acesteia – ar uita ce au de facut. Cei care nu au putut participa au nevoie sa-si faca o imagine asupra a ce s-a hotarat in absenta lor. Stenogramele reprezinta documentul istoric al sedintei si „dovada“ actiunilor/rezultatelor. 

Daca vreti sa aflati mai multe despre cum modalitatea de realizare a sedintelor si de realiare a stenogramelor  cititi aici in continuare!