Out Of Office. Cum sa scrii un mesaj corect pentru perioada in care lipsesti de la birou
out of officebusinessleadership
In perioada concediilor, sau atunci cand nu te afli la birou, din orice alt motiv, trebuie sa iti pregatesti un mesaj care sa se genereze automat catre persoanele care iti trimit un e-mail. Cum faci acest lucru? Iata cateva sugestii care iti pot fi de folos.
Raspunsurile prin e-mail autoresponder sau e-mailurile automate sunt o notificare pe care o primesti atunci cand te adresezi unei persoane care nu este disponibila in prezent. Aceste tipuri de mesaje iti ofera de obicei informatii precum:
-
Cat timp persoana nu va fi disponibila;
-
Informatii de contact despre persoana delegata sa fie contactata in absenta sa;
-
Data in care va reveni la birou.
Totusi, in acest sens nu exista o regula clar stabilita. Poti oferi si informatii suplimentare in e-mailul tau. Te poti referi, practic, la orice aspect relevant pentru persoanele care te contacteaza. De exemplu, poti adauga o informatie cu privire la o persoana din cadrul companiei care ti-a preluat anumite atributii.
Inainte de a vedea cateva idei de mesaje de tipul "Out Of Office", ar trebui sa stii ca profesionistii care tin legatura prin e-mail cu partenerii de afaceri, colaboratorii, sefii sau alti colegi, au intotdeauna pregatit un mesaj "automat" pentru perioadele in care nu pot raspunde in timp util la mesajele primite.
Construirea unui astfel de mesaj nu denota doar profesionalism, implicare si seriozitate, ci te ajuta sa mentii relatii de parteneriat solide si bazate pe respect cu toti contactii tai.
Prin urmare, de fiecare data cand nu iti poti accesa e-mailul, ai grija sa generezi un mesaj automat, pentru ca persoanele care te cauta sa nu astepte un raspuns rapid de la tine, iar in cazul in care au nevoie urgenta de tine, sa stie ca te pot contacta prin alte mijloace, acolo unde tu vei putea raspunde prompt.
Din fericire, Majoritatea programelor profesionale de e-mail permit setarea a doua mesaje Out of office simultan - unul pentru colegii interni si unul pentru contacte de afaceri externe.
Prin urmare, iata 6 idei de mesaje Out Of Office, pentru zilele in care e-mail-ul nu iti e tocmai la indemana:
Mesajul Out Of Office universal valabil
"Buna ziua,
Multumesc ca mi-ai trimis un e-mail. Voi fi in afara biroului de la [data] la [data], iar in acest timp, va avea acces limitat la e-mail. Daca mesajul dumneavoastra este urgent, va rog sa ma contactati [informatii alternative de contact]. In caz contrar, voi raspunde la e-mail cat de repede pot, cand ma intorc.
Multumesc!"
Mesajul Out Of Office friendly
"Buna tuturor!
Va multumesc pentru e-mail! Sunt in prezent in ... sarbatorind nunta surorii mele si voi lua o pauza de la a-mi verifica e-mailul, fiind alaturi de ea in ziua cea mare. Voi raspunde la toate mesajele de indata ce ma intorc la birou, in data de ... Daca aveti nevoie de ajutor intre timp, va rugam sa il contactati pe asistentul meu ... la e-mail ...
Sa ai o zi buna!"
Acest mesaj este ideal pentru a-l trimite colegilor sau persoanelor fata de care nu trebuie sa abordezi un ton foarte protocolar. Desigur, el trebuie sa se adapteze culturii organizationale a companiei in care lucrezi. Daca este in regula, noteaza-l.
Mesajul Out Of Office Business
"Buna ziua
Multumesc pentru mesaj. Am parasit biroul pentru o scurta perioada de timp, cu scopul de a participa la Asociatiei Profesionistilor in Inginerie din Bucuresti. Voi verifica e-mail-ul periodic, dar daca aveti nevoie de asistenta imediata, va rugam sa il contactati pe asistentul meu ... la e- mail ...
Daca sunteti in Bucuresti in aceasta saptamana, de asemenea, mi-ar placea sa ma contactati! Sunt disponibil pe mobil, la numarul ...
Multumesc!"
Acest mesaj este ideal, in cazul in care participi la conferinte sau workshop-uri.
El poate fi trimis partenerilor de afaceri, colaboratorilor externi ai companiei sau oricarei alte persoane care te contacteaza si care vrei sa stie despre tine ca esti preocupat de sarcinile de serviciu si de perfectionarea profesionala.
Mesajul Out Of Office pentru persoanele care sunt frecvent indisponibile
Sunt profesii sau situatii in care esti nevoit sa pleci periodic de langa casuta de e-mail, motiv pentru care, de ficare data, trebuie sa alcatuiesti un mesaj care sa se genereze automat.
Pentru astfel de situatii, e indicat sa fii scurt si cuprinzator in exprimare. Un exemplu de mesaj pentru o astfel de situatie poate fi:
"Salut
Multumesc pentru mesaj. Nu voi fi la birou joi, 15 iunie, intre orele 14:00 -17:00. Voi avea acces limitat la e-mail, asa ca, daca aveti nevoie de ceva urgent, va rog sa luati legatura cu ... Daca e-mailul tau poate astepta, voi raspunde imediat ce ma intorc la birou.
Multumesc!"
Out of Office - mesaj pentru situatiile in care intampini defectiuni tehnice
Nu doar atunci cand esti plecat de la birou, sau te afli in vacanta sau la conferinte poti sa nu ai acces la e-mail. Se poate intampla ca, din cauza unor defectiuni tehnice, sa nu iti poti verifica e-mailul. Prin urmare, ai grija sa anunti persoanele care te contacteaza si sa le sugerezi alte modalitati prin care pot lua legatura cu tine, sau sa le indici o alta persoana de contact.
"Buna ziua
Ma aflu la birou, insa nu am acces la e-mail. Prin urmare, in acest moment nu pot raspunde la mesajul dumneavoastra. Va rog sa ma contactati la ... / Va rog sa luati legatura cu ...
Cu stima, ..."
Out of Office - mesajul care aduce clienti
Chiar daca iti anunti colaboratorii ca nu esti disponibil o vreme pe e-mail, asta nu inseamna ca trebuie sa renunti la potentiale noi colaborari. Iata o idee de mesaj Out Of Office care va atrage dupa sine clienti noi:
Buna ziua!
Va multumesc pentru e-mail. Am acces limitat la e-mail pana in data de 2 august. Daca aveti nevoie de asistenta inainte de a ma intoarce, va rugam sa luati legatura cu ... / Va rog sa ma contactati la numarul de telefon ...
Ati aflat ca gazduim webinar lunar pe teme de contabilitate? In fiecare zi de marti, stimatii nostri experti raspund la intrebari din partea unei audiente online live. Pentru a trimite intrebarea dumneavoastra, inscrieti-va la webinarul nostru, facand click aici ...
Cu stima, ..."
Un produs media marca Rentrop&Straton 
