Raportarea financiara in format electronic unic european: ce trebuie sa stie firmele
deloitte romaniaraportarea financiara in format electronic
Societatile care au valori mobiliare tranzactionate pe o piata reglementata intocmesc situatii financiare in conformitate cu Standardele Internationale de Raportare Financiara (IFRS) si trebuie sa aiba in vedere cerinta de raportare in format electronic unic european (European Single Electronic Format – ESEF) a carei implementare a fost amanata cu un an in 2021, intrand in vigoare pentru raportarea exercitiului financiar inceput pe 1 ianuarie 2021 sau dupa aceasta data. Astfel, conform cadrului normativ european, societatile individuale care au valori mobiliare tranzactionate pe o piata reglementata trebuie sa pregateasca in totalitate rapoartele financiare anuale in formatul Extensible Hypertext Markup Language (xHTML).
In plus, societatile listate care pregatesc situatii financiare consolidate trebuie sa tina cont de faptul ca acestea trebuie sa fie marcate utilizand limbajul eXtensible Business Reporting Language (XBRL), conform taxonomiei IFRS – ESEF.
In momentul de fata, companiile sunt obligate sa eticheteze doar situatiile financiare primare, urmand ca dupa 1 ianuarie 2022 sa devina obligatorie si etichetarea notelor. De asemenea, societatilor listate care pregatesc situatii financiare individuale anuale trebuie sa intocmeasca aceste rapoarte in format xHTML, insa fara etichetarea folosind limbajul XBRL in conformitate cu taxonomia IFRS - ESEF.
Unele societati au decis sa raporteze situatiile financiare folosind noul format inca din anul anterior (2020), lucru care le-a oferit o mai buna vizibilitatea asupra modului de etichetare XBRL. In prezent, companiile care se pregatesc de intocmirea acestor rapoarte ar trebui sa aiba in vedere o serie de erori cu privire la aspectele tehnice sau selectarea etichetelor si utilizarea acestora, aparute pe parcursul utilizarii limbajului si depistate pana in prezent.
Erori tehnice care vizeaza fisierul de raportare si distributia in interiorul fisierului de raportare
Raportarea in format XBRL presupune generarea a trei fisiere. Acestea se regasesc in fisierul de raportare comprimat (format tip zip) care ar trebui sa aiba o structura standard, permitand auditorului si autoritatilor de reglementare sa importe fisierul in software-ul folosit pentru analiza ulterioara. Erorile la importarea fisierului pot aparea atunci cand anumite dosare din fisierele de raportare lipsesc sau extensiile utilizate sunt incorecte. Acest lucru duce la incapacitatea de a importa fisierul si la imposibilitatea efectuarii verificarilor si analizarii sale ulterioare.
Printre tipurile de erori tehnice intalnite frecvent se numara si calculele inconsistente in interiorul fisierului, relatiile de subordonare intre etichete (parent-child relationship) incorect atribuite, utilizarea inconsecventa a etichetelor personalizate (etichete de extensie) sau a celor standard, erori in atribuirea zecimalelor, precum si folosirea incorecta a semnelor plus/minus atribuite situatiilor financiare.
Erori care apar in momentul selectarii etichetelor si utilizarii acestora
Companiile trebuie sa ia in considerare si potentialele erori care pot aparea in momentul selectarii etichetelor si utilizarii acestora. Una dintre cele mai frecvent intalnite probleme se refera la alegerea etichetelor care urmeaza a fi utilizate de companie.
Astfel, etichetele selectate pot fi prea generale, fara a reflecta in mod adecvat natura contabila aferenta liniei situatiei financiare, sau prea specifice, fara a reflecta in intregime natura elementului financiar. Unele companii aleg sa creeze etichete personalizate (etichete de extensie) in loc sa utilizeze etichete din taxonomia ESEF standard.
Acest lucru poate fi adecvat in anumite circumstante, atunci cand vine vorba despre aspecte specifice ale unei industrii, insa in majoritatea cazurilor, taxonomia ESEF contine deja etichete care sunt potrivite nevoilor companiei. Din experienta, un raport echilibrat intre etichetele standard si etichetele de extensie ar fi de aproximativ 85-15.
Daca sunt utilizate etichetele de extensie, este foarte important sa existe o ancora adecvata pentru fiecare dintre etichete, fie una avand o arie de acoperire mai redusa, fie una mai generala. In aceasta situatie, problema cea mai frecventa este atribuirea unei ancore prea generale care nu reflecta in mod corespunzator natura contabila a elementului caruia ii este atasata.
De asemenea, o atentie sporita trebuie acordata si semnelor plus/minus atribuite elementelor din situatiile financiare, deoarece aceasta eroare, cel mai probabil, va conduce la denaturari semnificative. Un aspect important de mentionat este faptul ca unele etichete pot avea semne diferite in functie de specificul liniei din situatiile financiare ale companiei, cum ar fi „ProfitLossFromOperatingActivities” sau „OtherGainsLosses”.
Pentru a minimiza sansele de aparitie a acestor erori, fie ca sunt tehnice, fie ca apar in momentul selectarii etichetelor si utilizarii acestora, companiile sunt incurajate sa inceapa pregatirea procesului de raportare ESEF din timp. Societatea are posibilitatea sa achizitioneze o solutie software si sa realizeze etichetarea intern sau poate apela la externalizarea acestui proces. Oricare ar fi decizia in aceasta privinta, societatea trebuie sa ia in calcul realizarea unui pas premergator raportarii aferente perioadei curente, si anume etichetarea situatiilor financiare aferente anului financiar anterior (2020). Astfel, compania are timp suficient pentru a rezolva orice erori tehnice sau de etichetare care pot aparea. Ulterior, etichetarea situatiilor financiare pentru perioada curenta (pentru anul financiar inceput la 1 ianuarie 2021 sau dupa aceasta data) va fi efectuata mult mai rapid.
Amanarea sau nerealizarea etichetarii din timp pe baza situatiilor financiare din anul precedent poate duce la o intarziere considerabila a raportarii financiare anuale. Pentru a evita aparitia intarzierilor in ultimul moment, o buna practica este, pe langa etichetarea din timp a situatiilor financiare aferente anului precedent, stabilirea unei comunicari adecvate intre toti participantii la acest proces, respectiv societatea, furnizorul de software, consultantul extern si auditorul companiei.
Autori: Corin Dimitriu, Partener Audit, si Ana Gagauz, Senior Consultant Audit, Deloitte Romania
Un produs media marca Rentrop&Straton 
